¿Qué es la plantilla del formulario de consentimiento para grabar llamadas y reuniones?
«¿Te parece bien si grabo esto?» es fácil de olvidar al principio de una llamada y difícil de demostrar después. Además, un sí rápido no responde a las preguntas importantes que surgen después: ¿puede publicarse el fragmento en el pódcast? ¿Puede aparecer su nombre en el caso práctico? ¿Se mencionó el asistente de notas con IA?
Esta plantilla obtiene un consentimiento claro y por escrito antes de la sesión. Los participantes ven qué se grabará —audio, vídeo, pantalla compartida, transcripciones automáticas— y marcan solo los usos que aceptan. Al elegir la publicación, indican cómo quieren que se les identifique y si desean revisar algo antes.
Cada consentimiento firmado se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, junto a las grabaciones a las que corresponde, si quieres.
- Ideal para
- Investigadores, podcasters, responsables de selección, formadores y equipos que graban llamadas
- Lo completa
- Cada persona que será grabada
- Tiempo necesario
- Unos 2 minutos
- Incluye
- Formatos de grabación, opciones para cada uso, preguntas sobre la publicación, consentimiento para transcripciones con IA y firma
¿Quién usa un formulario de consentimiento para grabar llamadas y reuniones?
- Investigación de usuarios y entrevistas con clientes grabadas para su análisis
- Invitados de pódcasts o vídeos que aceptan su publicación
- Entrevistas de trabajo grabadas y compartidas con el panel de selección
- Sesiones de formación o seminarios web grabados para quienes no pudieron asistir
- Reuniones en las que se utiliza un asistente de notas con IA o una transcripción automática
- Llamadas de coaching o consultoría grabadas para las notas del propio cliente
Preguntas de este formulario de consentimiento para grabar llamadas y reuniones
18 preguntas en 4 páginas · incluye firma, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Teléfono
- Organización (si procede)
- Participas como…* Persona entrevistada o candidata · Participante en una investigación o prueba de usuario · Cliente · Invitado o ponente · Asistente a la reunión
2 La grabación
- Llamada, entrevista o reunión*
- Fecha*
- Hora de inicio
- ¿Dónde tendrá lugar?* Videollamada en línea · Llamada telefónica · En persona
- ¿Qué se grabará?* Audio · Vídeo de los participantes · Compartición de pantalla · Transcripción automática o notas generadas por IA
3 Cómo se utilizará
- Acepto que la grabación se utilice para…* Notas internas y registro · Formación del personal y controles de calidad · Investigación y análisis · Publicación: pódcast, sitio web o redes sociales · Materiales de marketing y promoción
- ¿Cómo se te puede identificar en cualquier contenido publicado?* solo se pregunta cuando corresponde Nombre completo y función · Solo nombre de pila · De forma anónima: sin nombre, rostro ni datos identificativos
- ¿Te gustaría revisar los fragmentos o las citas antes de que se publiquen? solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Hay algo que no deba grabarse ni utilizarse?
4 Consentimiento
- Consentimiento para grabar*
- Transcripciones y notas de IA* solo se pregunta cuando corresponde
- Firma*
- Fecha*
El formulario consentimiento para grabar llamadas y reuniones, página por página
1 Sobre ti
El nombre y el correo electrónico son obligatorios; el teléfono y la organización son opcionales. La persona indica cómo participa: entrevistado, participante en una investigación, cliente, invitado o ponente, asistente a una reunión u otro papel.
2 La grabación
Una descripción obligatoria identifica la llamada, entrevista o reunión, con su fecha y, opcionalmente, una hora de inicio. La persona confirma si se trata de una videollamada, una llamada telefónica o una reunión presencial, y marca qué se grabará: audio, vídeo, pantalla compartida o una transcripción automática o notas generadas por IA.
