Apakah templat borang permintaan susulan mutu kerja?
Permintaan susulan biasanya datang melalui teks dengan foto yang kabur, mel suara atau mesej kepada sesiapa sahaja yang kebetulan mempunyai nombor telefon pelanggan. Pada masa seseorang mengenal pasti kerja tersebut dan menentukan bila hendak datang, pelanggan mungkin sudah menunggu berhari-hari. Borang permintaan susulan ini mengumpulkan semua maklumat yang diperlukan untuk merancang lawatan dalam satu langkah.
Pelanggan mengenal pasti kerja menggunakan alamat, nombor invois dan tarikh siap, menerangkan masalah serta lokasinya dan memuat naik foto. Soalan keselamatan menandakan perkara yang mendesak, seperti air menitis melalui siling, manakala soalan tentang sama ada orang lain telah mengubahnya sejak kerja anda siap membantu anda menentukan sama ada perkara itu termasuk dalam waranti sebelum anda datang.
Setiap permintaan menjadi PDF dengan foto disertakan, difailkan dalam folder peti besi yang anda pilih, dan anda menerima e-mel sebaik sahaja permintaan diterima. Jadual Responses memberikan anda senarai berterusan permintaan susulan yang masih terbuka untuk ditapis atau dieksport.
- Sesuai untuk
- Pembina, pemasang dan pekerja mahir yang menawarkan jaminan mutu kerja
- Diisi oleh
- Pelanggan lama yang melaporkan masalah pada kerja yang telah siap
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 4–6 minit, tidak termasuk masa mengambil foto
- Termasuk
- Muat naik foto, soalan susulan keselamatan, nota akses, ketersediaan lawatan dan pengakuan perlindungan waranti
Siapa yang menggunakan borang permintaan susulan mutu kerja?
- Pemasang bilik mandi menerima laporan tentang dulang pancuran yang bocor tiga bulan selepas serahan
- Tukang bumbung dimaklumkan tentang jubin yang tergelincir selepas ribut dan memerlukan foto sebelum naik ke bumbung
- Syarikat dapur mengendalikan laporan tentang pintu yang jatuh dan tidak lagi tertutup rata
- Tukang hias menerima laporan tentang keretakan di sepanjang garisan siling yang baru diplaster
- Juru elektrik menerima laporan tentang litar yang terputus pada kerja yang telah disahkan olehnya
- Firma pembinaan mengumpulkan permintaan susulan kecacatan daripada pembeli rumah baharu dalam satu format
Soalan dalam borang permintaan susulan mutu kerja ini
24 soalan dalam 3 halaman · termasuk muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Kerja tersebut
- Nama anda*
- E-mel*
- Telefon*
- Alamat tempat kerja dilakukan*
- Nombor kerja, sebut harga atau invois
- Bilakah kerja tersebut siap?*
- Apakah jenis kerja tersebut?* Kerja bumbung atau talang · Paip · Elektrik · Pemanasan, penyejukan atau pengudaraan · Pertukangan kayu atau kerja kayu · Melepa atau menghias · Lantai atau jubin · Pemasangan dapur atau bilik mandi · Tingkap atau pintu · Kerja pembinaan atau sambungan bangunan · Landskap atau penurapan · Lain-lain
2 Masalah
- Di manakah masalah itu tepatnya?*
- Apakah penerangan yang paling sesuai?* Kebocoran atau kelembapan · Retak, celah atau pergerakan · Sesuatu telah berhenti berfungsi · Longgar, tersekat atau tidak sejajar · Kecacatan kemasan atau kosmetik · Bunyi bising, bergegar atau getaran · Lain-lain
- Huraikan masalah tersebut*
- Bilakah anda mula-mula menyedarinya?*
- Adakah keadaan semakin teruk?* Ya, keadaan semakin teruk · Tidak, keadaannya lebih kurang sama · Tidak pasti
- Adakah keadaan ini menimbulkan risiko keselamatan atau kerosakan yang berterusan?*
- Apakah risiko atau kerosakan tersebut?* hanya ditanya jika berkenaan
- Foto masalah tersebut*
- Adakah orang lain telah melakukan kerja atau mengubahnya sejak kami menyiapkan kerja tersebut?*
- Apakah yang dilakukan dan oleh siapa?* hanya ditanya jika berkenaan
3 Akses & ketersediaan
- Bagaimanakah kami boleh masuk?* Seseorang akan berada di rumah · Peti kunci atau kotak kunci (kami akan meminta kodnya) · Jiran atau rakan mempunyai kunci · Melalui ejen penyewaan atau pengurusan
- Adakah apa-apa yang perlu kami ketahui tentang akses?
