¿Qué es la plantilla del formulario de explicación de desviaciones presupuestarias?
Cada mes, el equipo financiero envía los informes presupuestarios y pide a los responsables que expliquen las grandes diferencias. Las respuestas son muy dispares: un párrafo de un responsable, una sola palabra de otro y nada de un tercero. Después, preparar las cuentas de gestión implica perseguir a cada persona y reescribir sus respuestas.
Esta plantilla hace las mismas preguntas a todos los responsables del presupuesto. Indican los totales del periodo y si el centro de costes está por encima, por debajo o dentro de la tolerancia; después explican hasta tres de las mayores desviaciones, cada una con su importe, una causa principal de una lista estándar y una breve explicación. Las líneas dos y tres solo se amplían cuando se introduce el nombre de una línea. La última página pregunta si la desviación es puntual, recurrente o temporal, qué significa para la previsión de todo el año y, en caso de exceso de gasto, cuáles son las medidas correctivas.
Cada explicación se archiva como PDF en tu bóveda de FileIt, con el informe presupuestario adjunto.
- Ideal para
- Equipos financieros que recopilan comentarios sobre desviaciones al cierre mensual o trimestral
- Lo completan
- Responsables de departamento y responsables presupuestarios de centros de costes
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 10 minutos
- Incluye
- Tres líneas de desviación ampliables, categorías de causas estándar y seguimientos sobre previsiones y reasignaciones
¿Quién usa un formulario de explicación de desviaciones presupuestarias?
- Comentarios mensuales sobre desviaciones para las cuentas de gestión
- Revisiones trimestrales de previsiones con cada departamento
- Presupuestos de subvenciones o proyectos que necesitan explicaciones para los financiadores
- Detección temprana de excesos de gasto recurrentes durante el año
- Recopilación de solicitudes para mover presupuesto entre líneas
Preguntas de este formulario de explicación de desviaciones presupuestarias
30 preguntas en 4 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Responsable del presupuesto
- Responsable del presupuesto*
- Correo electrónico*
- Departamento*
- Centro de costos*
- Periodo del informe* Mes · Trimestre · Acumulado del año · Previsión para todo el año
- Fecha de cierre del periodo*
2 Totales
- Presupuesto total del periodo*
- Total real del periodo*
- En general, el centro de costos está* Por encima del presupuesto (gasto superior o ingresos inferiores al presupuesto) · Por debajo del presupuesto (gasto inferior o ingresos superiores al presupuesto) · Dentro del margen de tolerancia
- Informe de presupuesto frente a resultados reales
3 Mayores desviaciones
- Línea 1 — cuenta o línea presupuestaria*
- Línea 1 — desviación (real menos presupuesto)*
- Línea 1 — causa principal* Volumen o actividad superior o inferior a lo previsto · Cambio de precio o tarifa · Calendario: el gasto se trasladó entre periodos · Evento puntual o no planificado · Personal o vacante · La suposición presupuestaria era incorrecta · Error de codificación o asignación · Otro
- Línea 1 — explicación*
- Línea 2 — cuenta o línea presupuestaria
- Línea 2 — desviación solo se pregunta cuando corresponde
- Línea 2 — causa principal solo se pregunta cuando corresponde Volumen o actividad superior o inferior a lo previsto · Cambio de precio o tarifa · Calendario: el gasto se trasladó entre periodos · Evento puntual o no planificado · Personal o vacante · La suposición presupuestaria era incorrecta · Error de codificación o asignación · Otro
- Línea 2 — explicación solo se pregunta cuando corresponde
- Línea 3 — cuenta o línea presupuestaria
- Línea 3 — desviación solo se pregunta cuando corresponde
- Línea 3 — causa principal solo se pregunta cuando corresponde Volumen o actividad superior o inferior a lo previsto · Cambio de precio o tarifa · Calendario: el gasto se trasladó entre periodos · Evento puntual o no planificado · Personal o vacante · La suposición presupuestaria era incorrecta · Error de codificación o asignación · Otro
- Línea 3 — explicación solo se pregunta cuando corresponde
4 Previsión y acciones
- La desviación general es principalmente* Puntual · Recurrente: continuará · De calendario: se compensará más adelante en el año · Una combinación
- ¿Cuándo esperas que se compense? solo se pregunta cuando corresponde
- Efecto en la previsión para todo el año* Sin cambios · La previsión debería aumentar · La previsión debería disminuir
- ¿Aproximadamente cuánto?* solo se pregunta cuando corresponde
- Acciones correctivas* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Quieres trasladar presupuesto entre líneas o liberar el presupuesto no utilizado?*
- ¿Qué líneas y qué importe?* solo se pregunta cuando corresponde
- Confirmación*
El formulario explicación de desviaciones presupuestarias, página por página
1 Responsable del presupuesto
El responsable del presupuesto indica su nombre, correo electrónico, departamento y centro de costes, el periodo del informe (mes, trimestre, acumulado del año o previsión de todo el año) y la fecha de cierre del periodo.
