Apakah templat borang permintaan blok bilik untuk kumpulan hotel?
Pertanyaan kumpulan yang bermula dengan "kami perlukan kira-kira dua puluh bilik pada bulan Jun" boleh bertukar menjadi e-mel selama seminggu: malam yang mana, berapa bilik pada malam paling sibuk, katil bujang atau berkembar, siapa yang membayar, dan adakah tetamu akan membuat tempahan sendiri? Borang permintaan blok bilik hotel ini mendapatkan semua maklumat tersebut dari awal, supaya pasukan jualan anda boleh menyemak inventori dan menghantar sebut harga sebenar dalam balasan pertama.
Borang ini mengikuti cara hotel menetapkan harga blok bilik. Ia membezakan bilangan bilik yang diperlukan pada malam paling sibuk daripada jumlah tetamu, merekodkan jenis bilik yang dikehendaki dan bertanya siapa yang membayar — tetamu secara individu, satu akaun induk atau pembahagian apabila penganjur menanggung bilik dan cukai. Borang ini juga bertanya cara tetamu akan membuat tempahan: senarai bilik daripada penganjur atau kod kumpulan yang digunakan sendiri oleh tetamu. Ruang mesyuarat, hidangan kumpulan dan tempat letak bas hanya dibuka apabila kumpulan memerlukannya.
Setiap permintaan disimpan sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda sebaik sahaja diterima, jadi fail kumpulan bermula dengan ringkasan lengkap dan bukannya rangkaian e-mel yang dimajukan.
- Sesuai untuk
- Hotel, resort, B&B dan tempat penginapan yang menerima tempahan kumpulan
- Diisi oleh
- Penganjur kumpulan — perancang, pengurus pasukan, pasangan atau wakil syarikat
- Masa untuk lengkapkan
- Kira-kira 6 minit
- Termasuk
- Bilik malam puncak, campuran jenis bilik, kaedah bayaran dan tempahan, ruang mesyuarat, persetujuan untuk sebut harga sahaja
Siapa yang menggunakan borang permintaan blok bilik untuk kumpulan hotel?
- Pasangan pengantin yang meminta blok bilik untuk tetamu sepanjang hujung minggu yang panjang
- Pengurus pasukan sukan yang menempah bilik berkembar dan tempat letak bas untuk perlawanan di tempat lawan
- Penganjur persidangan yang memerlukan bilik serta bilik pleno dan waktu rehat kopi
- Sekolah atau pengendali pelancongan yang menghantar senarai bilik untuk kumpulan yang menaiki bas
- Perjumpaan semula keluarga yang mahukan bilik bersambung dan makan malam kumpulan
- Pasukan jualan yang merekodkan setiap pertanyaan kumpulan di satu tempat, sama ada berjaya atau tidak
Soalan dalam borang permintaan blok bilik untuk kumpulan hotel ini
29 soalan dalam 3 halaman · termasuk soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Kumpulan anda
- Nama anda*
- Nama organisasi atau kumpulan
- Peranan anda
- E-mel*
- Telefon*
- Apakah tujuan kumpulan ini?* Perkahwinan · Persidangan atau mesyuarat korporat · Pasukan sukan · Lawatan atau kumpulan sekolah · Perjumpaan semula keluarga
- Nama acara (jika ada)
2 Bilik dan tarikh
- Tarikh ketibaan*
- Tarikh berlepas*
- Adakah tarikh anda fleksibel?
