¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de visita escolar?
La primera visita de una familia suele ser el momento en que decide si tu colegio es el lugar adecuado para su hijo. Las solicitudes que llegan por teléfono o en un correo de dos líneas suelen omitir información importante para el equipo de admisiones: el curso, cuándo empezaría el niño, si la familia quiere asistir a una jornada de puertas abiertas o hacer una visita privada, y qué le interesa especialmente. Esta plantilla reúne toda esa información en un formulario breve, para que puedas asignar a cada familia el tipo de visita y la persona del equipo más adecuados.
Los padres indican sus datos de contacto, el nombre y la fecha de nacimiento de su hijo, el curso o grado al que se incorporaría y cuándo esperan que empiece. La página de visita ofrece cuatro opciones: una jornada de puertas abiertas por la mañana o por la tarde, una visita privada, una visita virtual por videollamada o una reunión con la dirección, además de dos fechas preferidas, los horarios más convenientes, cuántos adultos asistirán y si también irá el niño. Las familias pueden indicar necesidades de acceso o movilidad y un idioma preferido.
La última página pregunta qué quieren ver o conocer principalmente, desde el plan de estudios y el apoyo al aprendizaje hasta las actividades, la comida y las tarifas, y deja espacio para sus propias preguntas. Cada solicitud llega a tu bóveda de FileIt como PDF y a la tabla de Respuestas, para que el equipo de admisiones pueda organizar las visitas de la semana desde una sola lista.
- Ideal para
- Colegios, escuelas infantiles, preescolares y centros privados
- Lo completa
- Un padre, madre o tutor interesado
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 3 minutos
- Incluye
- Curso y fecha de inicio, tipo de visita, dos fechas preferidas, necesidades de acceso y temas de interés
¿Quién usa un formulario de solicitud de visita escolar?
- Una familia que se muda a la zona reserva una visita privada a mitad del curso
- Una escuela infantil recopila solicitudes para su jornada mensual de puertas abiertas
- Padres que viven en el extranjero solicitan una visita virtual por videollamada
- Un colegio de secundaria permite reservar visitas durante el periodo de admisiones de otoño
- El padre o la madre de un niño con necesidades adicionales solicita reunirse con la persona responsable del apoyo al aprendizaje
- Un colegio privado mide el interés por las becas antes de sus visitas
Preguntas de este formulario de solicitud de visita escolar
29 preguntas en 3 páginas · incluye preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Tu familia
- Nombre del padre, madre o tutor/a*
- Correo electrónico*
- Teléfono
- Tu relación con el niño o la niña Madre · Padre · Tutor/a · Abuelo o abuela · Otro familiar
- Nombre de tu hijo o hija*
- Fecha de nacimiento de tu hijo o hija*
- Curso o grado al que se incorporaría*
- Colegio o escuela infantil actual
- ¿Cuándo empezaría?* Al inicio del próximo curso escolar · A mitad de curso, en cuanto haya una plaza disponible · En un curso posterior · Todavía no lo sabemos
- Fecha de inicio preferida solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Estás buscando plaza para más de un hijo o hija?
- Sus nombres, edades y los cursos o grados a los que se incorporarían* solo se pregunta cuando corresponde
2 Tu visita
- ¿Qué tipo de visita te gustaría hacer?* Jornada de puertas abiertas con otras familias · Visita privada con un miembro del personal · Visita virtual por videollamada · Reunión con la dirección o la persona responsable de admisiones
- Primera fecha preferida*
- Segunda fecha preferida
- Horarios que te convienen* A primera hora (antes de las 9:00) · Por la mañana · A la hora de comer · Por la tarde · Después de las clases
- ¿Cuántas personas adultas asistirán? solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Vendrá tu hijo o hija a la visita?
- ¿Alguna persona de tu grupo tiene necesidades de accesibilidad o movilidad que debamos tener en cuenta? solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Qué deberíamos preparar?* solo se pregunta cuando corresponde
- Idioma en el que prefieres hablar durante la visita
3 Tus preguntas
- ¿Qué te gustaría ver o conocer mejor? Aulas y enseñanza · Plan de estudios y resultados · Apoyo al aprendizaje y necesidades educativas especiales · Atención personal y bienestar · Deporte, música y artes · Actividades extraescolares y atención ampliada · Comida y horarios de comedor · Transporte · Cuotas, becas o ayudas económicas
- ¿Tiene tu hijo o hija necesidades adicionales que te gustaría comentar?
- Cuéntanos brevemente sus necesidades solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Tiene tu hijo o hija algún hermano o hermana que estudie actualmente en el colegio?
- Nombre y clase de su hermano o hermana solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Hay algo que te gustaría preguntar antes o durante la visita?
