¿Qué es acuerdo para compartir los gastos de un viaje en grupo?
Un acuerdo para compartir los gastos de un viaje en grupo es un contrato sencillo entre la persona que organiza el viaje y cada viajero. Normalmente, la persona organizadora paga por adelantado reservas importantes, a menudo no reembolsables, como una villa, un barco o un coche de alquiler, confiando en el grupo. Si alguien se retira a última hora o nunca paga el resto, la persona organizadora o el resto del grupo acaba asumiendo ese coste. Un acuerdo breve firmado antes de reservar deja claras las condiciones para todos.
Esta plantilla incluye el viaje, las fechas y el tamaño del grupo; los gastos compartidos que reserva la persona organizadora; lo que cada viajero paga por su cuenta; la cantidad estimada por persona y cómo se divide; las fechas del depósito y del resto del pago; cómo pagar; quién reserva cada cosa; los pagos atrasados; la función de la persona organizadora y el registro de pagos; las bajas y sustituciones; la cancelación del viaje completo; el seguro de viaje y los pasaportes; los daños; y la liquidación de cuentas después del viaje. Envía una copia a cada viajero o añádelos a todos como firmantes.
- Ideal para
- Vacaciones en grupo, alquiler de villas y cabañas, despedidas de soltero o soltera, viajes de esquí y festivales
- Firmado por
- La persona organizadora y cada viajero
- Bajas
- Depósito no reembolsable, reembolsos solo con una sustitución o reembolsos menos los costes no recuperables
- Extensión
- Unas 2 páginas
Cuándo usar un acuerdo para compartir los gastos de un viaje en grupo
- Reservar una villa o una casa grande de vacaciones para un grupo de amigos
- Organizar un fin de semana de despedida de soltero o soltera
- Una reunión familiar en la que un familiar reserva el alojamiento
- Un viaje de esquí o a un festival en el que la persona organizadora paga por adelantado los alojamientos o las entradas
- Un viaje de un club deportivo o asociación con transporte y alojamiento compartidos
Lo que debes completar
21 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: organizador, viajero.
1 El viaje
- Nombre completo del Organizador*
- Nombre completo del Viajero*
- Viaje*
- Destino*
- Fecha de salida*
- Fecha de regreso*
- Número de viajeros que comparten los costes*
2 Costes
- Costes compartidos*
- Cada viajero paga por su cuenta*
- Moneda*
- Parte estimada por viajero*
- Los costes compartidos se dividen* a partes iguales entre todos los viajeros · por habitación, según se establece en «Reservas y habitaciones»
3 Pagos
- Depósito*
- Fecha límite para pagar el depósito*
- Fecha límite para pagar el saldo*
- Forma de pago*
- Reservas y habitaciones
4 Cambios
- Si el viajero se retira* El depósito no es reembolsable. Los pagos posteriores solo se reembolsan si un sustituto ocupa su lugar o el Organizador puede recuperar el dinero · Los pagos solo se reembolsan si un sustituto ocupa su lugar o el Organizador puede recuperar el dinero · Los pagos se reembolsan, menos los costes que el Organizador no pueda recuperar
- Seguro de viaje* muy recomendable · obligatorio
- Liquidación en un plazo de (días después del viaje)*
- Ley aplicable (opcional)
5 Quién firma
- Organizador firma y fecha · La persona que reserva y recauda el dinero del grupo.
- Viajero firma y fecha · Envía una copia a cada viajero o añade a los demás como firmantes adicionales en el editor.
Qué incluye el acuerdo para compartir los gastos de un viaje en grupo
- Qué se comparte
- La parte del Viajero
- Pagos
- Función del Organizador
- Si el Viajero se retira
- Si el viaje cambia o se cancela
- Durante el viaje y la liquidación
- Disposiciones generales
Cómo usar el acuerdo para compartir los gastos de un viaje en grupo, paso a paso
1 Describe el viaje
Introduce el nombre y el destino del viaje, las fechas y cuántos viajeros compartirán los gastos. Enumera los gastos compartidos que reservarás, como la villa, la tarifa de limpieza, el alquiler de coches y los traslados. Indica lo que cada viajero pagará por su cuenta, como los vuelos, el seguro, las comidas y las actividades.