- Apakah tarikh lain yang sesuai?* hanya ditanya jika berkenaan
- Bilangan bilik yang diperlukan pada malam paling sibuk*
- Jumlah tetamu
- Jenis bilik yang dikehendaki* Bilik single · Bilik double · Bilik twin · Bilik keluarga · Suite · Bilik mudah akses · Bilik bersambung
- Berapa bilik mudah akses yang diperlukan?* hanya ditanya jika berkenaan
- Kadar sasaran setiap malam bagi setiap bilik
- Siapakah yang membayar bilik?* Tetamu membayar bilik masing-masing · Satu akaun utama membayar semuanya · Akaun utama membayar bilik dan cukai, manakala tetamu membayar perbelanjaan tambahan mereka
- Bagaimanakah tetamu anda akan membuat tempahan?* Kami akan menghantar senarai bilik dan tetamu · Tetamu membuat tempahan sendiri menggunakan kod atau pautan kumpulan · Belum pasti
- Bilakah anda boleh menghantar senarai bilik dan tetamu? hanya ditanya jika berkenaan
3 Ruang mesyuarat dan tambahan
- Adakah anda memerlukan ruang mesyuarat atau majlis?*
- Huraikan ruang yang anda perlukan* hanya ditanya jika berkenaan
- Makanan dan majlis untuk kumpulan Sarapan termasuk dalam kadar · Minuman alu-aluan atau majlis sambutan · Jamuan makan malam kumpulan · Makan tengah hari berbungkus · Waktu rehat minum kopi
- Pengangkutan ke sini Tetamu tiba dengan kereta · Memerlukan tempat letak bas persiaran atau bas mini · Memerlukan pengangkutan dari lapangan terbang · Tiba dengan kereta api
- Berapa bas persiaran atau bas mini yang diperlukan? hanya ditanya jika berkenaan
- Keperluan akses atau pemakanan yang perlu kami ambil kira
- Bilakah anda perlu membuat keputusan?
- Adakah anda sedang membandingkan hotel lain?
- Adakah perkara lain yang perlu kami ketahui?
- Permintaan sebut harga*
Borang permintaan blok bilik untuk kumpulan hotel, halaman demi halaman
1 Kumpulan anda
Penganjur memberikan nama, organisasi atau nama kumpulan, peranan, e-mel dan telefon mereka, kemudian menjawab "Apakah tujuan kumpulan ini?" — perkahwinan, persidangan atau mesyuarat korporat, pasukan sukan, rombongan atau kumpulan sekolah, perjumpaan semula keluarga atau jawapan mereka sendiri. Medan pilihan membolehkan mereka memasukkan nama acara.
2 Bilik dan tarikh
Penganjur memasukkan tarikh ketibaan dan berlepas. Menjawab ya kepada "Adakah tarikh anda fleksibel?" akan membuka soalan "Tarikh lain yang sesuai ialah bila?". Dua nombor menyusul: "Bilik yang diperlukan pada malam paling sibuk" dan "Jumlah tetamu".
"Jenis bilik yang dikehendaki" menyenaraikan bilik bujang, bilik double, bilik twin, bilik keluarga, suite, bilik boleh akses dan bilik bersambung. Menandakan bilik boleh akses akan bertanya bilangan yang diperlukan. Seterusnya ialah kadar sasaran setiap malam pilihan, dengan teks bantuan yang menyatakan supaya medan itu dibiarkan kosong untuk mendapatkan kadar kumpulan terbaik anda. "Siapa yang membayar bilik?" merangkumi tetamu membayar sendiri, satu akaun induk atau pembahagian. "Bagaimanakah tetamu anda akan membuat tempahan?" menawarkan senarai bilik, kod atau pautan kumpulan atau masih belum pasti. Memilih senarai bilik akan bertanya bila mereka boleh menghantarnya.
3 Ruang mesyuarat dan tambahan
Jawapan ya kepada "Adakah anda memerlukan ruang mesyuarat atau acara?" akan membuka kotak untuk sesi, bilangan peserta, susun atur dan AV. "Hidangan dan acara untuk kumpulan" merangkumi sarapan dalam kadar bilik, minuman alu-aluan, makan malam kumpulan, makan tengah hari bungkus dan waktu rehat kopi. "Cara ke sini" merangkumi kereta, bas atau bas mini, pemindahan lapangan terbang dan kereta api; memilih tempat letak bas akan bertanya bilangan kenderaan. Penganjur boleh menambah keperluan akses atau diet, bila mereka perlu membuat keputusan dan sama ada mereka sedang membandingkan hotel lain. Borang ini berakhir dengan persetujuan: ini ialah permintaan untuk ketersediaan dan sebut harga, dan tiada bilik ditempah sehingga hotel mengesahkan perjanjian kumpulan secara bertulis.
