¿Qué es la plantilla del formulario de registro de entrada de equipaje en consigna?
Las consignas de los hoteles se llenan rápidamente en un día con mucho movimiento: huéspedes que han salido, pero vuelan por la noche; llegadas cuya habitación aún no está lista; un primo que recoge una maleta en nombre de otra persona. Una etiqueta rota y un nombre garabateado no sirven de mucho cuando alguien vuelve y la bolsa no está donde debería. Este formulario de registro de equipaje en consigna proporciona a recepción un registro claro por huésped.
El personal registra los números de etiqueta, quién recibió las bolsas y cuándo, y después los datos y el estado del huésped: ha salido, está llegando, se aloja o no se aloja. A continuación se indican la fecha y la hora de recogida, además de quién recogerá el equipaje. Si es otra persona, el formulario solicita su nombre para que recepción sepa a quién puede entregárselo. La segunda página enumera los artículos, con una descripción y fotos, y confirma que se ha informado al huésped de que debe llevar consigo los objetos de valor.
El huésped marca las condiciones de la consigna y firma en la pantalla del empleado. Cada registro de entrada se archiva como PDF en tu bóveda de FileIt, con las fotos adjuntas.
- Ideal para
- Hoteles, hostales, pensiones, oficinas de excursiones y consignas de equipaje
- Lo completa
- El personal de recepción o conserjería, con la firma del huésped
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 2 minutos
- Incluye
- Números de etiqueta, datos de recogida, recogida por terceros, lista de artículos, fotos, condiciones y firma
¿Quién usa un formulario de registro de entrada de equipaje en consigna?
- Guardar el equipaje de huéspedes que salen por la mañana y vuelan por la tarde
- Guardar las maletas de quienes llegan pronto, antes de que su habitación esté lista
- Entregar una maleta a un amigo o conductor designado que la recoge en nombre del huésped
- Guardar esquís, bicicletas y bolsas de golf de huéspedes que hacen un viaje con varias paradas
- Gestionar un servicio de consigna de pago para personas que no están alojadas
Preguntas de este formulario de registro de entrada de equipaje en consigna
22 preguntas en 2 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Huésped
- Número(s) de etiqueta de consigna*
- Miembro del personal*
- Fecha de entrega*
- Hora de entrega
- Nombre del huésped*
- Móvil*
- Correo electrónico
- Estado del huésped* Ha dejado la habitación — lo recogerá más tarde · Está llegando — la habitación aún no está lista · Se aloja con nosotros — guarda equipaje adicional · No se aloja con nosotros
- Número de habitación solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha de recogida*
- Hora prevista de recogida
- ¿Quién lo recogerá?* El huésped · Otra persona
- Nombre de la persona que lo recogerá* solo se pregunta cuando corresponde
2 Equipaje
- Número de artículos*
- Artículos almacenados* Maleta · Mochila · Bolsa de viaje o bolsa de deporte · Portatrajes · Bolsas de compras · Bolsa de esquí o snowboard · Bolsa de golf · Bicicleta · Cochecito o silla de coche
- Describe los artículos
- ¿Hay algo frágil?
- ¿Se ha informado al huésped de que debe llevar consigo los objetos de valor?*
- Foto de los artículos
- Tarifa de consigna cobrada (si corresponde)
- Condiciones de la consigna*
- Firma del huésped*
El formulario registro de entrada de equipaje en consigna, página por página
1 Huésped
El personal introduce el «Número o números de etiqueta de consigna», su propio nombre y la fecha y hora en que se dejaron las bolsas. El huésped proporciona su nombre, teléfono móvil y, opcionalmente, su correo electrónico. El «Estado del huésped» contempla si ha salido y recogerá el equipaje más tarde, si ha llegado antes de que la habitación esté lista, si se aloja y guarda bolsas adicionales, o si no se aloja. A cualquier persona que no sea un huésped no alojado se le solicita un número de habitación. La página registra la «Fecha de recogida» y la «Hora prevista de recogida», y después «¿Quién recogerá el equipaje?». Al elegir «Otra persona», se solicita el «Nombre de la persona que recogerá el equipaje».
