Modèle 145 — Comunicación de datos al pagador (données IRPF pour les retenues)

Qu’est-ce que Modelo 145 ?

Le Modelo 145 est le formulaire de l’Agence fiscale espagnole (Agencia Tributaria, AEAT) qui permet d’indiquer à la personne qui vous paie — votre employeur, ou le payeur d’une pension ou d’autres revenus du travail — votre situation personnelle et familiale. Le payeur l’utilise pour calculer le taux de retenue (retención) applicable à l’impôt espagnol sur le revenu, l’impôt sur le revenu des personnes physiques (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, IRPF). Il joue un rôle très similaire à celui du W-4 aux États-Unis ou de la starter checklist au Royaume-Uni, et repose sur l’article 88 du règlement relatif à l’IRPF.

Le formulaire porte sur votre situation familiale, les enfants et petits-enfants qui vivent avec vous, les parents ou grands-parents qui vivent avec vous, tout handicap reconnu, les pensions fixées par décision judiciaire versées à un ancien conjoint ou à vos enfants, ainsi que quelques situations particulières, par exemple un déménagement pour un nouvel emploi. Vous n’êtes pas obligé de fournir ces informations, mais le formulaire précise que si vous omettez certains éléments, la retenue peut être supérieure à ce qu’elle devrait être — vous récupérerez alors la différence éventuelle dans votre déclaration d’impôt sur le revenu pour l’année concernée. Fournir des informations fausses ou incomplètes entraînant une retenue insuffisante constitue une infraction fiscale.

FileIt vous guide dans chaque partie du Modelo 145 en anglais, avec les termes espagnols affichés à côté, et inscrit vos réponses sur le PDF officiel de l’AEAT — sur l’exemplaire du payeur comme sur votre propre exemplaire. Votre nom et votre date de naissance peuvent être préremplis à partir des fiches Personnes de votre coffre-fort FileIt, la lettre de contrôle du NIF est vérifiée et le PDF final est enregistré dans votre coffre-fort. Vous pouvez l’imprimer ou l’envoyer pour signature électronique. FileIt n’envoie jamais rien à votre employeur ni à l’AEAT : vous remettez vous-même le formulaire signé à votre payeur.

Qui doit remplir Modelo 145 ?

• Les personnes qui commencent un nouvel emploi en Espagne, qu’elles soient de nationalité espagnole ou étrangères résidentes titulaires d’un NIE.
• Les retraités et autres personnes percevant des revenus du travail (rendimientos del trabajo) sur lesquels le payeur retient l’IRPF.
• Toute personne dont la situation familiale a changé — naissance ou adoption, mariage, séparation, enfant qui atteint 25 ans ou parent qui vient vivre avec elle.
• Les parents dont les enfants vivent uniquement avec eux et qui souhaitent que ces enfants soient comptabilisés intégralement plutôt que répartis avec l’autre parent.
• Les personnes présentant un handicap reconnu de 33 % ou plus, ou qui prennent en charge des enfants ou des ascendants présentant un tel handicap.
• Les personnes qui versent une pension compensatoire à un ancien conjoint ou une pension alimentaire à leurs enfants en vertu d’une décision judiciaire.

Quand utiliser Modelo 145

• Au début d’un nouvel emploi ou d’une nouvelle relation de travail, afin que vos premières fiches de paie tiennent déjà compte de votre situation.
• Chaque fois qu’un élément demandé par le formulaire change — nouveaux enfants, changement des revenus de votre conjoint, parent qui emménage, nouvelle évaluation du handicap ou nouvelle décision judiciaire.
• Lorsque vous avez déménagé dans une nouvelle commune pour prendre un emploi après avoir été inscrit comme demandeur d’emploi, afin d’indiquer au payeur la date du déménagement.
• Si vous constatez qu’un montant d’impôt trop élevé ou trop faible est retenu et que les informations enregistrées à votre sujet ne sont plus à jour.

Ce qu’il vous faut avant de commencer

• Votre NIF — le numéro et la lettre figurant sur votre DNI, ou votre NIE si vous êtes de nationalité étrangère.
• Le NIF de votre conjoint, si vous êtes marié et que votre conjoint ne gagne pas plus de 1 500 euros par an.
• L’année de naissance de chaque enfant ou descendant de moins de 25 ans qui vit avec vous (ou de tout âge s’il présente un handicap), ainsi que l’année de l’adoption ou du placement lorsque cela s’applique.
• L’année de naissance de chaque parent ou grand-parent âgé de 65 ans ou plus (ou plus jeune s’il présente un handicap) qui vit avec vous au moins la moitié de l’année.
• Tout certificat officiel de handicap vous concernant, concernant vos enfants ou vos ascendants, indiquant le degré reconnu.
• La décision judiciaire fixant toute pension compensatoire ou pension alimentaire pour enfants que vous devez verser, avec les montants annuels.
• La date de votre déménagement, si vous avez emménagé dans une nouvelle commune pour prendre cet emploi après avoir été inscrit comme demandeur d’emploi.
• Le nom de votre employeur ou de votre payeur, pour l’accusé de réception.

