¿Qué es acuerdo de reembolso educativo?
Un acuerdo de reembolso educativo (o de ayuda para la formación) deja constancia de lo que un empleador pagará por la educación de un empleado y de lo que este se compromete a hacer a cambio. Se utiliza para títulos, certificaciones profesionales, licencias y cursos más cortos: cualquier formación en la que la empresa invierta en las habilidades del empleado y quiera cierta protección si este se marcha justo después.
Esta plantilla identifica el programa, el centro educativo o proveedor y la fecha prevista de finalización, y especifica si el empleado estudia fuera del horario laboral, parcialmente durante la jornada o con permiso de estudios remunerado. Tú estableces un importe máximo y enumeras los costes cubiertos; después, la empresa reembolsa tras cada módulo, paga directamente al proveedor o reembolsa cuando se abonan las tasas. Puedes exigir una calificación mínima. El empleado devuelve la financiación si abandona o no termina sin una causa justificada, o si renuncia o es despedido por falta grave antes de finalizar o dentro del número de meses que elijas después de la finalización, ya sea en su totalidad o de forma proporcional. La extinción por causas económicas, otros despidos, el fallecimiento y la discapacidad nunca generan obligación de reembolso, y el acuerdo señala que algunos lugares limitan las condiciones de reembolso de la formación.
- Ideal para
- Títulos, MBA, certificaciones profesionales, licencias y cursos relacionados con el trabajo
- Lo firman
- El empleador (con su cargo) y el empleado
- Cómo se paga
- Se reembolsa por módulo, se paga al proveedor o se reembolsa al efectuar el pago
- Reembolso
- Tú estableces el periodo posterior a la finalización y eliges entre reembolso total o proporcional
- Extensión
- Aproximadamente 3 páginas, con las iniciales en cada página
Cuándo usar un acuerdo de reembolso educativo
- Financiar el título o MBA a tiempo parcial de un empleado
- Pagar una certificación profesional, como contabilidad, gestión de proyectos o seguridad informática
- Apoyar a un aprendiz o persona en formación para obtener una licencia o cualificación
- Conceder un permiso de estudios remunerado para los exámenes y proteger al mismo tiempo la inversión
- Formalizar un beneficio educativo acordado informalmente con un responsable
Lo que debes completar
19 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: empleador, empleado.
1 Las partes
- Fecha del acuerdo*
- Empleador (nombre de la empresa)*
- Domicilio del empleador
- Nombre completo del empleado*
- Puesto de trabajo
2 El programa
- Curso, titulación o certificación*
- Centro educativo o proveedor*
- Inicio del programa*
- Finalización prevista*
- Cuándo estudia el empleado* fuera del horario laboral normal · parcialmente durante el horario laboral, según se acuerde previamente con el responsable del Empleado · durante un permiso de estudios retribuido, según se acuerde previamente con el responsable del Empleado
3 Financiación
- Moneda*
- Máximo que pagará la Empresa*
- Gastos cubiertos*
- Cómo paga la Empresa* reembolsará al Empleado después de completar cada curso o módulo, previa presentación de justificantes del pago y del resultado · pagará directamente las tasas al centro educativo o proveedor cuando sean exigibles · reembolsará al Empleado cuando se paguen las tasas, previa presentación del justificante de pago
- Resultado mínimo para tener derecho a la financiación
4 Devolución
- La devolución se aplica si el empleado se marcha dentro de (meses después de la finalización)*
- Importe que debe devolverse* la Financiación pagada, reducida en un importe igual por cada mes completo de empleo trabajado después de la Fecha de finalización, de modo que no deba devolverse cantidad alguna una vez finalizado el periodo de devolución · el importe íntegro de la Financiación pagada
- Devolución exigible en un plazo de (días)*
5 Las partes
- Legislación aplicable*
6 Quién firma
- Empleador firma y fecha, cargo, iniciales en cada página · Persona autorizada para aprobar gastos de formación.
- Empleado firma y fecha, iniciales en cada página · El empleado que realizará el curso.
Qué incluye el acuerdo de reembolso educativo
- El programa
- Financiación
- Compromisos del Empleado
- Devolución
- Disposiciones generales
Cómo usar el acuerdo de reembolso educativo, paso a paso
1 Describe el programa
Introduce el curso, título o certificación, el centro educativo o proveedor y las fechas de inicio y finalización previstas. Elige cuándo estudia el empleado: fuera del horario laboral, parcialmente durante la jornada o con permiso de estudios remunerado.
2 Establece la financiación
Introduce el máximo que pagará la empresa y enumera los costes cubiertos: matrícula, inscripción y tasas de examen, y libros obligatorios. Elige cómo paga la empresa y, si quieres establecerla, la calificación mínima necesaria para tener derecho a la financiación.
3 Establece el reembolso
Elige cuántos meses después de la finalización dura el periodo de reembolso, si este será total o se reducirá proporcionalmente por cada mes trabajado y cuántos días tendrá el empleado para devolver el dinero.
4 Envíalo antes de la inscripción
Envía el acuerdo antes de que el empleado se matricule o pague las primeras tasas. Ambas partes deben poner sus iniciales en cada página y firmar; la copia firmada se guarda en tu bóveda.
Consejos antes de enviarlo
- Firma el acuerdo antes de gastar cualquier cantidad: es mucho más difícil hacer valer las condiciones de reembolso acordadas después.
- Cuando la formación sea necesaria para el puesto actual del empleado, por ejemplo, una licencia obligatoria, consulta la legislación local: algunos lugares no permiten a los empleadores recuperar el coste de la formación obligatoria.
- El reembolso proporcional, reducido mes a mes, suele considerarse más justo y es más fácil de justificar que una única fecha límite tajante.
- La ayuda educativa puede ser una prestación sujeta a impuestos por encima de ciertos límites en algunos países; consulta con nóminas antes de prometer una cantidad.
- Guarda juntos en FileIt las confirmaciones de matrícula, los recibos y los certificados de notas para que sea fácil comprobar las solicitudes de reembolso.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma, fecha e iniciales en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Acuerdo de reembolso educativo
¿Tiene que devolver el dinero el empleado si suspende un curso?
La financiación de un curso o módulo solo se paga o se conserva si el empleado obtiene la calificación mínima que hayas establecido. Si abandona o no termina el programa sin una causa justificada, como una enfermedad grave o una emergencia familiar, deberá devolver toda la financiación abonada.
¿Qué ocurre si despiden al empleado durante el programa?
No tendrá que devolver nada. El reembolso solo se aplica si el empleado renuncia, salvo que lo haga por un incumplimiento grave del empleador, es despedido por falta grave, o abandona o no termina sin una causa justificada.
¿Completar el programa implica un ascenso o una subida salarial?
No. El acuerdo establece que completarlo no da derecho por sí solo al empleado a un ascenso, una subida salarial o un cambio de puesto. Si prometes alguno de ellos, inclúyelo en una carta aparte.
¿Es válido un acuerdo de reembolso educativo firmado electrónicamente?
Por lo general, las firmas electrónicas son válidas para acuerdos laborales ordinarios como este en EE. UU. (Ley ESIGN (ESIGN Act) y UETA), el Reino Unido, la UE (eIDAS) y Canadá. FileIt conserva un registro de auditoría y un Certificado de finalización (Certificate of Completion) junto con el PDF firmado.
¿Es gratuita esta plantilla?
Sí. Es gratuita con la aplicación eSignature de FileIt, y el empleado puede firmar sin tener una cuenta.