2 Fija el dinero y las fechas
Introduce la cantidad estimada por viajero y elige si los gastos se dividirán a partes iguales o por habitación. Establece el depósito y su fecha límite, la fecha límite para pagar el resto y la forma de pago. El acuerdo indica que la cantidad final dependerá de los gastos reales y que avisarás al grupo de cualquier cambio superior al 10 %.
3 Elige la regla para las bajas
Elige qué ocurre si un viajero se retira: un depósito no reembolsable y el reembolso de los pagos posteriores solo si una sustitución ocupa su lugar o se puede recuperar el dinero; reembolsos solo con una sustitución o una recuperación del dinero; o reembolsos menos los costes que no puedas recuperar. Elige si el seguro de viaje es obligatorio o muy recomendable.
4 Envíaselo a cada viajero
Añade al viajero como firmante y envíale el documento. Repite el proceso con cada viajero o añádelos a todos como firmantes adicionales en el editor. Reserva cuando hayas recibido los depósitos. Tendrás un registro firmado de lo que todos han acordado.
Consejos antes de enviarlo
- Recoge los depósitos antes de reservar cualquier cosa no reembolsable y fija la fecha límite del resto del pago una o dos semanas antes de que venza tu propio pago al proveedor.
- Comparte con el grupo las confirmaciones de reserva y las condiciones de cancelación. El acuerdo establece que lo harás.
- Recomienda un seguro de viaje con cobertura de cancelación. A menudo es la única forma de que un viajero recupere su dinero si una enfermedad le impide viajar.
- Usa una hoja de cálculo compartida o una aplicación de pagos para controlar quién ha pagado. El acuerdo pide a la persona organizadora que conserve este registro.
- Liquida las cuentas dentro del plazo que hayas establecido después del viaje, mientras los recibos aún están recientes.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma y fecha en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Acuerdo para compartir los gastos de un viaje en grupo
¿Qué ocurre si alguien se retira?
Depende de la regla que elijas. El viajero siempre debe avisarte por escrito y puede proponer una sustitución que el grupo acepte. Según la opción que elijas, se conserva el depósito y los pagos posteriores solo se devuelven si hay una sustitución o se recupera el dinero, o se realizan los reembolsos descontando los costes que no puedas recuperar.
¿La persona organizadora es responsable si la villa o la aerolínea cancela?
No en virtud de este acuerdo. En él se indica que la persona organizadora es un miembro del grupo, no una agencia de viajes, y que no es responsable de los incumplimientos de los proveedores. La persona organizadora transfiere al grupo los reembolsos o las indemnizaciones que reciba, y los costes que no se puedan recuperar se reparten entre el grupo.
¿Todos los viajeros firman un mismo documento?
La plantilla incluye una persona organizadora y un viajero, por lo que puedes enviar una copia a cada viajero y comprobar quién ha firmado. Si prefieres un solo documento, añade a los demás viajeros como firmantes en el editor de firma electrónica antes de enviarlo.
¿Es válida una firma online en un acuerdo de viaje en grupo?
Por lo general, las firmas electrónicas son válidas para acuerdos ordinarios como este en EE. UU. (Ley de Firmas Electrónicas (ESIGN Act) y Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA)), el Reino Unido, la UE (Reglamento eIDAS (eIDAS)) y Canadá. FileIt conserva un registro de auditoría y un Certificado de finalización (Certificate of Completion) junto con el PDF firmado, como prueba de quién firmó y cuándo.
¿Esta plantilla es gratuita?
Sí. Puedes usar la plantilla gratis con la aplicación de firma electrónica de FileIt, y las personas a las que se la envíes no necesitan una cuenta de FileIt para firmar.