2 Totales
El Presupuesto total del periodo y el Gasto real total del periodo son obligatorios. En conjunto, el centro de costes está por encima del presupuesto, por debajo del presupuesto o dentro de la tolerancia, y cada respuesta explica qué significa tanto para los gastos como para los ingresos. Se puede adjuntar el informe de presupuesto frente a gasto real.
3 Mayores desviaciones
Una breve nota pide indicar primero las mayores desviaciones. La línea 1 es obligatoria: la cuenta o línea presupuestaria, la desviación (real menos presupuesto), la causa principal y una explicación. La lista de causas es la misma para todas las líneas: volumen o actividad, un cambio de precio o tarifa, temporalidad, un evento puntual, plantilla o vacante, una hipótesis presupuestaria incorrecta, un error de codificación u otra causa.
Las líneas 2 y 3 son opcionales. Las preguntas sobre su desviación, causa y explicación solo aparecen cuando se introduce el nombre de una línea, para que las respuestas breves sigan siendo breves.
4 Previsión y medidas
¿La desviación global es principalmente puntual, recurrente, temporal o una combinación? En el caso de la temporalidad, se pregunta cuándo debería revertirse. La pregunta sobre el efecto en la previsión de todo el año pide indicar si debería mantenerse, aumentar o reducirse, y aproximadamente en qué cantidad. Los centros de costes por encima del presupuesto deben describir las medidas correctivas y el plazo. Una pregunta sobre mover presupuesto entre líneas o liberar un ahorro presupuestario pide indicar qué líneas y qué importe, si la respuesta es afirmativa. Una confirmación cierra el formulario.
Personaliza la plantilla
- Establece la divisa y sustituye la lista de causas por tus propias categorías
- Añade una cuarta o quinta línea de desviación para centros de costes más grandes
- Define tu tolerancia en la descripción del formulario, por ejemplo, 5 por ciento
- Establece una fecha de cierre cada mes que coincida con tu fecha límite de informes
- Archiva las explicaciones en una carpeta por periodo
Consejos para mejorar tu formulario explicación de desviaciones presupuestarias
- Envía a cada responsable del presupuesto una solicitud por correo electrónico con vencimiento en tu fecha límite
- Adjunta el informe que les enviaste para que las cifras coincidan
- Pide las causas, no solo que repitan las cifras
- Haz un seguimiento de las desviaciones recurrentes durante varios meses, ya que normalmente indican que hay que reajustar el presupuesto
- Resuelve rápidamente las solicitudes de reasignación
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada explicación se archiva como PDF en la carpeta de la bóveda que hayas elegido, con el nombre del responsable del presupuesto y la fecha como título, y con el informe presupuestario adjunto al documento. El equipo financiero recibe una notificación por correo electrónico y el responsable del presupuesto puede recibir una copia.
La pestaña Compartir muestra quién ha enviado su explicación y quién necesita un recordatorio. Exporta la tabla de respuestas a CSV para incorporar todas las desviaciones, causas y cambios en las previsiones a tu dossier de cuentas de gestión.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Explicación de desviaciones presupuestarias: preguntas frecuentes
¿Qué es una explicación de una desviación presupuestaria?
Es el comentario de un responsable del presupuesto sobre por qué los resultados reales difieren del presupuesto en un periodo, normalmente para las mayores diferencias, y sobre lo que esto significa para la previsión.
¿Esta plantilla es gratuita?
Sí. Es una plantilla inicial de la app Forms de FileIt y puedes editar todas las preguntas.
¿El formulario calcula las desviaciones?
No. Los responsables del presupuesto introducen las cifras del informe que les envías. El formulario estructura la explicación.
¿Cómo funcionan las desviaciones negativas?
Las preguntas sobre desviaciones aceptan importes negativos, por lo que el resultado de real menos presupuesto se puede introducir de cualquiera de las dos formas.
¿Puedo enviarlo a todos los responsables del presupuesto cada mes?
Sí. Envía solicitudes por correo electrónico a tu lista en cada periodo, comprueba quién ha respondido y envía recordatorios. Duplica el formulario si quieres uno independiente para cada periodo.
¿Los responsables del presupuesto necesitan una cuenta de FileIt?
No. Cumplimentan el formulario desde el enlace que reciben.