什么是 团体旅行费用分摊协议？
团体旅行费用分摊协议是组织团体旅行的人与每位旅行者之间的一份简单合同。组织者通常会基于信任，先支付别墅、船只或租车等金额较大且通常不可退款的预订费用。如果有人临时退出或始终不支付余款，组织者或其他团员就得承担这笔费用。在预订前签署一份简短协议，可以让每个人都清楚约定内容。
本模板涵盖旅行安排、日期和团体人数；由组织者预订的共同费用；每位旅行者自行承担的费用；每人预计分摊金额及分摊方式；押金和余款的付款日期；付款方式；预订分工；逾期付款；组织者的职责和记录保存；退出和替代人员；整段行程取消；旅行保险和护照；损坏赔偿；以及旅行结束后的结算。将一份副本发送给每位旅行者，或将所有人添加为签署人。
- 适用场景
- 团体假期、别墅和小屋租赁、单身派对和婚前派对、滑雪旅行、音乐节
- 签署人
- 组织者和每位旅行者
- 退出处理
- 不可退款的押金；只有找到替代人员时才退款；或退款时扣除无法追回的费用
- 篇幅
- 约 2 页
何时使用团体旅行费用分摊协议
- 为一群朋友预订别墅或大型度假屋
- 组织单身派对或婚前派对周末活动
- 由一位亲属预订住宿的家庭团聚
- 组织者提前支付木屋或门票费用的滑雪旅行或音乐节行程
- 包含共同交通和住宿的体育俱乐部或社团旅行
填写内容
21 个空白项，然后填写每位签署人的姓名和邮箱：组织者, 旅行者。
1 行程
- 组织者全名*
- 旅行者全名*
- 行程*
- 目的地*
- 出发日期*
- 返程日期*
- 分摊费用的旅行者人数*
2 费用
- 共同费用*
- 每位旅行者自行承担*
- 货币*
- 每位旅行者的预计分摊额*
- 共同费用的分摊方式* 由所有同行人员平均分摊 · 按房间分摊，具体见“预订和房间”
3 付款
- 定金*
- 定金缴纳截止日期*
- 余款缴纳截止日期*
- 付款方式*
- 预订和房间
4 变更
- 如果旅行者退出* 定金不予退还。后续付款仅在有人替代其位置或组织者能够追回款项时退还 · 付款仅在有人替代其位置或组织者能够追回款项时退还 · 退还付款，但扣除组织者无法追回的任何费用
- 旅行保险* 强烈建议购买 · 必须购买
- 在以下期限内结清（行程结束后天数）*
- 适用法律（可选）
5 签署人
- 组织者 签名和日期 · 为团体预订行程并收取款项的人。
- 旅行者 签名和日期 · 向每位旅行者发送一份，或在编辑器中将其他人添加为额外签署人。
团体旅行费用分摊协议的内容
- 共同分摊的项目
- 旅行者的分摊额
- 付款
- 组织者的职责
- 如果旅行者退出
- 如果行程发生变更或取消
- 行程期间及结算
- 一般条款
逐步使用团体旅行费用分摊协议
1 描述旅行安排
填写旅行名称、目的地、日期以及共同分摊费用的旅行者人数。列出你要预订的共同费用，例如别墅、清洁费、租车和接送服务。列出每位旅行者自行承担的费用，例如机票、保险、餐饮和活动费用。
2 确定金额和日期
填写每位旅行者预计分摊的金额，并选择费用按人均等额分摊还是按房间分摊。设置押金及其截止日期、余款截止日期和付款方式。协议规定，最终分摊金额以实际费用为准，任何超过 10% 的变动都要通知团体。
3 选择退出规则
选择旅行者退出时的处理方式：押金不可退款，后续付款仅在有人替代其参加或款项能够追回时退款；只有找到替代人员或追回款项时才退款；或退款时扣除无法追回的费用。选择是否要求或强烈建议购买旅行保险。
4 发送给每位旅行者
添加旅行者为签署人并发送。对每位旅行者重复此操作，或在编辑器中将所有人添加为额外签署人。收到押金后再进行预订。你将拥有一份记录每个人约定内容的已签署文件。
发送前提示
- 在预订任何不可退款的项目之前收取押金，并将余款日期设在你向供应商付款截止日期前一到两周。
- 与团体分享预订确认信息和取消条款。协议承诺你会这样做。
- 鼓励购买包含取消保障的旅行保险。如果因生病无法出行，这通常是旅行者拿回款项的唯一途径。
- 使用共享电子表格或支付应用记录每个人的付款情况。协议要求组织者保存这份记录。
- 在旅行结束后按你设定的期限内完成结算，趁收据还清晰可查。
几分钟内在线签署
- 填写空白项。姓名、日期和金额会直接填入协议——预览会准确显示位置。
- 指定签署人。属于自己的部分请勾选“这是我”。FileIt 会生成 PDF，将每个签名和日期框放在正确位置；发送前你还可以检查或移动它们。
- 发送。每位签署人都会收到安全链接，可在任何设备上签署——无需账户。签署后的 PDF（含审计轨迹和完成证书）会存入你的保管库，并通过邮件发送给所有人。
团体旅行费用分摊协议：常见问题
有人退出时会怎样？
这取决于你选择的规则。旅行者必须始终以书面形式通知你，也可以提出一名团体认可的替代人员。根据你的选择，押金会被保留，后续付款仅在找到替代人员或追回退款时退还；或者退款时扣除无法追回的费用。
如果别墅或航空公司取消预订，组织者要负责吗？
根据本协议，不负责。协议说明组织者是团体成员，而不是旅行代理，不对供应商的失误负责。组织者会将任何退款或赔偿转交给团体，而无法追回的费用由全体成员分摊。
所有旅行者都要签署同一份文件吗？
模板设有一名组织者和一名旅行者，因此你可以向每位旅行者发送一份副本，并查看谁已签署。如果你更希望使用一份文件，可以在发送前于电子签名编辑器中将其他旅行者添加为签署人。
在线签署的团体旅行协议有效吗？
在美国（《电子签名法》（ESIGN Act）和《统一电子交易法》（UETA））、英国、欧盟（《电子身份识别、认证和信任服务条例》（eIDAS））和加拿大，电子签名通常对这类普通协议有效。FileIt 会保存审计轨迹，并将完成证书与已签署的 PDF 一起保存，作为记录签署人及签署时间的凭证。
这个模板免费吗？
是的。你可以在 FileIt 的 FileIt eSign 应用中免费使用此模板，收到文件的人无需拥有 FileIt 账户即可签署。