Quel est le modèle de formulaire demande de garantie ?
Les demandes de garantie qui commencent par un e-mail disant « ça ne fonctionne plus » nécessitent généralement trois ou quatre réponses avant que quiconque puisse décider quoi faire : quel modèle, quel numéro de série, quand et où il a été acheté, quel est exactement le problème, et s'il est tombé ou a été réparé. Les clients sont frustrés et les demandes restent en suspens.
Ce modèle de demande de garantie demande toutes les informations en une seule fois. Les clients indiquent leurs coordonnées et leurs informations de livraison, identifient le produit avec son modèle et son numéro de série, importent un reçu, décrivent la panne et ce qu'ils ont déjà essayé, joignent des photos et indiquent s'ils souhaitent une réparation, un remplacement ou un remboursement — ainsi que la manière dont le produit pourrait vous parvenir s'il doit être inspecté.
Chaque demande est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, avec le reçu et les photos joints, afin que votre équipe de service dispose d'un dossier complet à examiner dès le premier jour.
- Idéal pour
- Les fabricants, détaillants et réparateurs qui traitent des demandes de garantie produit
- Rempli par
- Les clients dont le produit défectueux est encore sous garantie
- Durée de remplissage
- Environ 5 à 7 minutes avec le reçu à portée de main
- Comprend
- Justificatif d'achat et importation de photos, question de suivi sur les dommages et solution souhaitée par le client
Qui utilise un formulaire demande de garantie ?
- Une marque d'électroménager qui reçoit directement les demandes de garantie de ses clients
- Une boutique en ligne qui traite les demandes concernant les produits défectueux qu'elle vend
- Un fabricant de meubles qui évalue les demandes concernant des pièces ou des finitions endommagées
- Un magasin de vélos ou d'électronique qui recueille les demandes à transmettre au fabricant
- Un installateur qui gère les interventions sous garantie pour les systèmes qu'il a installés
- Une petite marque qui remplace les e-mails de garantie par une procédure de demande uniforme
Questions de ce formulaire demande de garantie
28 questions sur 4 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Vos coordonnées
- Votre nom*
- E-mail*
- Téléphone
- Adresse*
- Présentez-vous une demande au nom d’une entreprise ?
- Nom de l’entreprise affichée uniquement si applicable
2 Le produit
- Nom du produit*
- Numéro de modèle*
- Numéro de série
- Date d’achat*
- Où l’avez-vous acheté ?*
- Numéro de commande ou de reçu
- Était-ce un cadeau ?
- Justificatif d’achat*
- Photo de l’étiquette portant le numéro de série
3 Le problème
- Quel est le problème ?* Il ne fonctionne pas du tout · Il fonctionne par intermittence · Une pièce est défectueuse ou cassée · Il fonctionne, mais pas comme il le devrait · Il est arrivé endommagé · Des pièces manquent
- Quand le problème a-t-il commencé ?*
- Comment le produit a-t-il été utilisé ?* À la maison, conformément à son usage prévu · Dans un cadre professionnel ou commercial · Autre
- Décrivez le défaut*
- Qu’avez-vous essayé jusqu’à présent ?
- Le produit est-il tombé, a-t-il été endommagé, modifié ou réparé par une autre personne ?*
- Veuillez nous expliquer ce qui s’est passé* affichée uniquement si applicable
- Photos du défaut
4 Résolution du problème
- Que souhaitez-vous que nous fassions ?* Le faire réparer · Le remplacer · Le faire rembourser · Je ne sais pas — veuillez me conseiller
- Avez-vous encore l’emballage d’origine ?
- Si nous devons l’examiner, comment pourriez-vous nous le faire parvenir ?* Je peux l’envoyer par la poste ou par coursier · Je peux le déposer · Il doit être récupéré · Il est installé et nécessite une intervention sur place
- Quand êtes-vous généralement disponible ? affichée uniquement si applicable
- Déclaration*
Le formulaire demande de garantie, page par page
1 Vos coordonnées
Le client indique ses nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et l'adresse à laquelle un produit réparé ou de remplacement doit être envoyé. S'il fait une demande pour une entreprise, un champ permettant d'indiquer le nom de l'entreprise s'affiche.
2 Le produit
Le client identifie le produit par son nom, son numéro de modèle et son numéro de série (avec une indication précisant que celui-ci se trouve généralement sur une étiquette au dos ou sous le produit), puis indique la date d'achat, le lieu d'achat, le numéro de commande ou de reçu et s'il s'agissait d'un cadeau. Il doit importer un justificatif d'achat et peut ajouter une photo de l'étiquette portant le numéro de série.
