Quel est le modèle de formulaire demande de modification d’un document maîtrisé ?
Les documents maîtrisés ne le restent que si les modifications suivent un processus unique. Lorsque chacun envoie ses corrections par e-mail à la dernière personne ayant touché au fichier, ou imprime discrètement une copie corrigée pour l’équipe, vous vous retrouvez avec plusieurs versions en circulation et aucune trace de la raison des modifications.
Ce modèle donne à chaque demande de modification la même structure : s’il s’agit d’une révision, d’un nouveau document ou d’un retrait ; le type, le numéro, la révision, le titre et le responsable du document ; les motifs et un résumé section par section des modifications, avec une copie indiquant les modifications suivies ; le degré d’urgence ; et les autres éléments concernés — formation, autres documents, enregistrements, systèmes, clients ou autorités réglementaires — avec les approbateurs proposés et une date d’entrée en vigueur.
Chaque demande est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, ce qui fournit à la maîtrise documentaire une trace datée de la personne ayant demandé quelle modification et pourquoi.
- Idéal pour
- Les équipes qualité, conformité et opérations qui assurent la maîtrise documentaire
- Rempli par
- Tout membre du personnel souhaitant modifier un document maîtrisé
- Temps nécessaire
- Environ 5 à 8 minutes
- Comprend
- Parcours de révision, de création ou de retrait, import d’une version avec modifications suivies, motif d’urgence, liste de contrôle des impacts avec actions de suivi
Qui utilise un formulaire demande de modification d’un document maîtrisé ?
- Un opérateur demandant la mise à jour d’une instruction de travail après une modification de machine
- Une équipe qualité révisant une SOP après un audit ou une constatation liée à une action corrective et préventive (CAPA)
- Les ressources humaines proposant une modification d’une politique de l’entreprise
- L’ingénierie demandant la révision d’un dessin ou d’une spécification
- Le retrait d’un formulaire obsolète et l’enregistrement de ce qui le remplace
- La collecte des modifications issues des revues périodiques auprès des responsables de documents
Questions de ce formulaire demande de modification d’un document maîtrisé
25 questions sur 4 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples.
1 Demandeur
- Votre nom*
- Adresse e-mail*
- Service
- Date de la demande
2 Document
- Quel type de modification ?* Réviser un document existant · Créer un nouveau document · Retirer — rendre obsolète
- Type de document* Procédure opératoire standard ou instruction de travail · Politique · Formulaire ou modèle · Plan ou spécification · Manuel qualité ou système de management · Support de formation · Autre
- Numéro du document affichée uniquement si applicable
- Révision actuelle affichée uniquement si applicable
- Titre du document*
- Responsable du document
3 La modification
- Motif de la modification* Le processus a changé · Mise à jour d'une réglementation ou d'une norme · Erreur ou contenu ambigu · Constat d'audit, de CAPA ou de NCR · Exigence du client · Revue périodique
- Précisez*
- Résumé des modifications* affichée uniquement si applicable
- Qu'est-ce qui la remplace, le cas échéant ? affichée uniquement si applicable
- Copie annotée ou projet
- Référence de CAPA, NCR, d'audit ou de modification associée
- Urgence* Courante · Urgente — problème de sécurité, de qualité ou de conformité
- Pourquoi est-ce urgent ?* affichée uniquement si applicable
4 Impact et approbation
- Quels autres éléments sont concernés ? Le personnel doit être formé à la modification · Autres documents ou formulaires · Enregistrements existants · Équipements ou logiciels · Clients ou fournisseurs · Déclarations ou approbations réglementaires
- Qui doit être formé ? affichée uniquement si applicable
- Quels autres documents ? affichée uniquement si applicable
- Réviseurs et approbateurs proposés*
- Date d'entrée en vigueur proposée
- Autre chose ?
- Signature du demandeur
Le formulaire demande de modification d’un document maîtrisé, page par page
1 Demandeur
Le demandeur indique son nom, son adresse e-mail, son service et la date de la demande.
2 Document
Une question obligatoire demande s’il s’agit de réviser un document existant, d’en créer un nouveau ou d’en retirer un. Le type de document est ensuite précisé : SOP ou instruction de travail, politique, formulaire ou modèle, dessin ou spécification, manuel, support de formation ou autre. Pour les documents existants, le numéro du document et la révision actuelle sont demandés ; chaque demande précise également le titre et le responsable du document.
