¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de revisión en garantía?
Las solicitudes de revisión suelen llegar en forma de mensaje con una foto borrosa, un mensaje de voz o un aviso enviado a quien da la casualidad de que tiene el número del cliente. Para cuando alguien averigua de qué trabajo se trata y cuándo puede ir, el cliente ya lleva días esperando. Este formulario de solicitud de revisión recopila de una vez todo lo necesario para planificar la visita.
Los clientes identifican el trabajo con la dirección, el número de factura y la fecha de finalización, describen qué ocurre y dónde, y suben fotos. Una pregunta de seguridad señala cualquier situación urgente, como agua atravesando un techo, y otra pregunta sobre si alguien más ha trabajado en ello desde entonces te ayuda a valorar si se trata de un asunto cubierto por la garantía antes de desplazarte.
Cada solicitud se convierte en un PDF con las fotos incluidas, se archiva en la carpeta de la bóveda que elijas y recibes un correo electrónico en cuanto llega. La tabla de respuestas te ofrece una lista actualizada de las revisiones pendientes, que puedes filtrar o exportar.
- Ideal para
- Constructores, instaladores y profesionales que ofrecen una garantía por sus trabajos
- Lo rellenan
- Clientes anteriores que informan de un problema con un trabajo terminado
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 4–6 minutos, más el tiempo para hacer las fotos
- Incluye
- Carga de fotos, seguimiento de seguridad, indicaciones de acceso, disponibilidad para la visita y confirmación de las condiciones de cobertura
¿Quién usa un formulario de solicitud de revisión en garantía?
- Un instalador de baños recibe información sobre una bandeja de ducha con fugas tres meses después de la entrega
- Un techador recibe un aviso sobre una teja desplazada tras una tormenta y necesita fotos antes de subir al tejado
- Una empresa de cocinas gestiona una puerta que se ha descolgado y ya no cierra al ras
- Un pintor recibe un informe de grietas a lo largo de una línea del techo recién enlucido
- Un electricista recibe un informe sobre un circuito que salta en un trabajo que certificó
- Una empresa de construcción recopila en un mismo formato las solicitudes de revisión de compradores de viviendas de nueva construcción
Preguntas de este formulario de solicitud de revisión en garantía
24 preguntas en 3 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 El trabajo
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Teléfono*
- Dirección donde se realizó el trabajo*
- Número de trabajo, presupuesto o factura
- ¿Cuándo se terminó el trabajo?*
- ¿Qué tipo de trabajo era?* Tejado o canalones · Fontanería · Electricidad · Calefacción, refrigeración o ventilación · Carpintería · Enlucido o decoración · Suelos o azulejos · Instalación de cocina o baño · Ventanas o puertas · Obra o ampliación · Paisajismo o pavimentación · Otro
2 El problema
- ¿Dónde está exactamente el problema?*
- ¿Qué opción lo describe mejor?* Fuga o humedad · Grieta, separación o movimiento · Algo ha dejado de funcionar · Flojo, atascado o desalineado · Defecto de acabado o estético · Ruido, traqueteo o vibración · Otro
- Describe el problema*
- ¿Cuándo lo notaste por primera vez?*
- ¿Está empeorando?* Sí, está empeorando · No, está más o menos igual · No estoy seguro
- ¿Está causando un riesgo para la seguridad o daños continuos?*
- ¿Cuál es el riesgo o daño?* solo se pregunta cuando corresponde
- Fotos del problema*
- ¿Ha trabajado alguien más en ello o lo ha modificado desde que terminamos?*
- ¿Qué se hizo y quién lo hizo?* solo se pregunta cuando corresponde
3 Acceso y disponibilidad
- ¿Cómo podemos acceder?* Habrá alguien en casa · Caja de seguridad para llaves o caja de llaves (te pediremos el código) · Un vecino o amigo tiene una llave · A través de una agencia inmobiliaria o de gestión
- ¿Hay algo que debamos saber sobre el acceso?
- ¿Qué días te vienen bien?* Lunes · Martes · Miércoles · Jueves · Viernes · Sábado
- ¿Qué horarios te vienen bien?* Mañana (8am–12pm) · Tarde (12pm–5pm)
- Fecha más temprana en que podemos visitar
- Mejor forma de organizar la visita* Llamada telefónica · Mensaje de texto · Correo electrónico
- Cobertura de la garantía*
El formulario solicitud de revisión en garantía, página por página
1 El trabajo
El cliente indica su nombre, correo electrónico y teléfono, la dirección donde se realizó el trabajo y, si lo tiene, el número del trabajo, presupuesto o factura. Añade cuándo terminó el trabajo y elige el tipo de trabajo de una lista —tejados, fontanería, electricidad, calefacción, carpintería, cocinas y baños, entre otros— para que puedas ver enseguida a qué equipo o subcontratista corresponde.