2 Bolsas
El personal registra el «Número de artículos» y marca los «Artículos guardados»: maleta, mochila, bolsa de viaje, portatrajes, bolsas de compras, bolsa de esquí o snowboard, bolsa de golf, bicicleta o carrito de bebé o silla de coche. Un campo de texto libre permite indicar el color, la marca, el tamaño y las marcas distintivas, y una opción de sí/no indica si hay artículos frágiles.
La pregunta obligatoria «¿Se ha informado al huésped de que debe llevar consigo los objetos de valor?» incluye un texto de ayuda que enumera pasaportes, dinero en efectivo, joyas, medicamentos y ordenadores portátiles. Se pueden añadir hasta cuatro fotos y registrar cualquier tarifa de consigna. El huésped marca las condiciones de la consigna —el equipaje se guarda bajo su propia responsabilidad, no se admiten objetos de valor, solo se entrega contra el número de etiqueta y los artículos que permanezcan más de 30 días podrán desecharse— y firma.
Personaliza la plantilla
- Cambia el periodo de 30 días de las condiciones para adaptarlo a tu propia política
- Establece la moneda de la tarifa de consigna o elimina el campo si el servicio es gratuito
- Añade tus colores de etiquetas o ubicaciones en estanterías como lista desplegable
- Haz obligatoria la foto para artículos de gran valor, como las bicicletas
- Desactiva la copia para el encuestado si normalmente no solicitas el correo electrónico de los huéspedes
Consejos para mejorar tu formulario registro de entrada de equipaje en consigna
- Coloca la etiqueta de reclamación en la bolsa antes de completar el formulario para que el número sea correcto
- Fotografía las bolsas junto con sus etiquetas en la misma imagen
- Comprueba el nombre de la persona que recoge el equipaje con su documento de identidad antes de entregárselo a otra persona
- Revisa semanalmente la tabla de respuestas para localizar las bolsas cuya fecha de recogida ya ha pasado
- Mantén la consigna cerrada con llave y deja el enlace del formulario únicamente en la tableta de recepción
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada registro de entrada se archiva como PDF en tu bóveda, con las fotos adjuntas, y se envía un aviso por correo electrónico al propietario del formulario. Si el huésped ha facilitado una dirección de correo electrónico, recibe una copia que sirve como recibo digital junto con la etiqueta en papel.
Al recoger el equipaje, busca en la tabla de respuestas por número de etiqueta, nombre o habitación para abrir el registro. Exporta los datos a CSV para ver qué sigue en la consigna y qué está pendiente de recogida.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Registro de entrada de equipaje en consigna: preguntas frecuentes
¿Este formulario de consigna de equipaje es gratuito?
Sí. Es una de las plantillas prediseñadas de la aplicación Forms, disponible en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito.
¿Lo completan los huéspedes?
La plantilla está diseñada para que el personal la complete en presencia del huésped, que firma en la pantalla. También podrías compartir el enlace con los huéspedes, pero el personal debería comprobar igualmente los números de etiqueta.
¿Puede el huésped recibir un recibo?
Sí. Si facilita una dirección de correo electrónico, FileIt le envía una copia del formulario cumplimentado, incluida la firma.
¿Puedo cobrar una tarifa de consigna a través del formulario?
No. Puedes registrar la tarifa cobrada, pero el pago se realiza a través de tu propia caja o de la cuenta de la habitación.
¿Qué ocurre con las fotos?
Se adjuntan al documento de la bóveda creado para ese registro de entrada y también aparecen en el PDF y en la respuesta.
¿Puedo registrar cuándo se recogieron las bolsas?
La plantilla registra la entrega en consigna. Algunos hoteles hacen una copia y la utilizan como un breve formulario de recogida, con el número de etiqueta, la persona que recogió el equipaje y una firma.