¿Qué es acuerdo de asistencia para traslado?
Un acuerdo de asistencia para traslado registra la ayuda que un empleador ofrece a un empleado que cambia de residencia por motivos laborales: una nueva incorporación que llega desde otra ciudad o un empleado actual que se traslada a otra oficina o centro de trabajo. Establece el importe máximo que gastará la empresa, si ese dinero se reembolsa contra justificantes, se paga directamente a la empresa de mudanzas o se entrega como una cantidad fija, y qué costes pueden cubrirse con él.
Como el traslado es caro, la mayoría de los empleadores también piden que se devuelva una parte o la totalidad si el empleado se marcha poco después de la mudanza. Esta plantilla establece un periodo de reembolso en meses desde la fecha de inicio, permite elegir entre un reembolso total o prorrateado, limita el reembolso a las dimisiones y los despidos por conducta gravemente indebida (no por redundancia, fallecimiento o discapacidad), y deja claro que las deducciones de la liquidación final solo se realizan cuando la ley lo permite. También cubre los plazos para presentar reclamaciones, la tributación de los beneficios de traslado (incluida una compensación fiscal bruta opcional) y un espacio para indicar la ley aplicable. En algunos lugares, las condiciones de reembolso están restringidas o prohibidas, y el acuerdo lo indica.
- Ideal para
- Nuevas incorporaciones que se trasladan por trabajo, transferencias internas y mudanzas a otra oficina o centro
- Firman
- El empleador (con su cargo) y el empleado
- Opciones de pago
- Reembolso contra justificantes, pago directo a proveedores o una cantidad fija
- Reembolso
- Tú estableces el periodo y eliges un reembolso total o prorrateado
- Extensión
- Unas 3 páginas, con iniciales en cada página
Cuándo usar un acuerdo de asistencia para traslado
- Contratar a alguien de otra ciudad o país que necesita ayuda con la mudanza
- Trasladar a un empleado para abrir o dirigir una nueva oficina, fábrica o tienda
- Ofrecer una cantidad fija para el traslado en lugar de gestionar justificantes
- Convertir una promesa verbal de traslado incluida en una carta de oferta en condiciones firmadas
- Proteger un gasto importante de traslado con una cláusula de reembolso justa y limitada en el tiempo
Lo que debes completar
19 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: empleador, empleado.
1 Las partes
- Fecha del acuerdo*
- Empleador (nombre de la empresa)*
- Domicilio del empleador
- Nombre completo del empleado*
- Puesto de trabajo en la nueva ubicación
2 La mudanza
- Lugar de origen*
- Destino (nueva ubicación de trabajo)*
- Fecha de inicio en la nueva ubicación*
- Fecha límite para completar la mudanza
3 Paquete de reubicación
- Moneda*
- Asistencia máxima de reubicación*
- Cómo se proporciona la asistencia* mediante el reembolso de los costes reales y razonables del Empleado previa presentación de los justificantes · mediante el pago directo de los costes aprobados a los proveedores, como la empresa de mudanzas · como una asignación única de reubicación a tanto alzado, pagada a través de la nómina
- Costes cubiertos
- Las reclamaciones deben presentarse dentro de (días desde el coste)
- Impuestos sobre las prestaciones de reubicación* El Empleado es responsable de cualquier impuesto sobre la renta personal que deba pagar por la asistencia de reubicación · La Compañía pagará una cantidad adicional (un "gross-up") para cubrir el impuesto sobre la renta del Empleado correspondiente a la asistencia de reubicación sujeta a impuestos
4 Reembolso
- El reembolso se aplica si el empleado se marcha dentro de (meses desde la fecha de inicio)*
- Cantidad que debe reembolsarse* la Asistencia de reubicación pagada, reducida en una cantidad igual por cada mes completo de empleo trabajado después de la Fecha de inicio, de modo que no deba reembolsarse nada una vez finalizado el periodo de reembolso · la cantidad total de la Asistencia de reubicación pagada
- El reembolso debe efectuarse dentro de (días desde la salida)*
5 Las partes
- Legislación aplicable*
6 Quién firma
- Empleador firma y fecha, cargo, iniciales en cada página · Persona autorizada para aprobar los costes de reubicación, como Recursos Humanos o el responsable de contratación.
- Empleado firma y fecha, iniciales en cada página · El empleado que se muda.
