Apakah surat jemputan visa?
Apabila rakan atau saudara memohon visa pelawat, kedutaan (embassy) atau konsulat (consulate) selalunya mahu menerima pengesahan daripada orang yang akan mereka kunjungi. Surat jemputan visa (juga dipanggil surat jemputan) memaklumkan pegawai visa tentang siapa anda, siapa yang anda jemput dan sebabnya, bila mereka akan tiba dan berangkat, tempat mereka akan menginap serta pihak yang membayar.
Templat ini menghasilkan surat yang jelas daripada anda sebagai tuan rumah, yang dialamatkan kepada pejabat visa atau “Kepada pihak yang berkenaan (To whom it may concern)”. Surat ini menyenaraikan butiran anda (nama, alamat, status di negara tersebut, serta tarikh lahir dan pekerjaan anda jika perlu) dan butiran pelawat (nama seperti dalam pasport, tarikh lahir, kewarganegaraan, nombor pasport, alamat rumah, pekerjaan dan hubungan dengan anda), serta sesiapa yang mengembara bersama mereka. Surat ini menyatakan tujuan dan tarikh lawatan, sama ada pelawat menginap bersama anda secara percuma atau di tempat lain, serta pilihan yang terpakai daripada tiga pengaturan kos. Surat ini mengesahkan bahawa, setakat pengetahuan anda, pelawat bercadang untuk berangkat pada tarikh berlepas, bahawa keputusan terletak pada pihak berkuasa, dan bahawa maklumat yang diberikan adalah benar — dengan senarai pilihan dokumen yang anda sertakan.
Peraturan visa berbeza mengikut negara. Sesetengah negara memerlukan borang jemputan rasmi, atau surat yang disahkan oleh notari atau didaftarkan dengan pihak berkuasa tempatan — sentiasa semak panduan rasmi untuk negara yang akan dilawati.
- Sesuai untuk
- Permohonan visa pelawat dan visa pelancong untuk keluarga serta rakan
- Ditandatangani oleh
- Tuan rumah (orang yang dikunjungi)
- Meliputi
- Butiran tuan rumah dan pelawat, tujuan, tarikh, penginapan, pihak yang membayar, dokumen lampiran
- Panjang
- 1–2 halaman
Bila hendak menggunakan surat jemputan visa
- Ibu bapa yang mengunjungi anak lelaki atau perempuan yang tinggal di luar negara
- Saudara-mara yang datang untuk perkahwinan, kelahiran atau graduasi
- Rakan yang berkunjung untuk bercuti dan menginap bersama anda
- Sekumpulan keluarga yang mengembara bersama, dengan setiap pengembara disenaraikan
- Pelajar atau pekerja di luar negara yang menjemput keluarga untuk berkunjung
Perkara yang anda isi
23 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: hos.
1 Surat
- Tarikh surat*
- Ditujukan kepada
2 Anda (hos)
- Nama penuh anda*
- Tarikh lahir anda
- Alamat rumah anda*
- Nombor telefon dan e-mel anda*
- Status anda di negara ini*
- Pekerjaan dan majikan anda
3 Pelawat
- Nama penuh pelawat (seperti dalam pasport)*
- Tarikh lahir pelawat*
- Kewarganegaraan pelawat*
- Nombor pasport pelawat*
- Alamat rumah pelawat*
- Pekerjaan pelawat
- Pelawat ialah*
- Orang lain yang melancong bersama pelawat
4 Lawatan
- Tujuan lawatan*
- Tarikh ketibaan*
- Tarikh berlepas*
- Tempat penginapan pelawat* Di rumah saya · Di tempat lain
- Penginapan lain (jika bukan di rumah anda)
- Pihak yang membayar kos lawatan* Saya akan menyediakan penginapan dan makanan; pelawat membayar kos perjalanan · Saya akan membayar kos perjalanan, penginapan dan sara hidup pelawat · Pelawat akan membayar kos perjalanan dan sara hidupnya sendiri
- Dokumen yang dilampirkan
5 Siapa yang menandatangani
- Hos tandatangan dan tarikh · Orang yang menjemput pelawat. Hos menandatangani dokumen ini untuk mengesahkan bahawa butiran tersebut adalah benar.