2 El problema
Indica exactamente dónde está el problema, elige la opción que mejor lo describe (una fuga, una grieta, algo que no funciona, un defecto de acabado o un ruido) y lo describe con sus propias palabras, junto con cuándo lo detectó por primera vez y si está empeorando.
Una pregunta de seguridad de sí/no muestra una nota sobre emergencias y pregunta cuál es el riesgo o daño. Se requiere al menos una foto y se pueden añadir hasta seis. Una última pregunta pide indicar si alguien más ha trabajado en ello o lo ha modificado desde que terminaste el trabajo y, en ese caso, qué se hizo.
3 Acceso y disponibilidad
La última página cubre cómo entrar (si habrá alguien en casa, una caja de seguridad para llaves, un vecino, un agente u otra opción), las indicaciones de acceso, como mascotas o aparcamiento, los días y horarios que más convienen, la fecha más temprana para la visita y la mejor forma de organizarla. El cliente confirma que, si finalmente el problema no está cubierto, acordarás con él cualquier coste antes de realizar trabajos facturables.
Personaliza la plantilla
- Sustituye la lista de tipos de trabajo por los servicios que realmente ofreces
- Edita la confirmación de las condiciones de cobertura para adaptarla al texto y la extensión de tu propia garantía
- Elimina el sábado o añade una franja nocturna para que las preguntas sobre disponibilidad coincidan con las visitas que realmente ofreces
- Añade tu número de emergencias fuera del horario habitual a la nota de seguridad
- Configura los correos de notificación para que lleguen a quien organiza las visitas, no solo al propietario
- Archiva las solicitudes de revisión en una carpeta específica de Garantías para mantenerlas separadas de las nuevas consultas
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de revisión en garantía
- Incluye un enlace al formulario en la documentación de finalización y en las facturas para que los clientes sepan dónde informar de los problemas
- Pide una foto general que muestre dónde está el problema antes de las fotos de detalle; te ahorrará muchas suposiciones
- Responde rápidamente a cada solicitud de revisión, aunque solo sea para confirmar que la has recibido; una respuesta rápida evita que un pequeño problema se convierta en una reclamación
- Conserva los PDF: un patrón de solicitudes de revisión en el mismo tipo de trabajo muestra dónde es necesario cambiar un proceso o producto
- Si otra persona modificó el trabajo, compruébalo antes de dar por hecho que no está cubierto; los detalles importan
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando un cliente envía una solicitud de revisión, FileIt crea un PDF de toda la solicitud, con las fotos incluidas, y lo guarda en la carpeta de la bóveda que hayas elegido. Recibes un correo electrónico de inmediato y puedes añadir otras direcciones, como las de la persona que organiza las visitas o del responsable de obra, para que lo vean sin necesidad de tener una cuenta de FileIt. El cliente también recibe su propia copia.
A partir de ahí, contactas con el cliente por el método que prefiera para reservar la visita. La tabla de respuestas muestra cada solicitud de revisión con su tipo de trabajo, problema y fechas, y una exportación CSV resulta útil para revisar los trabajos en garantía a lo largo del año.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de revisión en garantía: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de solicitud de revisión en garantía?
Sí. Es una de las plantillas listas para usar de la aplicación Forms, incluida en todas las cuentas de FileIt, también en el plan gratuito. Úsala tal cual o cambia cualquier pregunta en el diseñador.
¿Necesitan los clientes una cuenta de FileIt para informar de un problema?
No. Comparte el formulario mediante un enlace público o envía invitaciones personales por correo electrónico: cualquiera puede rellenarlo y enviarlo sin crear una cuenta.
¿Pueden los clientes subir un vídeo del problema?
La carga admite fotos y PDF, hasta seis archivos. Forms no admite formatos de vídeo en las cargas, así que pide a los clientes que envíen imágenes fijas u organiza una videollamada si necesitas verlo en movimiento.
¿Qué ocurre cuando un cliente indica que existe un riesgo para la seguridad?
Aparece una nota que le indica que haga segura la zona y que llame primero a los servicios de emergencia o a su compañía de suministros si existe un peligro inmediato, y se le pide que describa el riesgo. El formulario no te avisa más rápido que una entrega normal, así que revisa pronto las nuevas solicitudes.
¿Decide el formulario si un problema está cubierto por nuestra garantía?
No. Recopila los datos —cuándo se hizo el trabajo, qué ocurre y si alguien más lo ha modificado— para que tú puedas decidir. El cliente confirma que acordarás los costes con él previamente si el problema no está cubierto.
¿Podemos usarlo también para listas de repasos en la entrega?
Sí, aunque para una entrega formal puede ser más adecuada la plantilla de aceptación de finalización del trabajo. Muchas empresas usan esa plantilla en la entrega y este formulario para los problemas que aparecen después.
¿Podemos dirigir las solicitudes de revisión a distintas personas según el oficio?
Cada formulario archiva los documentos en una carpeta y notifica a las direcciones que configures. Si distintos equipos gestionan oficios diferentes, duplica el formulario para cada equipo y comparte el enlace correcto con cada cliente.