Apakah templat borang persetujuan rakaman panggilan dan mesyuarat?
"Boleh saya rakam ini?" pada awal panggilan mudah terlupa dan mustahil dibuktikan kemudian. Selain itu, persetujuan ringkas tidak merangkumi soalan penting selepas itu — bolehkah klip itu dimuat naik ke podcast? Bolehkah nama mereka muncul dalam kajian kes? Adakah pencatat nota AI telah dimaklumkan?
Templat ini mendapatkan persetujuan bertulis yang jelas sebelum sesi bermula. Peserta melihat perkara yang akan dirakam — audio, video, perkongsian skrin, transkrip automatik — dan menanda hanya penggunaan yang mereka persetujui. Jika memilih penerbitan, mereka boleh menyatakan cara yang diingini untuk dikenal pasti dan sama ada mereka mahu menyemak kandungan terlebih dahulu.
Setiap persetujuan yang ditandatangani disimpan sebagai PDF dalam folder peti besi yang anda pilih, bersama rakaman yang diliputinya jika anda mahu.
- Sesuai untuk
- Penyelidik, podcaster, perekrut, jurulatih dan pasukan yang merakam panggilan
- Diisi oleh
- Setiap orang yang dirakam
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 2 minit
- Termasuk
- Format rakaman, pilihan bagi setiap penggunaan, soalan susulan penerbitan, persetujuan transkrip AI, tandatangan
Siapa yang menggunakan borang persetujuan rakaman panggilan dan mesyuarat?
- Penyelidikan pengguna dan temu bual pelanggan yang dirakam untuk analisis
- Tetamu podcast atau video yang bersetuju dengan penerbitan
- Temu bual kerja yang dirakam dan dikongsi dengan panel pengambilan pekerja
- Sesi latihan atau webinar yang dirakam untuk mereka yang tidak dapat hadir
- Mesyuarat yang menggunakan pencatat nota AI atau transkripsi automatik
- Panggilan bimbingan atau perundingan yang dirakam untuk nota klien sendiri
Soalan dalam borang persetujuan rakaman panggilan dan mesyuarat ini
18 soalan dalam 4 halaman · termasuk tandatangan, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Tentang anda
- Nama anda*
- E-mel*
- Telefon
- Organisasi (jika ada)
- Anda mengambil bahagian sebagai…* Orang yang ditemu duga atau calon · Peserta penyelidikan atau ujian pengguna · Pelanggan atau klien · Tetamu atau penceramah · Peserta mesyuarat
2 Rakaman
- Panggilan, temu duga atau mesyuarat*
- Tarikh*
- Masa mula
- Di manakah ia akan berlangsung?* Panggilan video dalam talian · Panggilan telefon · Bersemuka
- Apakah yang akan dirakam?* Audio · Video peserta · Perkongsian skrin · Transkrip automatik atau nota yang dijana AI
3 Cara ia akan digunakan
- Saya bersetuju rakaman boleh digunakan untuk…* Nota dalaman dan penyimpanan rekod · Latihan kakitangan dan semakan kualiti · Penyelidikan dan analisis · Penerbitan — podcast, laman web atau media sosial · Bahan pemasaran dan promosi
- Bagaimanakah identiti anda boleh dinyatakan dalam apa-apa yang diterbitkan?* hanya ditanya jika berkenaan Nama penuh dan peranan · Nama pertama sahaja · Tanpa nama — tiada nama, wajah atau butiran pengenalan
- Adakah anda ingin menyemak klip atau petikan sebelum ia diterbitkan? hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah terdapat apa-apa yang tidak boleh dirakam atau digunakan?
4 Persetujuan
- Persetujuan untuk merakam*
- Transkrip dan nota AI* hanya ditanya jika berkenaan
- Tandatangan*
- Tarikh*
Borang persetujuan rakaman panggilan dan mesyuarat, halaman demi halaman
1 Tentang anda
Nama dan e-mel diperlukan; nombor telefon dan organisasi adalah pilihan. Orang tersebut menyatakan cara mereka mengambil bahagian — orang yang ditemu bual, peserta penyelidikan, pelanggan, tetamu atau penceramah, peserta mesyuarat, atau peranan lain.
2 Rakaman
Penerangan yang diperlukan menamakan panggilan, temu bual atau mesyuarat, bersama tarikhnya dan, jika mahu, waktu mula. Orang tersebut mengesahkan sama ada ia panggilan video, panggilan telefon atau secara bersemuka, kemudian menanda perkara yang akan dirakam: audio, video, perkongsian skrin, atau transkrip automatik atau nota yang dijana AI.