- ¿Cómo supiste de nosotros? Amigos o familiares · Nuestro sitio web · Motor de búsqueda · Redes sociales · Escuela infantil o colegio local · Me mudo a la zona · Otro
- Novedades
El formulario solicitud de visita escolar, página por página
1 Tu familia
Nombre, correo electrónico y teléfono del padre, madre o tutor, y su relación con el niño. Después, el nombre, la fecha de nacimiento y el «curso o grado al que se incorporaría» del niño (todos obligatorios), su colegio o escuela infantil actual y «¿Cuándo empezaría?». Si se elige a mitad de curso, se solicita una fecha de inicio preferida. Responder sí a «¿Estás buscando plaza para más de un niño?» solicita los nombres, edades y cursos de los demás niños.
2 Tu visita
Una elección obligatoria del tipo de visita: jornada de puertas abiertas por la mañana o por la tarde, visita privada, visita virtual o reunión con la dirección o la persona responsable de admisiones. Se solicita una primera fecha preferida y se ofrece una segunda opcional, además de los horarios más convenientes y si también irá el niño. Para las visitas presenciales, el formulario pregunta cuántos adultos asistirán y si alguien tiene necesidades de acceso o movilidad; al responder sí, aparece «¿Qué debemos preparar?». También se puede indicar un idioma preferido.
3 Tus preguntas
Una lista de opciones sobre lo que la familia quiere ver o conocer principalmente: aulas, plan de estudios, apoyo al aprendizaje, atención al bienestar, deporte y artes, actividades y atención fuera del horario lectivo, comida, transporte y tarifas, además de la opción «Otro». También incluye preguntas opcionales sobre necesidades adicionales y hermanos que ya estudian en el colegio, un campo de texto libre para las preguntas, cómo conocieron el centro y un consentimiento opcional para recibir correos sobre eventos de puertas abiertas.
Personaliza la plantilla
- Sustituye los tipos de visita por los que ofreces realmente o elimina la visita virtual
- Añade las fechas de tus eventos de puertas abiertas como un párrafo en la página de visita para que las familias puedan elegir una
- Cambia el campo de texto del curso por un menú desplegable con tus propios cursos o clases
- Establece una fecha de cierre en Configuración cuando termine el periodo de admisiones
- Guarda las solicitudes en una carpeta de admisiones para el año de incorporación actual
- Añade las direcciones del equipo de admisiones a la lista de notificaciones en Configuración
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de visita escolar
- Responde con la fecha, la hora, el aparcamiento y el lugar al que deben dirigirse: ahorrarás varias llamadas
- Usa los temas que seleccionan las familias para decidir quién debe unirse a la visita, como la persona responsable del apoyo al aprendizaje
- Agrupa a las familias con intereses similares en la misma jornada de puertas abiertas
- Busca en la tabla de Respuestas por curso para ver la demanda de cada incorporación
- Después de la visita, envía tu formulario de solicitud o matrícula
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada solicitud se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, tu equipo recibe un correo y la familia recibe una copia de sus respuestas. La confirmación les indica que te pondrás en contacto con una fecha y una hora.
Desde la tabla de Respuestas puedes buscar por niño, curso o fecha, abrir cualquier solicitud y exportarlo todo a CSV para crear un calendario de visitas. Cuando una familia esté preparada para solicitar plaza, envíale tu formulario de matrícula por correo desde la pestaña Compartir.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de visita escolar: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de solicitud de visita escolar?
Sí. Es una de las plantillas iniciales de la aplicación Forms disponible en todas las cuentas de FileIt, y puedes editar todas las preguntas.
¿El formulario reserva una hora automáticamente?
No. Las familias indican sus fechas y horas preferidas, y tu equipo confirma la visita por correo. Así mantienes el control de la disponibilidad del personal.
¿Las familias pueden preguntar por más de un niño?
Sí. Al responder sí a «¿Estás buscando plaza para más de un niño?», aparece un campo para indicar los nombres, edades y cursos de los demás niños.
¿Puedo ofrecer solo visitas virtuales?
Sí. Edita «¿Qué tipo de visita te gustaría hacer?» y conserva únicamente las opciones que ofreces. Las preguntas sobre visitas presenciales se ocultan automáticamente cuando la familia elige una visita virtual.
¿Me avisarán cuando llegue una solicitud?
Sí, si las notificaciones están activadas en Configuración. También puedes añadir las direcciones de correo de otros miembros del personal para que reciban cada solicitud.
¿Los padres necesitan una cuenta de FileIt?
No. Completan el formulario desde un enlace público de tu sitio web o desde uno que les envíes por correo.