- Hari apakah yang sesuai untuk anda?* Isnin · Selasa · Rabu · Khamis · Jumaat · Sabtu
- Masa apakah yang sesuai untuk anda?* Pagi (8am–12pm) · Petang (12pm–5pm)
- Tarikh paling awal kami boleh datang
- Cara terbaik untuk mengatur lawatan* Panggilan telefon · Mesej teks · E-mel
- Perlindungan waranti*
Borang permintaan susulan mutu kerja, halaman demi halaman
1 Kerja tersebut
Pelanggan memberikan nama, e-mel dan nombor telefon mereka, alamat tempat kerja dijalankan, serta nombor kerja, sebut harga atau invois jika ada. Mereka menambah tarikh kerja disiapkan dan memilih jenis kerja daripada senarai — bumbung, paip, elektrik, pemanasan, pertukangan, dapur dan bilik mandi serta lain-lain — supaya anda dapat melihat dengan segera pasukan atau subkontraktor yang terlibat.
2 Masalahnya
Mereka menyatakan dengan tepat lokasi masalah, memilih penerangan yang paling sesuai (kebocoran, keretakan, sesuatu yang tidak berfungsi, kecacatan kemasan atau bunyi) dan menerangkannya dengan kata-kata sendiri, termasuk bila mereka mula menyedarinya dan sama ada masalah itu semakin teruk.
Soalan keselamatan ya/tidak memaparkan nota tentang kecemasan dan meminta mereka menerangkan risiko atau kerosakan. Sekurang-kurangnya satu foto diperlukan dan sehingga enam foto boleh ditambah. Soalan terakhir bertanya sama ada orang lain telah mengusahakan atau mengubahnya sejak anda menyiapkan kerja tersebut, dan jika ya, perkara yang telah dilakukan.
3 Akses & ketersediaan
Halaman terakhir merangkumi cara masuk (seseorang berada di rumah, peti kunci, jiran, ejen atau cara lain), nota akses seperti haiwan peliharaan atau tempat letak kereta, hari dan waktu yang sesuai, tarikh lawatan paling awal serta cara terbaik untuk mengaturnya. Pelanggan mengakui bahawa jika masalah itu didapati tidak dilindungi, anda akan bersetuju tentang sebarang kos dengan mereka sebelum menjalankan kerja berbayar.