Kandungan surat jemputan visa
- Tentang saya
- Tentang pelawat saya
- Lawatan
Cara menggunakan surat jemputan visa, langkah demi langkah
1 Semak keperluan rasmi
Rujuk panduan visa untuk negara yang akan dilawati. Jika pejabat visa mempunyai borang jemputan sendiri, atau memerlukan surat itu disahkan oleh notari atau didaftarkan, ikuti keperluan tersebut. Jika tidak, masukkan nama dan alamat bahagian visa, atau biarkan sebagai “Kepada pihak yang berkenaan (To whom it may concern)”.
2 Masukkan butiran dan status anda
Berikan nama, alamat dan butiran hubungan anda, serta status anda — contohnya warganegara, pemastautin tetap atau pelajar yang mempunyai permit sah sehingga tarikh tertentu. Tambahkan pekerjaan dan tarikh lahir anda jika diminta oleh pejabat visa.
3 Masukkan butiran pelawat dengan tepat
Gunakan nama dan nombor pasport pelawat tepat seperti yang tertera dalam pasport. Senaraikan sesiapa yang mengembara bersama mereka, seorang pada setiap baris.
4 Huraikan lawatan
Nyatakan tujuan secara jujur dan khusus, tarikh ketibaan dan keberangkatan, tempat mereka akan menginap serta pihak yang membayar. Jika anda yang membayar, senaraikan bukti yang anda sertakan, seperti penyata bank. Kemudian tandatangani dan hantar PDF tersebut kepada pelawat anda.
Petua sebelum menghantarnya
- Pastikan tarikh sepadan tepat dengan permohonan pelawat dan tempahan penerbangan.
- Bersikap jujur tentang tujuan lawatan. Visa pelawat biasanya tidak membenarkan pekerjaan, dan ketidakselarasan boleh menyebabkan permohonan ditolak.
- Jika anda menyatakan akan membayar, sertakan bukti kemampuan anda — penyata bank terkini atau surat pekerjaan.
- Sertakan salinan pasport atau permit kediaman anda serta bukti alamat jika panduan memintanya.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Surat jemputan visa
Adakah surat jemputan menjamin visa akan diluluskan?
Tidak. Surat ini menyokong permohonan, tetapi keputusan terletak sepenuhnya pada pihak berkuasa imigresen (immigration authorities) — dan surat ini menyatakannya demikian.
Adakah saya perlu membayar perbelanjaan pelawat saya?
Tidak. Pilih sama ada anda menyediakan penginapan dan makanan, membayar segala-galanya, atau pelawat menanggung perbelanjaan sendiri. Berikan maklumat yang tepat — pegawai visa mungkin meminta bukti.
Adakah surat ini perlu disahkan oleh notari?
Ia bergantung pada negara tersebut. Kebanyakan negara menerima surat yang ditandatangani, tetapi sesetengahnya memerlukan surat yang disahkan oleh notari atau borang rasmi mereka sendiri. Semak panduan untuk negara yang akan dilawati.
Adakah surat yang ditandatangani secara elektronik akan diterima?
Banyak pejabat visa menerima salinan elektronik atau salinan bercetak surat yang ditandatangani secara elektronik, dan tandatangan elektronik umumnya sah di AS (ESIGN Act dan UETA), UK, EU (eIDAS) serta Kanada. Sesetengah proses imigresen mewajibkan tandatangan dakwat basah atau pengesahan notari, jadi semak terlebih dahulu.
Adakah templat ini percuma?
Ya. Templat ini percuma untuk digunakan dengan aplikasi eSignature dalam FileIt.