¿Qué es la plantilla del formulario de entrevista de permanencia?
Las entrevistas de salida te dicen por qué alguien se fue, cuando ya es demasiado tarde para cambiar nada. Una entrevista de permanencia plantea preguntas similares a las personas que siguen contigo: qué les gusta, qué les frustra y qué podría tentarlas a marcharse, cuando aún hay tiempo de actuar en función de sus respuestas.
Esta plantilla de entrevista de permanencia ofrece a los responsables una estructura coherente para esa conversación. Empieza por lo básico, pasa por lo que hace que la persona siga aquí (incluida una matriz de satisfacción sobre ocho aspectos de su trabajo), continúa con las preguntas más difíciles sobre la posibilidad de marcharse y termina con objetivos de desarrollo, el único aspecto que cambiaría y las acciones que habéis acordado.
Cada entrevista completada se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, para que los responsables y RR. HH. puedan revisar lo que se dijo y comprobar que las acciones acordadas se han llevado a cabo antes de la siguiente conversación.
- Ideal para
- Responsables y equipos de RR. HH. que trabajan en la retención y el compromiso
- Quién lo completa
- El responsable, durante una reunión individual con la persona empleada o justo después
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 10 minutos para completar el formulario en una conversación de 30-45 minutos
- Incluye
- Una matriz de satisfacción, una escala de probabilidad de permanencia, preguntas de seguimiento sobre la posibilidad de marcharse y una valoración del riesgo exclusiva para el responsable
¿Quién usa un formulario de entrevista de permanencia?
- Un responsable que realiza entrevistas de permanencia con cada miembro del equipo una vez al año
- El departamento de RR. HH. que organiza una ronda de entrevistas de permanencia después de que una encuesta de compromiso muestre puntuaciones bajas
- Una persona propietaria de una pequeña empresa que comprueba cómo están las personas clave del equipo antes de una temporada intensa
- Un nuevo responsable que conoce a un equipo heredado y descubre qué es importante para cada persona
- Un equipo de personas que compara temas entre departamentos para decidir dónde invertir
- Un responsable que hace seguimiento de una persona empleada que últimamente parece menos comprometida
Preguntas de este formulario de entrevista de permanencia
23 preguntas en 4 páginas · incluye preguntas condicionales, varias páginas, valoraciones.
1 La conversación
- Nombre de la persona empleada*
- Puesto
- Departamento o equipo
- Responsable que lleva la conversación*
- Fecha de la conversación*
- Tiempo en la organización Menos de un año · 1–2 años · 3–5 años · 6–10 años · Más de 10 años
2 Lo que te hace quedarte
- ¿Qué es lo que más esperas con ilusión cuando vienes a trabajar?*
- ¿Cuáles son las principales razones por las que te quedas?* El trabajo en sí · Mis compañeros y mi equipo · Mi responsable · Sueldo y beneficios · Flexibilidad y equilibrio entre vida personal y trabajo · Aprendizaje y crecimiento profesional · El propósito de la organización · Estabilidad laboral · Ubicación o desplazamiento
- ¿Qué grado de satisfacción tienes hoy con cada uno de estos aspectos?* Muy insatisfecho/a · Insatisfecho/a · Ni satisfecho/a ni insatisfecho/a · Satisfecho/a · Muy satisfecho/a
- Piensa en un día reciente realmente bueno en el trabajo. ¿Qué lo hizo bueno?
3 Lo que podría hacerte irte
- ¿Cuándo fue la última vez que pensaste en irte?* La verdad es que no lo he pensado · Hace algún tiempo · Recientemente · Lo estoy pensando ahora
- ¿Qué te llevó a pensarlo?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Qué podría tentarte a aceptar otro trabajo? Un sueldo más alto · Un ascenso o un puesto de mayor responsabilidad · Más flexibilidad o trabajo remoto · Mejores oportunidades de aprendizaje o desarrollo · Otro responsable · Una cultura o un equipo mejores · Más estabilidad · Nada por ahora
- ¿Qué te frustra o te impide hacer tu mejor trabajo?
- ¿Qué probabilidad hay de que sigas trabajando aquí dentro de un año?*
4 Desarrollo y próximos pasos
- ¿Qué habilidades te gustaría desarrollar durante el próximo año?
- ¿Hacia dónde te gustaría orientar tu carrera, aquí o en general?
- Si pudieras cambiar una cosa de tu trabajo, ¿qué cambiarías?*
- ¿Qué podría hacer tu responsable más o menos?
- ¿Cómo prefieres que reconozcan tu trabajo? Un agradecimiento en privado · Reconocimiento público en el equipo · Comentarios por escrito que pueda conservar · Nuevas responsabilidades u oportunidades
- Tu valoración del riesgo de rotación Bajo · Medio · Alto
- Acciones acordadas*
- Conversación de seguimiento
El formulario entrevista de permanencia, página por página
1 La conversación
El responsable registra el nombre de la persona empleada, su puesto, departamento o equipo, su propio nombre, la fecha y el tiempo que lleva la persona en la organización. Una breve nota recuerda que una entrevista de permanencia es una conversación, no una evaluación del desempeño: su objetivo es entender qué mantiene comprometida a esa persona.