3 Cara ia akan digunakan
Sekurang-kurangnya satu penggunaan mesti ditanda: nota dalaman, latihan kakitangan dan kualiti, penyelidikan dan analisis, penerbitan, atau pemasaran. Menanda penerbitan akan memaparkan soalan wajib tentang cara orang tersebut boleh dikenal pasti — nama penuh dan peranan, nama pertama sahaja, atau secara tanpa nama — serta pilihan untuk meminta semakan klip terlebih dahulu. Kotak pilihan tambahan merekodkan apa-apa perkara yang tidak boleh dirakam atau digunakan, dan nota penyimpanan telah disediakan untuk anda menulis ayat sendiri.
4 Persetujuan
Nota menerangkan bahawa rakaman boleh dihentikan pada bila-bila masa dan persetujuan boleh ditarik balik selepas itu. Persetujuan utama meliputi format dan penggunaan yang dipilih; jika transkrip atau nota AI ditanda, persetujuan kedua meliputi transkripsi automatik. Tandatangan dan tarikh melengkapkannya.
Ubah suai templat ini
- Lengkapkan perenggan penyimpanan dengan tempoh anda menyimpan rakaman dan pihak yang boleh melihatnya
- Buang penggunaan yang tidak akan diperlukan, seperti pemasaran, supaya pilihan kekal jujur
- Nyatakan nama alat transkripsi atau pencatatan nota yang anda gunakan dalam persetujuan AI
- Hantar sebagai permintaan sehari sebelum sesi supaya persetujuan telah diperoleh apabila anda menyertai sesi
- Halakan respons ke folder yang sama dengan rakaman bagi setiap projek
- Tambahkan warna jenama dan mesej muka hadapan menggunakan gaya bahasa anda sendiri
Petua untuk borang persetujuan rakaman panggilan dan mesyuarat yang lebih baik
- Dapatkan persetujuan sebelum sesi, kemudian sahkan secara lisan sekali lagi apabila rakaman bermula
- Maklumkan kepada orang ramai jika alat AI menyertai panggilan — ramai yang tidak menjangkakannya
- Hormati pilihan pengenalan dalam setiap suntingan, termasuk kapsyen dan nama fail
- Tawarkan langkah semakan untuk apa-apa yang diterbitkan; ini membina kepercayaan dan membantu mengesan kesilapan
- Padamkan rakaman apabila tujuannya selesai dan bukannya menyimpannya tanpa had
- Undang-undang rakaman berbeza — sesetengah tempat memerlukan persetujuan semua orang — jadi semak peraturan di tempat peserta anda berada
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap persetujuan difailkan sebagai PDF bertandatangan dalam folder peti besi pilihan anda dan dihantar melalui e-mel kepada peserta. Anda akan menerima pemberitahuan apabila ia diterima, jika pemberitahuan dihidupkan.
Sebelum menerbitkan apa-apa, semak jadual Respons untuk melihat siapa yang bersetuju dengan penerbitan dan cara mereka mahu dinamakan. Anda boleh menapis mengikut penggunaan atau mengeksport senarai itu untuk pasukan penyuntingan anda.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Persetujuan rakaman panggilan dan mesyuarat: soalan lazim
Adakah templat persetujuan rakaman panggilan dan mesyuarat ini percuma untuk digunakan?
Ya. Templat ini ialah salah satu templat sedia guna FileIt, dan setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma, merangkumi aplikasi Forms serta pustaka templat lengkapnya.
Adakah orang yang mengisi borang ini perlu mempunyai akaun FileIt?
Tidak. Sesiapa sahaja yang mempunyai pautan atau menerima permintaan melalui e-mel boleh melengkapkan dan menghantar borang tanpa mencipta akaun FileIt. Hanya pemilik borang yang memerlukannya.
Adakah FileIt merakam panggilan?
Tidak. Borang ini merekodkan persetujuan. Rakaman itu sendiri dibuat menggunakan apa-apa alat panggilan, video atau audio yang anda gunakan.
Bolehkah seseorang bersetuju dengan rakaman tetapi tidak bersetuju dengan penerbitan?
Ya. Setiap penggunaan mempunyai pilihan tandanya sendiri, jadi seseorang boleh bersetuju dengan nota dalaman dan penyelidikan sambil tidak bersetuju dengan penerbitan dan pemasaran.
Bagaimana jika seseorang berubah fikiran selepas sesi?
Borang ini memaklumkan bahawa mereka boleh menarik balik persetujuan dengan menghubungi anda. Anda kemudiannya perlu berhenti menggunakan rakaman tersebut dan mengalih keluar apa-apa yang telah diterbitkan setakat yang munasabah boleh dilakukan.
Adakah satu persetujuan mencukupi untuk mesyuarat berkumpulan?
Biasanya, setiap orang yang dirakam perlu memberikan persetujuan sendiri. Hantar borang sebagai permintaan individu supaya anda dapat melihat siapa yang telah melengkapkannya.
Adakah ini nasihat undang-undang?
Tidak. Undang-undang rakaman dan privasi berbeza mengikut negara dan negeri. Gunakan ini sebagai templat permulaan dan semak peraturan yang terpakai kepada anda dan peserta anda.