Contenu de Modelo 145

L’édition 2026 comporte 2 pages. FileIt le demande en 7 parties, et il est signé par Employee et Employer :

1. 1. Your details (Datos del perceptor)Employee
2. 2. Children and other descendants who live with you (Hijos y otros descendientes)Employee
3. 3. Parents and grandparents who live with you (Ascendientes)Employee
4. 4. Court-ordered payments to a spouse or children (Pensiones y anualidades)Employee
5. 5. Mortgage payments on your main home (Vivienda habitual)Employee
6. 6. Date and signature (Fecha y firma de la comunicación)Employee
7. 7. Acknowledgement of receipt (Acuse de recibo)Employer

Comment remplir Modelo 145, étape par étape

1 1. Datos del perceptor que efectúa la comunicación (vos coordonnées)

Indiquez votre NIF, vos noms et votre prénom, ainsi que votre année de naissance. Cochez ensuite une case correspondant à votre situation familiale. La case 1 concerne les personnes célibataires, veuves, divorcées ou légalement séparées dont les enfants mineurs non mariés de moins de 18 ans (ou les enfants déclarés judiciairement incapables) vivent uniquement avec elles, et non aussi avec l’autre parent — vous devez alors inscrire au moins un enfant dans la partie 2. La case 2 concerne les personnes mariées et non légalement séparées dont le conjoint gagne au plus 1 500 euros par an, hors revenus exonérés ; vous indiquez alors le NIF de votre conjoint. La case 3 couvre toutes les autres situations, et le formulaire vous demande également de la cocher si vous préférez ne pas répondre.

Cette même partie porte sur votre propre handicap reconnu (de 33 % à moins de 65 %, ou 65 % ou plus, et sur le fait que vous ayez ou non besoin de l’aide d’autres personnes ou une mobilité réduite), la date d’un éventuel déménagement pour mobilité géographique et une case concernant les revenus dont la période de génération dépasse deux ans au cours des cinq années fiscales précédentes. La plupart des personnes laissent cette dernière case vide. FileIt vérifie la lettre de contrôle de chaque NIF saisi.

2 2. Hijos y otros descendientes (enfants et autres descendants)

Inscrivez les enfants et autres descendants qui vivent avec vous et dont les revenus annuels ne dépassent pas 8 000 euros : ceux de moins de 25 ans, ou de tout âge s’ils présentent un handicap reconnu. Pour chacun, indiquez l’année de naissance et, pour les enfants adoptés ou placés, l’année de l’adoption ou du placement — pour un enfant adopté après avoir été placé, indiquez uniquement l’année du placement.

Cochez les cases relatives au handicap lorsqu’elles s’appliquent, ainsi que la case « cómputo por entero » si l’enfant vit uniquement avec vous et non avec l’autre parent (ou, pour un petit-enfant, non avec un autre grand-parent), afin que l’enfant soit comptabilisé intégralement pour vous. Le formulaire prévoit quatre lignes ; s’il y en a davantage, il vous demande de joindre un autre exemplaire pour le cinquième enfant et les suivants.

3 3. Ascendientes (parents et grands-parents)

Inscrivez les parents, grands-parents et autres ascendants âgés de 65 ans ou plus, ou plus jeunes s’ils présentent un handicap reconnu, qui vivent avec vous au moins la moitié de l’année et dont les revenus annuels ne dépassent pas 8 000 euros. Indiquez pour chacun l’année de naissance et, le cas échéant, le handicap.

Si un ascendant vit également au moins la moitié de l’année avec d’autres descendants du même degré que vous — généralement vos frères et sœurs — indiquez le nombre total de descendants avec lesquels il vit, vous compris. Laissez cette case vide s’il vit uniquement avec vous. Le formulaire prévoit deux lignes pour les ascendants.

4 4. Pensiones compensatorias y anualidades por alimentos (pensions et pensions alimentaires fixées par décision judiciaire)

Indiquez le montant annuel de toute pension compensatoire que vous devez verser à votre conjoint ou ancien conjoint, ainsi que de toute pension alimentaire que vous devez verser pour vos enfants, mais uniquement lorsque ces montants sont fixés par une décision judiciaire (resolución judicial). Les versements volontaires ne doivent pas être indiqués ici.

