¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de beca?
Un formulario de solicitud de beca reúne en un mismo lugar todo lo que un comité de selección necesita de un estudiante: trayectoria académica, declaración personal, dos referencias y expediente académico, en lugar de que los solicitantes envíen documentos por separado que llegan en distintos momentos y formatos. Está diseñado para que comparar candidatos sea justo y sencillo.
Recibir solicitudes por correo electrónico implica reclamar expedientes que faltan, dar formato a ensayos que llegan en distintos tipos de archivo y comprobar manualmente qué referencias han respondido. Un formulario solicita todos los elementos necesarios desde el principio y no permite enviar la solicitud sin lo esencial, por lo que el comité no tiene que esperar documentación antes de empezar a revisar.
Esta plantilla funciona en la app Forms de FileIt, incluida en todas las cuentas de FileIt, también en el plan gratuito. Los solicitantes la completan sin necesitar una cuenta propia de FileIt, y cada solicitud —ensayo, expediente y cualquier otro archivo— se guarda automáticamente como PDF en tu bóveda, lista para que el comité de selección la revise.
- Ideal para
- Centros escolares, universidades, fundaciones y organizaciones que conceden becas o ayudas
- Quién lo completa
- Estudiantes que solicitan financiación
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 25–30 minutos
- Incluye
- Declaración personal, dos secciones para referencias, pregunta sobre necesidad económica, carga del expediente y firma
¿Quién usa un formulario de solicitud de beca?
- Una fundación que organiza cada año una beca para estudiantes que acceden a la educación superior
- Un centro escolar que concede una ayuda según la necesidad económica y el mérito académico
- Una entidad de financiación de estudios de posgrado que reúne la declaración personal y el expediente académico
- Un solicitante que incluye premios, liderazgo y voluntariado junto con sus calificaciones
- Un comité que compara ensayos y aportaciones de las referencias entre los candidatos preseleccionados
- Una organización que comprueba si los solicitantes han pedido o recibido otra financiación este año
Preguntas de este formulario de solicitud de beca
32 preguntas en 5 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Nombre completo*
- Fecha de nacimiento*
- Ciudadanía / residencia
- Correo electrónico*
- Teléfono*
- Domicilio*
2 Estudios y logros
- Centro escolar, instituto o universidad actual*
- Nivel actual* Educación secundaria / bachillerato · Estudios universitarios · Posgrado · Formación profesional / técnica · Otro
- Área de estudio (prevista o actual)*
- Promedio de calificaciones
- Fecha prevista de graduación
- Premios, actividades y liderazgo
- ¿Solicitas la beca por necesidad económica?*
- Cuéntanos brevemente sobre tu situación solo se pregunta cuando corresponde
- Importe solicitado (si corresponde)
3 Declaración personal
- Tu ensayo*
- O súbelo en su lugar (opcional)
4 Referencias
- Nombre*
- Cargo / relación*
- Correo electrónico*
- Teléfono
- Nombre*
- Cargo / relación*
- Correo electrónico*
- Teléfono
5 Documentos y declaración
- Expediente académico o informe más reciente*
- Otros documentos justificativos (opcional)
- ¿Has solicitado o recibido otras becas o subvenciones este año?*
- ¿Cuáles y por qué importe? solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Cómo conociste esta beca? Centro escolar o profesor · Sitio web · Redes sociales · Amigo o familiar · Otro
- Declaración*
- Firma*
El formulario solicitud de beca, página por página
1 Sobre ti
El formulario recopila Nombre completo, Fecha de nacimiento, Ciudadanía / residencia opcional, Correo electrónico, Teléfono y Dirección particular: la información básica de identificación que toda solicitud necesita antes de valorar los datos académicos.
2 Estudios y logros
Centro escolar, universidad o centro de estudios actual, Nivel actual (desde secundaria hasta posgrado o formación profesional), Campo de estudio, Nota media y Fecha prevista de graduación establecen la base académica. Premios, actividades y liderazgo es un campo abierto amplio para cualquier aspecto del que el solicitante se sienta orgulloso, desde premios académicos hasta responsabilidades de cuidado. ¿Solicitas la beca por necesidad económica? abre una declaración opcional y confidencial sobre las circunstancias, junto con un campo de Importe solicitado cuando sea pertinente.
3 Declaración personal
Una breve indicación pide explicar, en un máximo de 600 palabras, por qué el solicitante presenta su candidatura, qué espera conseguir y cómo le ayudaría la beca a lograrlo. El campo Tu ensayo permite escribir la respuesta directamente en el formulario, con una carga opcional de archivos para quien prefiera redactarlo en otro lugar, aunque también se le pide pegar un breve resumen en el campo principal.
4 Referencias
Dos secciones claramente identificadas —Referencia 1 y Referencia 2— solicitan el nombre, cargo o relación, correo electrónico y teléfono. La descripción de esta página recuerda a los solicitantes que las referencias deben ser personas que conozcan su trabajo, no familiares, lo que mantiene una calidad homogénea en todas las solicitudes.