2 Qué hace que te quedes
La primera pregunta —qué es lo que más espera la persona cuando viene a trabajar— es deliberadamente positiva. Después aparece una lista obligatoria para marcar los principales motivos por los que se queda, desde el trabajo y los compañeros hasta el salario, la flexibilidad, el crecimiento, el propósito, la seguridad laboral y la ubicación, con espacio para añadir cualquier otro.
Una matriz de satisfacción valora ocho áreas en una escala de cinco puntos: el trabajo del día a día, el apoyo del responsable, el reconocimiento, el salario y los beneficios, el aprendizaje y el crecimiento, la carga de trabajo, la flexibilidad y las relaciones dentro del equipo. Una última pregunta pide describir un día especialmente bueno en el trabajo reciente, que a menudo revela mejor qué motiva realmente a alguien que una puntuación.
3 Qué podría alejarte
¿Cuándo fue la última vez que pensaste en marcharte? ofrece cuatro respuestas sinceras, desde «realmente no» hasta «ahora mismo»; cualquier opción distinta de la primera muestra un campo obligatorio para indicar qué lo provocó. Una lista incluye todo lo que podría tentar a la persona a aceptar otro trabajo, como un salario más alto, un ascenso, flexibilidad, desarrollo, un responsable o una cultura diferentes, estabilidad o nada por ahora.
La página también pregunta qué dificulta que haga su mejor trabajo y termina con una escala de 0 a 10: qué probabilidad hay de que siga trabajando aquí dentro de un año.
4 Crecimiento y próximos pasos
La persona empleada comparte qué habilidades le gustaría desarrollar, hacia dónde le gustaría orientar su carrera, qué único aspecto cambiaría de su trabajo, qué podría hacer su responsable más o menos y cómo prefiere recibir reconocimiento.
La sección de notas del responsable incluye una valoración del riesgo de retención (bajo, medio o alto), marcada como exclusiva para el responsable, además de un campo obligatorio de acciones acordadas y una fecha de seguimiento para que la conversación se traduzca en avances.
Personaliza la plantilla
- Reduce las preguntas si quieres hacer comprobaciones breves y frecuentes en lugar de una conversación anual más larga
- Sustituye las filas de satisfacción por los aspectos que señaló tu última encuesta de compromiso
- Elimina la valoración del riesgo de retención si prefieres que todo el registro se pueda compartir con la persona empleada
- Envía las entrevistas completadas a una carpeta privada de RR. HH. en lugar de a una carpeta de equipo compartida
- Añade una pregunta sobre beneficios o programas concretos que estés valorando introducir
- Envía el formulario a los responsables mediante enlaces personales para que cada uno registre las entrevistas de su propio equipo
Consejos para mejorar tu formulario entrevista de permanencia
- Explica de antemano a la persona empleada cuál es el objetivo de la conversación, para que no parezca una señal de alarma
- Escucha más de lo que hablas: el formulario es una guía, no un guion que debas leer
- No prometas cosas que no puedes cumplir; acordad acciones que realmente estén bajo tu control
- Haz seguimiento de las acciones acordadas antes de la siguiente conversación o la confianza caerá rápidamente
- Piensa detenidamente quién puede ver la valoración del riesgo de retención del responsable antes de utilizarla
- Busca patrones en varias entrevistas en lugar de reaccionar ante una sola respuesta
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando el responsable envía el formulario, FileIt guarda la entrevista como PDF en tu bóveda, con la fecha y el nombre de la persona empleada. Con las notificaciones activadas, RR. HH. puede recibir un aviso cada vez que se registra una entrevista.
La tabla de respuestas permite a RR. HH. ver todas las entrevistas de permanencia en un mismo lugar y exportar las respuestas —incluidas la matriz de satisfacción y la puntuación de probabilidad de permanencia— a un CSV para detectar patrones entre equipos. Las acciones acordadas y la fecha de seguimiento de cada PDF facilitan la preparación de la siguiente conversación.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Entrevista de permanencia: preguntas frecuentes
¿Qué es una entrevista de permanencia?
Es una conversación estructurada con una persona empleada actual sobre qué hace que siga en su puesto, qué podría hacer que se marche y qué mejoraría su trabajo: lo contrario de una entrevista de salida, realizada cuando aún puedes actuar.
¿Quién completa este formulario: el responsable o la persona empleada?
Está diseñado para que lo complete el responsable durante la conversación o justo después. Si prefieres que la persona empleada responda algunas preguntas de antemano, duplica el formulario y elimina la sección de notas del responsable de su copia.
¿Se comparte con alguien la respuesta de la persona empleada sobre la posibilidad de marcharse?
El formulario solo registra lo que se dice. Quién puede abrir los PDF depende de la carpeta de la bóveda a la que los envíes y de quién tenga acceso a ella, así que elige una carpeta con la privacidad adecuada.
¿Con qué frecuencia deberíamos hacer entrevistas de permanencia?
Muchos equipos las hacen una o dos veces al año, por separado de las evaluaciones del desempeño. El formulario funciona igual, independientemente del ritmo que elijas.
¿Esta plantilla de entrevista de permanencia es gratuita?
Sí. Está incluida como plantilla inicial en la aplicación Forms de FileIt y puedes editar todas las preguntas.
¿Podemos comparar las respuestas de toda la empresa?
Sí. Exporta las respuestas a un CSV desde la tabla de respuestas para comparar las valoraciones de satisfacción, los motivos para quedarse y las puntuaciones de probabilidad de permanencia entre equipos.