Ubah suai templat ini
- Gantikan senarai Jenis kerja dengan perkhidmatan yang sebenarnya anda tawarkan
- Edit pengakuan perlindungan waranti agar sepadan dengan teks dan tempoh jaminan anda sendiri
- Buang hari Sabtu atau tambah slot waktu petang supaya soalan ketersediaan sepadan dengan waktu lawatan yang sebenarnya anda tawarkan
- Tambah nombor kecemasan luar waktu pejabat anda pada nota keselamatan
- Tetapkan e-mel pemberitahuan untuk dihantar kepada pihak yang menjadualkan lawatan, bukan pemilik sahaja
- Failkan permintaan susulan ke dalam folder Waranti khusus supaya ia berasingan daripada pertanyaan baharu
Petua untuk borang permintaan susulan mutu kerja yang lebih baik
- Pautkan borang daripada dokumen kerja siap dan invois supaya pelanggan tahu tempat untuk melaporkan masalah
- Minta satu foto lebar yang menunjukkan lokasi masalah sebelum foto jarak dekat; ini mengurangkan banyak tekaan
- Balas setiap permintaan susulan dengan segera, walaupun sekadar mengesahkan penerimaan; respons pantas mengelakkan masalah kecil daripada menjadi aduan
- Simpan PDF tersebut: corak permintaan susulan bagi jenis kerja yang sama menunjukkan bahagian proses atau produk yang perlu diubah
- Jika orang lain telah mengubah kerja tersebut, periksa dahulu sebelum menganggapnya tidak dilindungi; perinciannya penting
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Apabila pelanggan menghantar permintaan susulan, FileIt mencipta PDF bagi keseluruhan permintaan, termasuk foto, dan menyimpannya dalam folder peti besi yang anda pilih. Anda dimaklumkan melalui e-mel dengan segera, dan boleh menambah alamat lain seperti penyelaras jadual atau pengurus tapak supaya mereka dapat melihatnya tanpa memerlukan akaun FileIt. Pelanggan juga menerima salinan mereka sendiri.
Selepas itu, hubungi pelanggan melalui kaedah pilihan mereka untuk menempah lawatan. Jadual Responses menyenaraikan setiap permintaan susulan bersama jenis kerja, masalah dan tarikhnya, manakala eksport CSV berguna untuk menyemak kerja waranti sepanjang tahun.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Permintaan susulan mutu kerja: soalan lazim
Adakah templat permintaan susulan waranti ini percuma?
Ya. Templat ini ialah salah satu templat siap guna dalam aplikasi Forms pada setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma. Gunakannya seadanya atau ubah mana-mana soalan dalam pereka bentuk.
Adakah pelanggan memerlukan akaun FileIt untuk melaporkan masalah?
Tidak. Kongsi borang melalui pautan awam atau hantar jemputan e-mel peribadi, dan sesiapa sahaja boleh mengisinya serta menghantarnya tanpa membuat akaun.
Bolehkah pelanggan memuat naik video masalah tersebut?
Muat naik menerima foto dan PDF, sehingga enam fail. Format video tidak disokong oleh muat naik Forms, jadi minta pelanggan menghantar imej pegun atau aturkan panggilan video jika anda perlu melihat pergerakannya.
Apakah yang berlaku apabila pelanggan menyatakan terdapat risiko keselamatan?
Nota dipaparkan yang memberitahu mereka supaya menjadikan kawasan itu selamat dan menghubungi perkhidmatan kecemasan atau pembekal utiliti terlebih dahulu jika terdapat bahaya segera, dan mereka diminta menerangkan risikonya. Borang ini tidak memberi amaran kepada anda lebih cepat daripada penghantaran biasa, jadi semak permintaan susulan baharu dengan segera.
Adakah borang ini menentukan sama ada masalah dilindungi oleh jaminan kami?
Tidak. Borang ini mengumpulkan fakta — bila kerja dilakukan, masalahnya dan sama ada orang lain telah mengubahnya — supaya anda boleh membuat keputusan. Pelanggan mengakui bahawa anda akan bersetuju tentang kos terlebih dahulu jika masalah itu tidak dilindungi.
Bolehkah kami menggunakannya untuk senarai kecacatan semasa serahan juga?
Ya, walaupun untuk serahan rasmi, templat pengesahan siap kerja mungkin lebih sesuai. Banyak firma menggunakannya semasa serahan dan menggunakan borang ini untuk masalah yang timbul kemudian.
Bolehkah kami menghalakan permintaan susulan kepada orang yang berbeza mengikut bidang kerja?
Setiap borang difailkan ke satu folder dan memaklumkan alamat yang anda tetapkan. Jika pasukan berbeza mengendalikan bidang kerja yang berbeza, penduakan borang untuk setiap pasukan dan kongsi pautan yang betul dengan setiap pelanggan.