Ubah suai templat ini
- Tukar jenis bilik kepada kategori bilik sebenar hotel anda
- Tukar mata wang pada kadar sasaran setiap malam
- Alih keluar soalan halaman ruang mesyuarat jika anda tiada bilik acara
- Edit mesej pengesahan untuk menyatakan masa balasan sebenar anda
- Tambahkan alamat pengurus jualan pada e-mel pemberitahuan supaya pertanyaan sampai kepada pihak yang betul
- Failkan respons ke dalam folder jualan kumpulan dalam peti besi anda, satu PDF bagi setiap pertanyaan
Petua untuk borang permintaan blok bilik untuk kumpulan hotel yang lebih baik
- Buat sebut harga berdasarkan malam paling sibuk, bukan jumlah tetamu — itulah bilangan yang menggunakan inventori
- Tanya tarikh keputusan sebelum meluangkan masa menyediakan cadangan terperinci
- Persetujui tarikh akhir senarai bilik dalam kontrak, bukan hanya dalam borang
- Apabila tetamu membuat tempahan menggunakan kod kumpulan, semak kadar pengambilan secara berkala dan lepaskan bilik yang tidak digunakan tepat pada masanya
- Catat sama ada kumpulan itu sedang membandingkan hotel supaya anda boleh membuat susulan dengan segera
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Apabila penganjur menghantar borang, FileIt menyimpan permintaan itu sebagai PDF dalam folder peti besi yang anda pilih dan menghantar pemberitahuan melalui e-mel kepada anda. Jika penganjur memberikan alamat e-mel, mereka juga menerima salinan jawapan mereka, yang membantu apabila mereka sedang mendapatkan sebut harga daripada beberapa hotel serentak.
Jadual Respons menyenaraikan setiap pertanyaan dengan carian merentas jawapan, jadi anda boleh mencari kumpulan berdasarkan nama atau acara. Eksport ke CSV untuk menyimpan saluran ringkas pertanyaan, sebut harga yang dihantar dan kumpulan yang disahkan.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Permintaan blok bilik untuk kumpulan hotel: soalan lazim
Adakah borang blok bilik kumpulan ini percuma?
Ya. Ini ialah salah satu templat sedia guna dalam aplikasi Forms pada setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma, dan anda boleh menukar mana-mana soalan dalam pereka bentuk.
Adakah penghantaran borang akan menempah bilik?
Tidak. Borang ini menyatakan dengan jelas bahawa ia ialah permintaan untuk ketersediaan dan sebut harga, dan tiada apa-apa yang ditempah sehingga hotel mengesahkan perjanjian kumpulan secara bertulis.
Bolehkah penganjur mengisinya melalui telefon?
Ya. Borang ini berfungsi pada telefon dan komputer, serta mengingati jawapan yang sedang diisi dalam pelayar tersebut jika penganjur meninggalkannya seketika.
Mengapa bilik pada malam paling sibuk ditanya secara berasingan?
Blok kumpulan biasanya ditetapkan harga dan ditempah mengikut malam. Malam paling sibuk memberitahu anda jumlah inventori yang benar-benar diperlukan oleh kumpulan; jumlah tetamu membantu untuk hidangan dan ruang mesyuarat.
Bolehkah saya menambah terma kumpulan atau dasar deposit kami?
Ya. Edit pernyataan persetujuan atau tambahkan perenggan dengan dasar anda dalam pereka bentuk sebelum menerbitkannya.
Ke manakah setiap pertanyaan dihantar?
Setiap penghantaran menjadi PDF yang difailkan dalam peti besi FileIt anda, manakala tab Respons menyimpan senarai penuh dengan carian dan eksport CSV.