Quel est le modèle de formulaire fiche d'accueil pour réparation automobile ?
La plupart des désaccords dans un garage viennent de l'accueil : une rayure qui « était déjà là », des travaux que le client affirme ne pas avoir autorisés ou un vague « elle fait un bruit ». Une fiche d'accueil complète règle ces trois problèmes avant l'entrée de la voiture à l'atelier.
Ce modèle enregistre le client et ses coordonnées, le véhicule, le relevé du compteur et le niveau de carburant, ainsi que le problème en détail : circonstances d'apparition, voyants d'alerte et date de début. La dernière page consigne les dommages existants avec des photos et l'autorisation du client : diagnostic uniquement, réparation dans la limite d'un montant ou prestation réservée uniquement.
Chaque fiche d'accueil est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, avec la signature et les photos du client, qui peut également en recevoir une copie.
- Idéal pour
- Garages indépendants, mécaniciens, carrossiers et centres de montage de pneus
- Remplie par
- Le client lors du dépôt, souvent avec un conseiller de service
- Durée de remplissage
- Environ 4 à 6 minutes
- Comprend
- Liste de symptômes, photos des dommages, limite de réparation, autorisation signée
Qui utilise un formulaire fiche d'accueil pour réparation automobile ?
- Un client dépose une voiture avant d'aller travailler avec une panne intermittente
- Un carrossier consigne les dommages existants avant une réparation après collision
- Un gestionnaire de flotte autorise des réparations dans la limite d'un montant sur un utilitaire de société
- Un centre de montage de pneus prend en charge une voiture pour de nouveaux pneus et un réglage de la géométrie
- Un mécanicien mobile enregistre la voiture et le problème au domicile du client
- Un client utilisant une boîte à clés remplit la fiche en ligne avant l'ouverture du garage
Questions de ce formulaire fiche d'accueil pour réparation automobile
36 questions sur 4 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Client
- Votre nom*
- Téléphone mobile*
- Meilleur moyen de vous joindre* Appel téléphonique · Message texte · E-mail
- Entreprise / parc automobile (si véhicule professionnel)
- Date de dépôt*
- Date à laquelle vous en avez besoin
- Avez-vous besoin d'un véhicule de courtoisie ou d'un trajet ?*
2 Véhicule
- Marque*
- Modèle*
- Année*
- Couleur
- Plaque d'immatriculation*
- VIN
- Relevé du compteur kilométrique*
- Unités* Miles · Kilomètres
- Niveau de carburant / de charge Vide · ¼ · ½ · ¾ · Plein
- Carburant Essence · Diesel · Hybride · Électrique
3 Le problème
- De quoi avez-vous besoin ?* Diagnostiquer une panne · Entretien périodique · Freins · Pneus · Vidange · Contrôle de sécurité / des émissions · Carrosserie / réparation après collision · Électricité · Climatisation · Voyant allumé
- Décrivez le problème*
- Quand cela se produit-il ? Au démarrage à froid · Une fois le moteur chaud · À grande vitesse · Lors du freinage · Dans les virages · Au ralenti · En permanence · Par intermittence
- Des voyants sont-ils allumés ?*
- Lesquels ?* affichée uniquement si applicable
- Quand cela a-t-il commencé ?
- Réparations récentes liées à ce problème
- Photos
4 État et autorisation
- Y a-t-il des dommages existants à signaler lors du dépôt ?*
- Dommages existants* affichée uniquement si applicable
- Photos des dommages existants affichée uniquement si applicable
- La clé antivol des écrous de roue est-elle laissée dans le véhicule ?
- Les effets personnels ont-ils été retirés du véhicule ?
- Que pouvons-nous faire ?* Diagnostiquer uniquement — m'appeler avec un devis avant toute réparation · Diagnostiquer et réparer jusqu'à un certain montant sans m'appeler · Effectuer l'entretien réservé ; m'appeler pour tout travail supplémentaire
- Limite de réparation* affichée uniquement si applicable
- Vous restituer les pièces remplacées ?