Qué incluye el acuerdo de asistencia para traslado
- La reubicación
- Asistencia de reubicación
- Reclamaciones y registros
- Impuestos
- Reembolso si la relación laboral termina anticipadamente
- Forma de efectuar el reembolso
- La relación laboral no se ve afectada
- Disposiciones generales
Cómo usar el acuerdo de asistencia para traslado, paso a paso
1 Describe la mudanza
Indica desde dónde y adónde se traslada el empleado, la fecha de inicio en el nuevo destino y, si quieres establecer un límite, la fecha hasta la que deben realizarse los gastos para que estén cubiertos.
2 Fija el paquete
Indica el importe máximo y elige cómo se pagará. Para el reembolso o el pago directo, enumera los costes cubiertos —embalaje y mudanza, viajes, alojamiento temporal y un viaje para buscar vivienda— y el número de días que tiene el empleado para presentar los justificantes. Si eliges una cantidad fija, puedes dejar la lista vacía y permitir que el empleado decida cómo gastarla.
Elige quién asume el impuesto sobre la renta de la asistencia: el empleado o la empresa mediante una compensación fiscal bruta.
3 Elige las condiciones de reembolso
Establece durante cuántos meses desde la fecha de inicio se aplica el reembolso, si corresponde al importe total o si se reduce proporcionalmente por cada mes completo trabajado, y cuántos días tiene el empleado para reembolsarlo después de marcharse. Comprueba primero la legislación local: en algunos lugares estas condiciones tienen límites o están prohibidas.
4 Envíalo para firmar
Añade el nombre y el correo electrónico del empleado y envíalo. Ambos firmantes ponen sus iniciales en cada página y firman al final. El acuerdo firmado se archiva en tu bóveda, junto con el resto de la documentación de Recursos Humanos (HR) del empleado.
Consejos antes de enviarlo
- Envía el acuerdo de traslado junto con la carta de oferta o poco después, para que el empleado conozca las condiciones de reembolso antes de dimitir de su trabajo actual.
- El reembolso prorrateado suele considerarse más justo que el reembolso total y es más fácil de justificar si el empleado se marcha al final del periodo.
- Mantén el periodo de reembolso proporcionado al importe gastado: un paquete modesto con un periodo de permanencia largo puede parecer poco razonable.
- Pregunta a Recursos Humanos o a tu proveedor de nóminas cómo tributan los beneficios de traslado en el lugar donde trabaja el empleado antes de prometer una compensación fiscal bruta.
- Si el empleado se traslada de país, comprueba por separado las normas de inmigración y tributación: este acuerdo no regula visados ni permisos de trabajo.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma, fecha e iniciales en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Acuerdo de asistencia para traslado
¿Puede un empleador exigir a un empleado que reembolse los costes de traslado?
A menudo, sí, si el empleado lo aceptó por escrito antes de que se gastara el dinero y las condiciones son razonables. Sin embargo, algunos países, estados y provincias restringen los acuerdos de reembolso, limitan lo que puede recuperarse o prohíben las deducciones de la liquidación final. La plantilla indica que el reembolso se aplica únicamente en la medida permitida por la ley, y debes comprobar las normas del lugar donde trabaja el empleado.
¿Qué significa aquí el reembolso prorrateado?
El importe que debe reembolsarse disminuye en la misma proporción por cada mes completo que el empleado trabaja después de la fecha de inicio. Con un periodo de 12 meses, un empleado que se marcha después de 9 meses completos reembolsa 3/12 de la asistencia.
¿El empleado debe reembolsar el dinero si se le despide por causas económicas?
No. Según esta plantilla, el reembolso se aplica cuando el empleado dimite (salvo por un incumplimiento grave del empleador), es despedido por conducta gravemente indebida o no inicia o completa la mudanza. No se aplica a la redundancia, a otros despidos, al fallecimiento ni a una discapacidad de larga duración.
¿Es válido un acuerdo de traslado firmado electrónicamente?
Por lo general, las firmas electrónicas son válidas para acuerdos laborales ordinarios como este en EE. UU. (Ley ESIGN (ESIGN Act) y UETA), el Reino Unido, la UE (eIDAS) y Canadá. FileIt registra un historial de auditoría y un Certificado de finalización (Certificate of Completion) junto con el PDF firmado.
¿Esta plantilla es gratuita?
Sí. Puedes utilizarla gratis con la aplicación de firma electrónica de FileIt, y el empleado no necesita una cuenta de FileIt para firmar.