FileIt accepte les montants écrits au format espagnol, par exemple 3.600 ou 3.600,50, et les imprime tels que vous les saisissez.

5 5. Pagos por la vivienda habitual (remboursements d’emprunt pour la résidence principale)

Cette case concerne uniquement les personnes qui ont acheté leur résidence principale ou payé des travaux de rénovation avant le 1 January 2013, et qui remboursent un emprunt leur ouvrant droit à la déduction IRPF pour résidence principale. Le formulaire ajoute une seconde condition : vos revenus bruts totaux du travail provenant de tous vos payeurs doivent être inférieurs à 33,007.20 euros par an (le montant imprimé sur cette édition).

Si les deux conditions sont remplies, cochez la case. Sinon, laissez-la vide.

6 6. Fecha y firma de la comunicación (date et signature)

Indiquez le lieu et la date, puis signez. En signant, vous déclarez être contribuable au titre de l’IRPF, certifiez l’exactitude des informations et remettez à votre payeur cette déclaration de votre situation personnelle et familiale, ou d’une modification de celle-ci, conformément à l’article 88 du règlement relatif à l’IRPF.

FileIt imprime la date selon le format du formulaire — jour, mois en espagnol et année — et reproduit toutes les informations sur votre propre exemplaire.

7 7. Acuse de recibo (accusé de réception)

Cette partie est réservée au payeur. L’entreprise ou l’organisation indique son nom, le lieu et la date, puis une personne autorisée signe et tamponne le formulaire pour accuser réception du formulaire et des éventuels documents. Si votre employeur utilise FileIt, il peut également remplir cette partie ; sinon, laissez-le la compléter sur papier. Conservez l’exemplaire du salarié une fois l’accusé de réception établi.

Erreurs fréquentes à éviter

• Cocher la case 2 sans indiquer le NIF de votre conjoint — le formulaire l’exige chaque fois que la case 2 est cochée.
• Cocher la case 1 sans inscrire d’enfant ou de descendant dans la partie 2 ; la case 1 ne s’applique que lorsqu’au moins un enfant y est inscrit.
• Inclure des enfants âgés de 25 ans ou plus qui ne présentent pas de handicap reconnu, ou des enfants ou ascendants dont les revenus annuels dépassent 8 000 euros.
• Inscrire un parent ou un grand-parent de moins de 65 ans qui ne présente pas de handicap reconnu, ou une personne qui vit avec vous moins de la moitié de l’année.
• Indiquer des versements volontaires à un ancien partenaire dans la partie 4 — seuls les montants fixés par une décision judiciaire sont pris en compte.
• Cocher la case relative à l’emprunt de la résidence principale lorsque le logement a été acheté après le 1 January 2013.
• Oublier de remettre un nouveau Modelo 145 à votre payeur lorsque votre situation change, ce qui peut entraîner une retenue d’impôt insuffisante pendant l’année.
• Mal recopier un DNI ou un NIE — la dernière lettre est une lettre de contrôle, et FileIt vous avertit si elle ne correspond pas au numéro.

Après l’avoir rempli

Signez la partie 6 — à la main sur le formulaire imprimé, ou au moyen de la signature électronique facultative de FileIt si votre employeur l’accepte — puis remettez le formulaire à votre employeur ou à votre payeur. Le Modelo 145 n’est pas envoyé à l’Agencia Tributaria ; le payeur le conserve et l’utilise pour calculer votre retenue. Le payeur accuse réception dans la partie 7 et doit vous restituer votre exemplaire.

Le PDF final, avec les deux exemplaires, est enregistré dans votre coffre-fort FileIt sous la personne à laquelle il correspond, afin que vous conserviez une trace de ce que vous avez indiqué à votre payeur et de la date. Conservez les justificatifs, tels que les certificats de handicap ou les décisions judiciaires, à côté du formulaire.

Remplissez un nouveau Modelo 145 chaque fois que votre situation change au cours de l’année, et vérifiez à nouveau vos informations au début de chaque année. Si la retenue s’avère trop élevée, toute différence est régularisée dans votre déclaration annuelle d’IRPF.

Modelo 145 : questions fréquentes

Sources officielles

• Formulaire vierge (PDF), publié par Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) : https://sede.agenciatributaria.gob.es/static_files/Sede/Procedimiento_ayuda/G603/mod145_es_es.pdf
• Instructions et conseils officiels : https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/procedimientoini/G603.shtml
• Édition affichée sur cette page : Modelo 145 (AEAT PDF 'Modelo 145_2024', no edition date printed) (vérifiée le 2026-09-26).

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