¿Qué es autorización de acceso a cuentas?
Dar a una agencia las llaves de tu Instagram, cuenta publicitaria o alojamiento web es habitual, y también una de las fuentes más comunes de problemas cuando termina la relación. ¿Quién es el propietario de la cuenta publicitaria que configuraron? ¿Han eliminado su acceso? ¿Podían cambiar el correo electrónico de recuperación? Una autorización de acceso a cuentas responde a esas preguntas antes de que nadie inicie sesión.
Esta plantilla enumera cada cuenta y su nivel de acceso, prioriza el acceso de usuarios o socios independientes frente a las contraseñas compartidas, limita el acceso a personas concretas si así lo decides, establece un tope de gasto publicitario por mes, campaña o en total, indica lo que la agencia nunca debe hacer (cambiar propietarios, datos de recuperación, autenticación de dos factores o facturación, eliminar cuentas o datos, conectar aplicaciones de terceros), exige una seguridad sólida y la notificación inmediata de cualquier brecha, confirma que las cuentas y todo lo creado en ellas pertenecen al cliente, y establece una lista de comprobación para devolver el acceso dentro del plazo que elijas.
- Ideal para
- Empresas que contratan agencias y profesionales independientes de redes sociales, publicidad, SEO, web o TI
- Firmado por
- El cliente y la agencia, cada uno con su cargo
- Devolución
- Acceso eliminado, activos transferidos y credenciales borradas dentro del plazo que establezcas
- Extensión
- Unas 2 o 3 páginas, con iniciales en cada página
Cuándo usar un autorización de acceso a cuentas
- Dar a una agencia de redes sociales acceso a las páginas de Instagram, Facebook y LinkedIn
- Permitir que un profesional independiente de publicidad de pago gestione campañas en tus cuentas publicitarias con un tope de gasto
- Añadir a un desarrollador web a tu alojamiento web, dominio o sistema de gestión de contenidos
- Incorporar a una agencia de SEO a tus herramientas de analítica y consola de búsqueda (Search Console)
- Documentar el acceso antes de cambiar de agencia para no perder nada
Lo que debes completar
14 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: cliente, agencia.
1 Las partes
- Cliente (empresa o persona)*
- Agencia o contratista*
- El acceso comienza*
- El acceso termina
2 Acceso
- Por qué se necesita el acceso*
- Cuentas y nivel de acceso*
- Cómo se concede el acceso* Usuario independiente o acceso de socio · Datos de acceso compartidos, únicamente cuando la plataforma no ofrezca acceso independiente
- Personas identificadas de la Agencia con acceso
3 Gastos
- Moneda*
- Gasto en publicidad o servicios permitido, hasta
- Se aplica el límite de gasto* por mes natural · por campaña · en total
4 Límites
- Otras cosas que la Agencia no puede hacer
- Días para devolver el acceso tras su finalización*
- Legislación aplicable*
5 Quién firma
- Cliente firma y fecha, cargo, iniciales en cada página · El titular de la cuenta o alguien autorizado por el cliente para conceder acceso.
- Agencia firma y fecha, cargo, iniciales en cada página · La agencia, persona autónoma o contratista a quien se concede acceso.
Qué incluye el autorización de acceso a cuentas
- Finalidad
- Las Cuentas y el nivel de acceso
- Gastos
- Lo que la Agencia no debe hacer
- Seguridad
- Titularidad y datos
- Finalización del acceso y devolución
- Responsabilidad y disposiciones generales
Cómo usar el autorización de acceso a cuentas, paso a paso
1 Indica el propósito
Describe en una frase por qué se necesita el acceso; por ejemplo, «gestionar las redes sociales orgánicas y las campañas de pago del Cliente conforme a nuestro contrato de servicios». La agencia no podrá utilizar las cuentas para ningún otro fin.
2 Enumera las cuentas
Escribe una cuenta por línea con su plataforma, nombre o ID y nivel de acceso: administrador (Admin), editor (Editor), anunciante (Advertiser) o lector (Viewer). Elige un acceso de usuario independiente cuando la plataforma lo permita y, si quieres restringirlo, indica qué personas de la agencia pueden utilizarlo.
3 Limita el gasto y añade restricciones
Establece un tope de gasto por mes, campaña o en total, o déjalo vacío para que la agencia no pueda gastar nada sin aprobación. Añade cualquier otra acción que no pueda realizar, como cambiar los registros DNS.
4 Establece la devolución y envía el documento
Elige cuántos días tiene la agencia para eliminar su acceso, transferir los activos y borrar las credenciales cuando termine. Envíalo para firmar y la copia firmada se archivará en tu bóveda.
Consejos antes de enviarlo
- Conserva siempre al menos un inicio de sesión de propietario o administrador principal dentro de tu propia empresa; nunca permitas que una agencia sea la única administradora.
- Utiliza el acceso de socios o de administrador comercial cuando las plataformas lo ofrezcan. Puedes eliminarlo con un solo clic y todas las acciones quedan registradas.
- Si tuviste que compartir una contraseña, cámbiala en cuanto termine el acceso de la agencia.
- Si la agencia va a gestionar datos personales de clientes, también puedes necesitar un acuerdo de tratamiento de datos (data processing agreement).
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma, fecha e iniciales en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Autorización de acceso a cuentas
¿Quién es el propietario de una cuenta publicitaria que crea la agencia?
Según esta autorización, el cliente. Las cuentas, el contenido, las audiencias, los datos y el historial pertenecen al cliente, incluido todo lo que la agencia cree o construya en ellas, y la agencia transferirá esos activos al devolver el acceso.
¿Puede la agencia gastar dinero en nuestras cuentas publicitarias?
Solo hasta el tope que establezcas, para el fin indicado y con informes mensuales. Si dejas el tope vacío, la agencia no podrá gastar nada sin tu aprobación previa por escrito.
¿Podemos retirar el acceso antes de tiempo?
Sí. El cliente puede retirar o reducir el acceso en cualquier momento. A continuación, deberán aplicarse los pasos de devolución dentro del plazo acordado.
¿Es válida una firma electrónica?
En EE. UU. (Ley ESIGN [ESIGN Act] y UETA), el Reino Unido, la UE (Reglamento eIDAS [eIDAS]) y Canadá, las firmas electrónicas suelen ser válidas para contratos ordinarios como este. FileIt conserva un registro de auditoría y un Certificado de finalización (Certificate of Completion) junto con el PDF firmado como prueba de quién firmó y cuándo.
¿Es gratuita esta plantilla?
Sí. Puedes utilizar la plantilla gratis con la aplicación eSignature de FileIt. La otra parte no necesita una cuenta de FileIt para firmar.