Quel est le modèle de formulaire consentement à l’enregistrement des appels et réunions ?
« Puis-je enregistrer ? » : au début d’un appel, il est facile d’oublier de poser la question et impossible de le prouver ensuite. Et un simple oui ne répond pas aux questions qui se posent après : l’extrait peut-il être diffusé dans le podcast ? Leur nom peut-il apparaître dans l’étude de cas ? L’outil de prise de notes par IA a-t-il été mentionné ?
Ce modèle permet d’obtenir un consentement écrit et clair avant la session. Les participants voient ce qui sera enregistré — audio, vidéo, partage d’écran, transcriptions automatiques — et cochent uniquement les utilisations qu’ils acceptent. Le choix de la publication demande comment ils souhaitent être identifiés et s’ils veulent relire certains éléments au préalable.
Chaque consentement signé est enregistré au format PDF dans le dossier du coffre-fort que vous choisissez, à côté des enregistrements concernés si vous le souhaitez.
- Idéal pour
- Chercheurs, podcasteurs, recruteurs, formateurs et équipes qui enregistrent des appels
- Rempli par
- Chaque personne enregistrée
- Temps nécessaire
- Environ 2 minutes
- Comprend
- Formats d’enregistrement, choix pour chaque utilisation, précisions sur la publication, consentement à la transcription par IA, signature
Qui utilise un formulaire consentement à l’enregistrement des appels et réunions ?
- Études utilisateurs et entretiens clients enregistrés à des fins d’analyse
- Invités de podcasts ou de vidéos acceptant la publication
- Entretiens d’embauche enregistrés et partagés avec le comité de recrutement
- Sessions de formation ou webinaires enregistrés pour les personnes qui n’ont pas pu y assister
- Réunions utilisant un outil de prise de notes par IA ou une transcription automatique
- Appels de coaching ou de conseil enregistrés pour les propres notes du client
Questions de ce formulaire consentement à l’enregistrement des appels et réunions
18 questions sur 4 pages · inclut signature, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À propos de vous
- Votre nom*
- E-mail*
- Téléphone
- Organisation (le cas échéant)
- Vous participez en tant que…* Personne interrogée ou candidat · Participant à une recherche ou à un test utilisateur · Client ou cliente · Invité ou intervenant · Participant à une réunion
2 L'enregistrement
- Appel, entretien ou réunion*
- Date*
- Heure de début
- Où cela aura-t-il lieu ?* Appel vidéo en ligne · Appel téléphonique · En personne
- Qu'est-ce qui sera enregistré ?* Audio · Vidéo des participants · Partage d'écran · Transcription automatisée ou notes générées par l'IA
3 Utilisation de l'enregistrement
- J'accepte que l'enregistrement puisse être utilisé pour…* Notes internes et tenue des dossiers · Formation du personnel et contrôles qualité · Recherche et analyse · Publication — podcast, site web ou réseaux sociaux · Supports marketing et promotionnels
- Comment pouvez-vous être identifié(e) dans les contenus publiés ?* affichée uniquement si applicable Nom complet et fonction · Prénom uniquement · De manière anonyme — aucun nom, visage ou élément permettant de vous identifier
- Souhaitez-vous examiner les extraits ou citations avant leur publication ? affichée uniquement si applicable
- Y a-t-il quelque chose qui ne doit pas être enregistré ou utilisé ?
4 Consentement
- Consentement à l'enregistrement*
- Transcriptions et notes générées par l'IA* affichée uniquement si applicable
- Signature*
- Date*
Le formulaire consentement à l’enregistrement des appels et réunions, page par page
1 À propos de vous
Le nom et l’adresse e-mail sont obligatoires ; le téléphone et l’organisation sont facultatifs. La personne indique son rôle — personne interrogée, participant à une étude, client, invité ou intervenant, participant à une réunion, ou autre rôle.
2 L’enregistrement
Une description obligatoire identifie l’appel, l’entretien ou la réunion, avec sa date et, facultativement, son heure de début. La personne indique s’il s’agit d’un appel vidéo, téléphonique ou en présentiel, puis coche ce qui sera enregistré : audio, vidéo, partage d’écran, ou transcription automatique ou notes générées par IA.