3 Le problème
Une question obligatoire permet de classer la panne — ne fonctionne pas du tout, fonctionne par intermittence, pièce défectueuse, ne fonctionne pas comme prévu, arrivé endommagé ou pièces manquantes — puis le client indique quand elle a commencé et comment le produit a été utilisé : à domicile, à titre commercial ou autrement.
Il décrit la panne, notamment les codes d'erreur, les bruits ou les odeurs, ainsi que ce qu'il a essayé. Une question obligatoire par oui/non demande si le produit est tombé, a été endommagé, modifié ou réparé par quelqu'un d'autre ; une réponse positive demande ce qui s'est passé. Jusqu'à cinq photos peuvent être jointes.
4 Régler le problème
Le client indique s'il souhaite une réparation, un remplacement, un remboursement ou des conseils, s'il possède encore l'emballage d'origine et comment le produit pourrait vous parvenir — envoyé par la poste, déposé, récupéré ou dans le cadre d'une visite sur site, pour laquelle il indique ses disponibilités habituelles. Il confirme que ses informations sont exactes et que la demande sera évaluée conformément aux conditions de garantie.
Personnalisez le modèle
- Remplacez le champ du nom du produit par une liste déroulante de votre propre gamme de produits
- Ajoutez la durée de votre garantie et un lien vers les conditions complètes dans le texte d'introduction
- Supprimez l'option de remboursement si votre garantie couvre uniquement la réparation ou le remplacement
- Ajoutez une question sur l'extension de garantie ou les numéros d'enregistrement si vous en proposez
- Acheminez les demandes vers un dossier Garantie dans votre coffre-fort, avec un sous-dossier par gamme de produits
- Ajoutez la boîte de réception de votre équipe de service aux e-mails de notification
Conseils pour un meilleur formulaire demande de garantie
- Vérifiez la date d'achat par rapport à la durée de votre garantie avant toute autre chose
- Demandez un lien vers une vidéo par e-mail si la panne est intermittente et difficile à montrer en photo
- Répondez rapidement avec une référence de demande, même si l'évaluation prend plus de temps
- Recherchez les pannes récurrentes dans les demandes — elles peuvent révéler un problème de lot ou de conception
- Indiquez aux clients comment emballer le produit en toute sécurité si vous leur demandez de vous l'envoyer
- Conservez le PDF de la demande avec le dossier de réparation ou de remplacement afin de garder tout l'historique au même endroit
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque demande est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort, avec le justificatif d'achat, la photo de l'étiquette et les photos de la panne en pièces jointes. Lorsque les notifications au propriétaire sont activées, votre équipe de service reçoit immédiatement un e-mail et le client reçoit une copie de sa soumission.
Le tableau des réponses vous permet de suivre chaque demande et de les exporter au format CSV, ce qui facilite l'identification des produits ou des lots présentant des pannes récurrentes. L'évaluation de la demande et l'organisation de la réparation, du remplacement ou du remboursement s'effectuent selon votre procédure habituelle.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande de garantie : questions fréquentes
Ce formulaire de demande de garantie est-il gratuit ?
Oui. Il s'agit d'un modèle de départ dans l'application FileIt Forms, et vous pouvez modifier chaque question, y compris les options de résolution d'une demande.
Les clients doivent-ils avoir un compte pour envoyer une demande ?
Non. Les clients utilisent le lien du formulaire et l'envoient sans créer de compte.
Le formulaire vérifie-t-il si le produit est encore sous garantie ?
Non. Il recueille la date d'achat et le justificatif d'achat afin que votre équipe puisse vérifier la demande au regard de vos conditions de garantie.
Les clients peuvent-ils importer des vidéos de la panne ?
Les importations acceptent les photos et les PDF. Si vous avez besoin de vidéos, demandez au client de partager un lien dans la description de la panne.
Pouvons-nous utiliser ce formulaire pour des articles achetés auprès d'autres détaillants ?
Oui. Le formulaire demande où le produit a été acheté ; il fonctionne donc que les clients aient acheté directement auprès de vous ou par l'intermédiaire d'un magasin ou d'un site web.
Comment informer le client du résultat ?
Répondez à l'adresse e-mail indiquée dans la demande. Le formulaire enregistre la demande ; les décisions et le suivi se font en dehors de celui-ci.