ما قالب نموذج تسجيل إيداع الأمتعة؟
تمتلئ غرف الأمتعة في الفنادق سريعًا خلال أيام تبديل النزلاء المزدحمة — نزلاء غادروا الفندق لكن رحلاتهم ليلية، أو وصلوا قبل جاهزية غرفهم، أو أرسلوا قريبًا لاستلام حقيبة نيابةً عنهم. لن يفيدك تمزق البطاقة أو كتابة اسم على عجل عندما يعود شخص ولا يجد الحقيبة في مكانها. يمنح نموذج تسجيل تخزين الأمتعة هذا موظفي الاستقبال سجلًا واضحًا ومستقلًا لكل نزيل.
يسجل الموظفون أرقام البطاقات، واسم من استلم الحقائب للتخزين ووقت ذلك، ثم بيانات النزيل وحالته: غادر الفندق، أو قادم، أو مقيم، أو لا يقيم في الفندق أصلًا. بعد ذلك يُسجَّل تاريخ الاستلام ووقته، إلى جانب اسم من سيستلم الحقيبة. وإذا كان شخصًا آخر، يطلب النموذج اسم ذلك الشخص حتى يعرف موظف الاستقبال لمن يسلّم الحقائب. تعرض الصفحة الثانية قائمة بالأغراض مع وصفها وصورها، وتؤكد إبلاغ النزيل بضرورة الاحتفاظ بالأغراض الثمينة معه.
يحدد النزيل شروط التخزين ويوقّع على شاشة الموظف. يُحفظ كل تسجيل إيداع بصيغة PDF في خزنتك على FileIt، مع إرفاق الصور.
- مناسب لـ
- الفنادق، والنُزل، ونُزل المبيت والإفطار، ومكاتب الرحلات، ومكاتب حفظ الأمتعة
- يُعبّئه
- موظفو الاستقبال أو خدمات النزلاء بحضور النزيل الذي يوقّع
- الوقت اللازم للإكمال
- نحو دقيقتين
- يتضمن
- أرقام البطاقات، وبيانات الاستلام، والاستلام بواسطة طرف ثالث، وقائمة الأغراض، والصور، والشروط والتوقيع
من يستخدم نموذج تسجيل إيداع الأمتعة؟
- الاحتفاظ بحقائب النزلاء الذين يغادرون صباحًا ويسافرون مساءً
- تخزين أمتعة القادمين مبكرًا قبل جاهزية غرفهم
- تسليم حقيبة إلى صديق أو سائق مُسمّى يستلمها نيابةً عن النزيل
- الاحتفاظ بالزلاجات والدراجات وحقائب الغولف لنزلاء في رحلة متعددة المحطات
- إدارة خدمة مدفوعة لحفظ الأمتعة لغير المقيمين
أسئلة نموذج تسجيل إيداع الأمتعة هذا
22 أسئلة على 2 صفحات · يتضمن التوقيع, رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 الضيف
- رقم (أرقام) بطاقة التخزين*
- اسم الموظف*
- تاريخ الإيداع*
- وقت الإيداع
- اسم الضيف*
- الهاتف المحمول*
- البريد الإلكتروني
- حالة الضيف* غادر الفندق — سيستلمها لاحقًا · سيصل — الغرفة غير جاهزة بعد · يقيم لدينا — يخزّن حقائب إضافية · لا يقيم لدينا
- رقم الغرفة لا يُطرح إلا عند انطباقه
- تاريخ الاستلام*
- وقت الاستلام المتوقع
- من سيستلمها؟* الضيف · شخص آخر
- اسم الشخص الذي سيستلمها* لا يُطرح إلا عند انطباقه
2 الحقائب
- عدد الأغراض*
- الأغراض المخزّنة* حقيبة سفر · حقيبة ظهر · حقيبة كبيرة أو حقيبة قماشية · حقيبة ملابس · أكياس تسوق · حقيبة تزلج أو لوح تزلج · حقيبة غولف · دراجة · عربة أطفال أو مقعد سيارة
- صف الأغراض
- هل يوجد شيء قابل للكسر؟
- هل أُبلغ الضيف بضرورة الاحتفاظ بالأغراض الثمينة معه؟*
- صورة للأغراض
- رسوم التخزين المحصّلة (إن وجدت)
- شروط التخزين*
- توقيع الضيف*
نموذج تسجيل إيداع الأمتعة، صفحةً صفحةً
1 النزيل
يدخل الموظفون «رقم/أرقام بطاقة التخزين»، واسمهم، وتاريخ ووقت ترك الحقائب. ويقدّم النزيل اسمه ورقم هاتفه المحمول وبريده الإلكتروني اختياريًا. تغطي خانة «حالة النزيل» من غادر الفندق وسيستلم لاحقًا، أو وصل قبل جاهزية الغرفة، أو يقيم في الفندق ويخزن حقائب إضافية، أو لا يقيم فيه. ويُطلب رقم الغرفة من الجميع باستثناء غير المقيمين. تسجل الصفحة «تاريخ الاستلام» و«وقت الاستلام المتوقع»، ثم تسأل «من سيستلم؟». ويؤدي اختيار «شخص آخر» إلى طلب «اسم الشخص الذي سيستلم».