3 Utilisation prévue
Au moins une utilisation doit être cochée : notes internes, formation du personnel et qualité, recherche et analyse, publication ou marketing. Le choix de la publication fait apparaître une question obligatoire sur la façon dont la personne peut être identifiée — nom complet et fonction, prénom uniquement ou anonymement — ainsi qu’une demande facultative de relecture des extraits. Une zone facultative permet d’indiquer tout ce qui ne doit pas être enregistré ou utilisé, et une mention sur la durée de conservation est prête à être adaptée à votre formulation.
4 Consentement
Une note explique que l’enregistrement peut être interrompu à tout moment et que le consentement peut être retiré par la suite. Le consentement principal couvre les formats et les utilisations choisis ; si une transcription ou des notes générées par IA ont été cochées, un second consentement couvre la transcription automatique. La signature et la date finalisent le formulaire.
Personnalisez le modèle
- Complétez le paragraphe sur la conservation en précisant combien de temps vous gardez les enregistrements et qui peut les consulter
- Supprimez les utilisations dont vous n’aurez jamais besoin, comme le marketing, afin que les choix restent sincères
- Indiquez l’outil de transcription ou de prise de notes que vous utilisez dans le consentement relatif à l’IA
- Envoyez-le sous forme de demande la veille de la session afin que le consentement soit obtenu au moment où vous vous connectez
- Acheminez les réponses vers le même dossier que les enregistrements de chaque projet
- Ajoutez votre couleur de marque et un message d’introduction dans votre propre style
Conseils pour un meilleur formulaire consentement à l’enregistrement des appels et réunions
- Obtenez le consentement avant la session, puis confirmez-le oralement une fois l’enregistrement commencé
- Informez les participants si un outil d’IA rejoint l’appel : beaucoup ne s’y attendent pas
- Respectez le choix d’identification dans chaque modification, y compris les sous-titres et les noms de fichiers
- Proposez une étape de relecture pour tout contenu publié ; cela renforce la confiance et permet de repérer les erreurs
- Supprimez les enregistrements lorsque leur finalité est atteinte au lieu de les conserver indéfiniment
- Les lois sur l’enregistrement diffèrent — certains endroits exigent le consentement de tous — vérifiez donc les règles applicables là où se trouvent vos participants
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque consentement est classé au format PDF signé dans le dossier de coffre-fort que vous avez choisi et envoyé par e-mail au participant. Vous serez averti de sa réception si les notifications sont activées.
Avant de publier quoi que ce soit, consultez le tableau des réponses pour voir qui a accepté la publication et comment ces personnes souhaitent être nommées. Vous pouvez filtrer par utilisation ou exporter la liste pour votre équipe de montage.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Consentement à l’enregistrement des appels et réunions : questions fréquentes
Ce modèle de consentement à l’enregistrement des appels et réunions est-il gratuit ?
Oui. Il fait partie des modèles prêts à l’emploi de FileIt, et chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite, comprend l’application Forms et sa bibliothèque complète de modèles.
Les personnes qui remplissent ce formulaire doivent-elles avoir un compte FileIt ?
Non. Toute personne disposant du lien ou ayant reçu une demande par e-mail peut remplir et envoyer le formulaire sans créer de compte FileIt. Seul le propriétaire du formulaire doit en avoir un.
FileIt enregistre-t-il l’appel ?
Non. Ce formulaire enregistre le consentement. L’enregistrement lui-même est réalisé avec l’outil d’appel, de vidéo ou d’audio que vous utilisez.
Une personne peut-elle accepter l’enregistrement, mais pas la publication ?
Oui. Chaque utilisation fait l’objet d’une case distincte ; une personne peut donc accepter les notes internes et la recherche tout en refusant la publication et le marketing.
Que se passe-t-il si une personne change d’avis après la session ?
Le formulaire lui indique qu’elle peut retirer son consentement en vous contactant. Vous devez alors cesser d’utiliser l’enregistrement et supprimer, dans la mesure du raisonnable, tout contenu publié.
Un seul consentement suffit-il pour une réunion de groupe ?
En général, chaque personne enregistrée doit donner son propre consentement. Envoyez le formulaire sous forme de demandes individuelles afin de voir qui l’a rempli.
S’agit-il de conseils juridiques ?
Non. Les lois sur l’enregistrement et la confidentialité diffèrent selon les pays et les États. Utilisez ce modèle comme point de départ et vérifiez les règles qui s’appliquent à vous et à vos participants.