3 Cómo se utilizará
Debe marcarse al menos un uso: notas internas, formación del personal y calidad, investigación y análisis, publicación o marketing. Al marcar la publicación, aparece una pregunta obligatoria sobre cómo puede identificarse a la persona: nombre completo y cargo, solo nombre o de forma anónima; también aparece una solicitud opcional para revisar primero los fragmentos. Una casilla opcional permite indicar cualquier cosa que no deba grabarse ni utilizarse, y hay una nota de conservación preparada para que la adaptes a tu redacción.
4 Consentimiento
Una nota explica que la grabación puede detenerse en cualquier momento y que el consentimiento puede retirarse después. El consentimiento principal cubre los formatos y usos elegidos; si se han marcado la transcripción o las notas generadas por IA, un segundo consentimiento cubre la transcripción automática. La firma y la fecha lo completan.
Personaliza la plantilla
- Completa el párrafo sobre la conservación con el tiempo que guardas las grabaciones y quién puede verlas
- Elimina los usos que nunca necesitarás, como el marketing, para que las opciones sean claras y honestas
- Indica el nombre de la herramienta de transcripción o toma de notas que utilizas en el consentimiento para IA
- Envíalo como solicitud el día anterior a la sesión para que el consentimiento esté listo cuando te conectes
- Dirige las respuestas a la misma carpeta que las grabaciones de cada proyecto
- Añade el color de tu marca y un mensaje de portada con tu propio estilo
Consejos para mejorar tu formulario consentimiento para grabar llamadas y reuniones
- Obtén el consentimiento antes de la sesión y confírmalo verbalmente cuando empiece la grabación
- Informa a las personas si una herramienta de IA se va a unir a la llamada; muchas no se lo esperan
- Respeta la opción de identificación en cada edición, incluidos los subtítulos y los nombres de archivo
- Ofrece una fase de revisión para cualquier contenido que se publique; genera confianza y ayuda a detectar errores
- Elimina las grabaciones cuando termine el objetivo para el que se crearon, en lugar de conservarlas indefinidamente
- Las leyes sobre grabaciones varían: en algunos lugares se necesita el consentimiento de todas las personas; comprueba las normas aplicables donde se encuentren tus participantes
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada consentimiento se guarda como PDF firmado en la carpeta de la bóveda que elijas y se envía por correo electrónico al participante. Recibirás una notificación cuando llegue, si las notificaciones están activadas.
Antes de publicar nada, consulta la tabla de respuestas para ver quién aceptó la publicación y cómo quiere que se le nombre. Puedes filtrar por uso o exportar la lista para tu equipo de edición.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Consentimiento para grabar llamadas y reuniones: preguntas frecuentes
¿Es gratis utilizar esta plantilla de consentimiento para grabar llamadas y reuniones?
Sí. Es una de las plantillas listas para usar de FileIt, y todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, incluyen la aplicación Forms y su biblioteca completa de plantillas.
¿Las personas que completan este formulario necesitan una cuenta de FileIt?
No. Cualquiera que tenga el enlace o reciba una solicitud por correo electrónico puede completar y enviar el formulario sin crear una cuenta de FileIt. Solo la persona propietaria del formulario necesita una.
¿FileIt graba la llamada?
No. Este formulario registra el consentimiento. La grabación se realiza con la herramienta de llamadas, vídeo o audio que utilices.
¿Alguien puede aceptar la grabación, pero no la publicación?
Sí. Cada uso se marca por separado, así que alguien puede aceptar las notas internas y la investigación, pero rechazar la publicación y el marketing.
¿Qué ocurre si alguien cambia de opinión después de la sesión?
El formulario indica que puede retirar su consentimiento poniéndose en contacto contigo. Después, tendrás que dejar de utilizar la grabación y retirar todo lo que se haya publicado siempre que sea razonablemente posible.
¿Es suficiente un consentimiento para una reunión de grupo?
Por lo general, cada persona que vaya a ser grabada debe dar su propio consentimiento. Envía el formulario como solicitudes individuales para poder ver quién lo ha completado.
¿Esto constituye asesoramiento jurídico?
No. Las leyes sobre grabaciones y privacidad varían entre países y estados. Utiliza esto como plantilla inicial y comprueba las normas que se aplican a ti y a tus participantes.