2 الحقائب
يسجل الموظفون «عدد الأغراض» ويحددون «الأغراض المخزنة»: حقيبة سفر، أو حقيبة ظهر، أو حقيبة كبيرة، أو حقيبة ملابس، أو حقائب تسوق، أو حقيبة تزلج أو لوح تزلج، أو حقيبة غولف، أو دراجة، أو عربة أطفال أو مقعد سيارة. ويتيح حقل نصي حر إدخال اللون والعلامة التجارية والحجم والعلامات المميزة، مع خيار نعم/لا للإشارة إلى الأغراض القابلة للكسر.
يسأل السؤال الإلزامي «هل أُبلغ النزيل بضرورة الاحتفاظ بالأغراض الثمينة معه؟»، ويعرض نص المساعدة جوازات السفر والنقود والمجوهرات والأدوية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة. ويمكن إضافة ما يصل إلى أربع صور، كما يمكن تسجيل أي رسوم تخزين. ويحدد النزيل شروط التخزين — التخزين على مسؤوليته الخاصة، وعدم تخزين الأغراض الثمينة، وعدم التسليم إلا مقابل رقم البطاقة، وإمكانية التخلص من الأغراض المتروكة لأكثر من 30 يومًا — ثم يوقّع.
خصّص القالب كما تريد
- غيّر مدة 30 يومًا في الشروط لتتوافق مع سياستك الخاصة
- حدّد العملة لرسوم التخزين، أو أزل الحقل إذا كان التخزين مجانيًا
- أضف ألوان بطاقاتك أو مواقع الرفوف كقائمة منسدلة
- اجعل الصورة إلزامية للأغراض مرتفعة القيمة مثل الدراجات
- عطّل نسخة المجيب إذا كنت لا تطلب عادةً عناوين البريد الإلكتروني للنزلاء
نصائح لتحسين نموذج تسجيل إيداع الأمتعة
- أرفق بطاقة المطالبة بالحقيبة قبل تعبئة النموذج، للتأكد من صحة الرقم
- صوّر الحقائب مع بطاقاتها في اللقطة نفسها
- طابق اسم المستلم مع هويته قبل تسليم الحقائب إلى شخص آخر
- راجع جدول الردود أسبوعيًا للتحقق من الحقائب التي تجاوزت تاريخ استلامها
- أبقِ غرفة الأمتعة مقفلة، ولا تفتح رابط النموذج إلا على جهاز الاستقبال اللوحي
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
يُحفظ كل تسجيل إيداع بصيغة PDF في خزنتك مع إرفاق الصور، ويُرسل إشعار بالبريد الإلكتروني إلى مالك النموذج. وإذا قدّم النزيل عنوان بريده الإلكتروني، تصله نسخة تعمل كإيصال رقمي إلى جانب البطاقة الورقية.
عند الاستلام، ابحث في جدول الردود باستخدام رقم البطاقة أو الاسم أو رقم الغرفة لعرض السجل. وصدّر البيانات إلى CSV لمعرفة ما يزال مخزنًا وما تأخر استلامه.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج تسجيل إيداع الأمتعة: الأسئلة الشائعة
هل نموذج تخزين الأمتعة هذا مجاني؟
نعم. إنه أحد القوالب الجاهزة في تطبيق Forms ضمن كل حساب FileIt، بما في ذلك الخطة المجانية.
هل يعبّئه النزلاء بأنفسهم؟
صُمم القالب ليعبّئه الموظفون بحضور النزيل، ثم يوقّع النزيل على الشاشة. ويمكنك مشاركة الرابط مع النزلاء بدلًا من ذلك، لكن ينبغي للموظفين التحقق من أرقام البطاقات في جميع الأحوال.
هل يمكن للنزيل الحصول على إيصال؟
نعم. إذا قدّم عنوان بريده الإلكتروني، ترسل إليه FileIt نسخة من النموذج المكتمل، مع التوقيع.
هل يمكنني تحصيل رسوم التخزين من خلال النموذج؟
لا. يمكنك تسجيل الرسوم المفروضة، لكن يُحصَّل المبلغ من خلال نظام المحاسبة أو حساب الغرفة الخاص بك.
ماذا يحدث للصور؟
تُرفق بالوثيقة المحفوظة في الخزنة والتي تُنشأ لتسجيل الإيداع، كما تظهر أيضًا في ملف PDF والرد.
هل يمكنني تسجيل وقت استلام الحقائب؟
يسجل القالب تسليم الحقائب للتخزين. وتنشئ بعض الفنادق نسخة منه كنموذج مختصر للاستلام، يتضمن رقم البطاقة واسم المستلم وتوقيعه.