5 Documentos y declaración
La carga obligatoria del Expediente académico o informe más reciente (en esta fase se acepta una copia no oficial) y la carga opcional de otros documentos justificativos, como un portfolio o una prueba de ingresos, completan la documentación. ¿Has solicitado o recibido otras becas o ayudas este año? y ¿Cómo te enteraste de esta beca? cierran las preguntas prácticas, antes de una declaración que confirma que la solicitud y el ensayo son obra del solicitante, que se puede contactar con las referencias y que la solicitud se compartirá con el comité de selección; todo ello se valida con una firma.
Personaliza la plantilla
- Ajusta el número de palabras o la indicación del ensayo para adaptarlos al enfoque y los valores de tu propia beca
- Añade preguntas de elegibilidad específicas para tu ayuda, como un campo obligatorio de área de estudio o un intervalo de edad
- Envía las solicitudes a una carpeta a la que solo pueda acceder el comité de selección
- Activa un número máximo de respuestas si tu beca tiene un número limitado de solicitantes por convocatoria
- Añade una fecha de cierre que coincida con el plazo de solicitud para impedir los envíos fuera de plazo
- Ajusta la moneda del campo de importe solicitado para adaptarla a tu programa de financiación
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de beca
- Indica claramente a los solicitantes el número de palabras del ensayo y respétalo al revisar las solicitudes, para garantizar la igualdad entre candidatos
- Contacta con las referencias cuanto antes una vez cerrado el plazo, ya que las respuestas pueden tardar una semana o más
- Mantén confidenciales las declaraciones sobre necesidad económica y compártelas solo con quienes deban consultarlas para tomar la decisión
- Acepta expedientes no oficiales en esta fase para no retrasar solicitudes sólidas por cuestiones de documentación
- Revisa las respuestas sobre otras ayudas para no comprometer en exceso los fondos de la beca con el mismo estudiante
- Informa del resultado a los solicitantes no seleccionados, aunque sea brevemente: es una pequeña muestra de consideración que se pasa por alto con facilidad cuando el proceso alcanza un gran volumen
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto un estudiante envía su solicitud, FileIt la guarda —con el ensayo, el expediente y cualquier otro archivo incluido— como un PDF con el nombre del solicitante y la archiva en la carpeta de la bóveda que hayas configurado para esta convocatoria. Como las notificaciones al propietario y el envío de una copia al solicitante están activados de forma predeterminada, tu equipo recibe un aviso inmediato y el solicitante conserva un registro escrito de todo lo que ha enviado.
A partir de ahí, la mayoría de los comités usa la tabla Respuestas para consultar todas las solicitudes de un vistazo, abrir cada PDF para leer el ensayo y comprobar los documentos, y exportar la lista a CSV para hacer seguimiento del contacto con las referencias y de la puntuación. Como indica el mensaje de confirmación a los solicitantes, es posible volver a contactar con las referencias y los solicitantes si el comité necesita algo más antes de tomar una decisión.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de beca: preguntas frecuentes
¿Esta plantilla de formulario de solicitud de beca es gratuita?
Sí. Está incluida en la app Forms de todas las cuentas de FileIt, también en el plan gratuito.
¿Necesitan los solicitantes una cuenta de FileIt para presentar la solicitud?
No. Los solicitantes completan y envían el formulario usando únicamente el enlace que compartas, sin necesitar nunca una cuenta de FileIt.
¿Cómo recibo las solicitudes en PDF?
Cada envío, incluido el ensayo, el expediente y cualquier otro archivo, se guarda automáticamente como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, y la lista completa se puede consultar y exportar a CSV.
¿Pueden los solicitantes cargar su ensayo en vez de escribirlo en el formulario?
Sí. Hay una carga opcional de archivos para el ensayo, para quien prefiera redactarlo en otro lugar, junto al campo principal del ensayo, donde se le sigue pidiendo pegar un breve resumen.
¿FileIt contacta con las referencias por mí?
No. FileIt recopila los datos de contacto de las referencias como parte de la solicitud; tu equipo se encarga de contactar con ellas —por teléfono, correo electrónico o enviándoles su propio formulario de FileIt—.
¿Puedo cambiar la indicación o el número de palabras del ensayo?
Sí. Todas las preguntas, incluida la indicación del ensayo y su extensión máxima, se pueden editar en el diseñador para adaptarlas al enfoque de tu beca.
¿Se mantiene confidencial la información económica?
FileIt cifra las respuestas almacenadas y te permite controlar quién puede acceder a la carpeta de la bóveda donde se archivan las solicitudes, para que puedas limitar las respuestas sensibles sobre necesidad económica al comité de selección.
¿Puedo limitar el número de solicitudes que recibo?
Sí: puedes establecer un número máximo de respuestas o una fecha de cierre que coincida con el plazo de solicitud de tu beca.