- Autorisation*
- Signature du client*
Le formulaire fiche d'accueil pour réparation automobile, page par page
1 Client
Le nom du client, son mobile, son adresse e-mail et son mode de contact préféré (appel, SMS ou e-mail) sont indiqués en premier, avec le nom de l'entreprise ou de la flotte pour les véhicules professionnels. La date du dépôt et l'indication de la nécessité d'un véhicule de courtoisie ou d'un moyen de transport sont obligatoires ; une date de restitution souhaitée est facultative.
2 Véhicule
La marque, le modèle, l'année, la plaque d'immatriculation et le relevé du compteur avec les unités sont obligatoires. La couleur, le VIN, le niveau de carburant ou de charge et le type de carburant sont facultatifs.
3 Le problème
Le client coche ce dont il a besoin, du diagnostic et de l'entretien aux freins, pneus, travaux de carrosserie, électricité et climatisation, puis décrit le problème avec ses propres mots. Une liste permet d'indiquer quand il se produit : démarrage à froid, moteur chaud, à vitesse élevée, au freinage, dans les virages, au ralenti, en permanence ou par intermittence. Les voyants d'alerte nécessitent des précisions si la réponse est oui. La date de début, les réparations récentes associées et les photos sont facultatives.
4 État et autorisation
Une question obligatoire porte sur les dommages existants ; en cas de réponse positive, une description est obligatoire et des photos peuvent être ajoutées. Des questions sur la clé antivol des roues et les effets personnels suivent. Le client choisit ce que le garage peut faire : effectuer uniquement le diagnostic, réparer dans la limite d'un montant (qui doit être saisi) ou réaliser uniquement la prestation réservée, avec un appel pour tout travail supplémentaire. Il indique si les pièces remplacées doivent lui être restituées, accepte la déclaration d'autorisation et signe.
Personnalisez le modèle
- Modifiez la déclaration d'autorisation pour l'adapter aux conditions de votre garage et à vos frais de diagnostic
- Remplacez la liste des prestations par celles que vous proposez
- Modifiez la devise de la limite de réparation
- Classez les fiches d'accueil par client ou par plaque d'immatriculation
- Partagez le formulaire sous forme de lien d'accueil en ligne pour les clients utilisant une boîte à clés
- Ajoutez un champ pour votre numéro de fiche de travail ou d'ordre de réparation
Conseils pour un meilleur formulaire fiche d'accueil pour réparation automobile
- Faites le tour du véhicule avec le client et photographiez ensemble tous les dommages
- Demandez quand le problème survient : c'est le moyen le plus rapide d'établir un diagnostic
- Enregistrez toujours le kilométrage et le niveau de carburant
- Confirmez la limite de réparation avant de commencer les travaux
- Appelez systématiquement avant de dépasser ce qui a été autorisé
- Conservez les pièces remplacées si le client l'a demandé
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
La fiche d'accueil est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt avec les photos et la signature du client, qui peut en recevoir une copie par e-mail.
Les conseillers de service travaillent généralement depuis le tableau des réponses pour planifier les interventions de la journée, puis classent les factures dans le même dossier client.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Fiche d'accueil pour réparation automobile : questions fréquentes
Ce modèle de fiche d'accueil pour réparation automobile est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l'application Forms de chaque compte FileIt, y compris dans l'offre gratuite, et vous pouvez modifier chaque question pour l'adapter à votre façon de travailler.
Les clients peuvent-ils remplir la fiche avant leur arrivée ?
Oui. Partagez le lien du formulaire pour un accueil en ligne ; le client le remplit et le signe sur son téléphone.
Comment fonctionne la limite de réparation ?
Si le client choisit « Diagnostiquer et réparer dans la limite d'un montant », il doit saisir le montant. Tout dépassement nécessite un nouvel appel.
Puis-je enregistrer les dommages existants ?
Oui. Une question obligatoire porte sur les dommages existants ; en cas de réponse positive, une description est obligatoire et jusqu'à huit photos peuvent être ajoutées.
Puis-je modifier le texte de l'autorisation ?
Oui. Modifiez la déclaration pour l'adapter à vos conditions, notamment aux éventuels frais de diagnostic que vous appliquez.
Est-ce adapté aux motos ou aux utilitaires ?
Oui. Les champs du véhicule sont généraux et vous pouvez renommer les libellés si nécessaire.