3 La modification
Les demandeurs cochent les motifs — modification du processus, mise à jour d’une réglementation ou d’une norme, erreur ou contenu peu clair, audit, constatation liée à une action corrective et préventive (CAPA) ou à un rapport de non-conformité (NCR), exigence client, revue périodique ou autre — et fournissent des explications complémentaires. Les révisions et les nouveaux documents nécessitent un résumé section par section des modifications. Pour les retraits, il faut indiquer ce qui remplace le document.
Une copie annotée ou un brouillon peut être importé, et une référence associée à une CAPA, un NCR, un audit ou une modification peut être enregistrée. Les demandes urgentes (pour des raisons de sécurité, de qualité ou de conformité) doivent en préciser le motif.
4 Impact et approbation
Une liste de contrôle indique les autres éléments concernés : formation, autres documents, enregistrements existants, équipements ou logiciels, clients ou fournisseurs, et dépôts réglementaires. Si la formation est cochée, il faut indiquer qui doit la suivre ; si les autres documents sont cochés, il faut préciser lesquels. Les réviseurs et approbateurs proposés sont obligatoires. La demande se termine par une date d’entrée en vigueur proposée, des remarques et la signature du demandeur.
Personnalisez le modèle
- Remplacez les types de documents par les catégories prévues dans votre procédure de maîtrise documentaire
- Ajoutez la boîte de réception de la maîtrise documentaire aux e-mails de notification
- Ajoutez une section d’approbation pour les réviseurs, ou utilisez un formulaire distinct pour les approbations
- Transformez le champ du responsable du document en liste déroulante de vos responsables de processus
- Ajoutez une question pour déterminer si la modification nécessite une validation ou une vérification
- Modifiez le message de confirmation pour l’adapter à la façon dont votre organisation publie les nouvelles révisions
Conseils pour un meilleur formulaire demande de modification d’un document maîtrisé
- Joignez une copie avec les modifications suivies : les réviseurs approuvent plus rapidement lorsqu’ils voient exactement ce qui change
- Indiquez les numéros de section afin que la modification puisse être retrouvée dans la version actuelle
- Pensez à la formation avant la date d’entrée en vigueur, et non après
- Vérifiez les autres documents qui font référence à celui qui est modifié
- Enregistrez la référence associée à la CAPA ou à l’audit afin de conserver le lien
- Continuez à utiliser la version actuelle jusqu’à la publication de la nouvelle révision
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque demande de modification est enregistrée au format PDF dans le dossier de coffre-fort de votre choix, avec les éventuelles versions annotées jointes. Le propriétaire du formulaire reçoit un e-mail afin que la maîtrise documentaire puisse l’enregistrer et l’orienter vers la révision. Le demandeur peut en recevoir une copie.
Le tableau des réponses vous permet de suivre les demandes par type de document, degré d’urgence et date, et de les exporter au format CSV pour votre journal des modifications de documents. FileIt ne publie pas lui-même les nouvelles révisions : l’approbation et la mise en circulation suivent votre procédure de maîtrise documentaire.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande de modification d’un document maîtrisé : questions fréquentes
Ce modèle de demande de modification d’un document est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application FileIt Forms pour chaque compte, y compris l’offre gratuite.
Le formulaire met-il lui-même le document à jour ?
Non. Il enregistre la demande et la classe. Votre responsable documentaire effectue la modification et publie la nouvelle révision.
Pouvons-nous demander la création d’un tout nouveau document ?
Oui. Choisissez « Créer un nouveau document » : les questions relatives au numéro et à la révision du document sont masquées, puisqu’il n’en possède pas encore.
Pouvons-nous retirer un document avec ce formulaire ?
Oui. En choisissant le retrait, vous devez indiquer ce qui remplace le document, au lieu de fournir un résumé des modifications.
Les demandeurs peuvent-ils importer une copie annotée ?
Oui. Jusqu’à cinq fichiers : des PDF, des documents Word ou Excel, ou des photos d’une impression annotée.
Le formulaire recueille-t-il les approbations ?
Il enregistre les réviseurs et approbateurs proposés. Vous pouvez ajouter une section d’approbation dans le concepteur ou recueillir les approbations via votre processus existant.
Le personnel doit-il posséder un compte FileIt ?
Non. Toute personne disposant du lien peut envoyer une demande de modification.
Cela répondra-t-il à nos exigences de maîtrise documentaire ?
Cela vous fournit un enregistrement cohérent et daté de chaque demande. La conformité à une norme particulière dépend de l’ensemble de votre processus de maîtrise documentaire.