什么是 酒店团体客房预订申请 表单模板？
团体咨询往往从“我们六月大概需要二十间房”开始，随后变成持续一周的邮件往来：住哪几晚？入住高峰夜需要多少间？要双床房还是大床房？谁来付款？宾客会自行预订吗？这份酒店团体客房预订申请表会提前询问所有这些信息，让您的销售团队先核对库存，并在第一次回复时就发出准确报价。
这份表单按照酒店实际为团体报价的方式设计。它会将入住高峰夜所需的房间数与宾客总人数分开记录，注明所需房型，并询问付款方——宾客各自付款、一个总账账户统一付款，或由主办方承担房费和税费的分摊付款。表单还会询问宾客如何预订：由主办方提供入住名单，还是由宾客自行使用团体代码预订。只有在团体有需要时，才会填写会议场地、团体餐饮和大巴停车信息。
每份申请一到达，便会立即以 PDF 形式保存到您的 FileIt vault 中，让团体档案从一份完整的需求摘要开始，而不是从一串转发的邮件开始。
- 适用对象
- 接受团体预订、拥有客房的酒店、度假村、民宿和场地
- 填写人
- 团体主办方——策划人、教练、伴侣或公司联系人
- 填写时间
- 约 6 分钟
- 包含内容
- 高峰夜房间数、房型组合、账单和预订方式、会议场地，以及仅用于获取报价的同意声明
谁会使用 酒店团体客房预订申请 表单？
- 一对新人为长周末参加婚礼的宾客申请预留一批客房
- 一名运动队经理为客场比赛预订双床房和大巴停车位
- 一名会议主办方需要客房、全体会议室和茶歇
- 学校或旅游运营商为乘坐大巴的团体提交入住名单
- 一个家庭聚会需要连通房和团体晚餐
- 销售团队将所有团体咨询统一记录在一个地方，无论最终成交与否
此 酒店团体客房预订申请 表单中的问题
共 3 页，29 个问题 · 包含 条件问题, 多页, 同意复选框.
1 您的团队
- 您的姓名*
- 组织或团队名称
- 您的职务
- 电子邮箱*
- 电话*
- 此次团队出行的目的是什么？* 婚礼 · 会议或企业会议 · 体育团队 · 旅行团或学校团体 · 家庭聚会
- 活动名称（如有）
2 客房和日期
- 抵达日期*
- 离店日期*
- 日期是否灵活？
- 哪些其他日期也可以？* 仅在适用时提问
- 入住高峰夜所需客房数*
- 宾客总人数
- 所需客房类型* 单人间 · 双人间 · 双床间 · 家庭房 · 套房 · 无障碍客房 · 连通房
- 需要多少间无障碍客房？* 仅在适用时提问
- 每间客房每晚的目标房价
- 谁支付客房费用？* 宾客各自支付客房费用 · 一个主账户支付全部费用 · 主账户支付房费和税费，宾客支付其他额外费用
- 您的宾客将如何预订？* 我们会发送客房分配表 · 宾客使用团体代码或链接自行预订 · 尚未确定
- 您何时可以发送客房分配表？ 仅在适用时提问
3 会议场地和其他需求
- 您是否需要会议或活动场地？*
- 请描述您所需的场地* 仅在适用时提问
- 团队用餐和活动 房价包含早餐 · 欢迎饮品或接待会 · 团队晚宴 · 打包午餐 · 茶歇
- 抵达方式 宾客驾车抵达 · 需要大巴或小型巴士停车位 · 需要机场接送 · 乘火车抵达
- 需要多少辆大巴或小型巴士？ 仅在适用时提问
- 我们应提前安排的无障碍或饮食需求
- 您需要何时作出决定？
- 您是否正在比较其他酒店？
- 还有其他需要告知我们的吗？
- 报价请求*
酒店团体客房预订申请 表单，逐页查看
1 您的团体
主办方填写姓名、机构或团体名称、职务、电子邮件和电话，然后回答“这个团体是做什么的？”——婚礼、会议或企业活动、运动队、旅游团或学校团体、家庭聚会，或填写其他答案。还可以选填活动名称。
2 客房和日期
主办方填写入住和离店日期。回答“您的日期可以灵活调整吗？”为“是”后，会出现“哪些其他日期也可以？”。接下来填写两个数字：“入住高峰夜所需房间数”和“宾客总人数”。
“所需房型”包括单人房、大床房、双床房、家庭房、套房、无障碍客房和连通房。勾选无障碍客房后，需要填写所需数量。接下来可以选填目标每晚房价，提示文字会说明：如需获取您的最佳团体价，请留空。“谁来支付客房费用？”包括宾客各自付款、一个总账账户统一付款，或分摊付款。“您的宾客将如何预订？”提供入住名单、团体代码或链接，以及尚未确定三个选项。选择入住名单后，还会询问何时可以提交名单。
3 会议场地和其他需求
对“您需要会议或活动场地吗？”回答“是”后，会出现一个填写活动场次、人数、场地布局和视听设备的文本框。“团体餐饮和活动”包括房价内含早餐、欢迎饮品、团体晚餐、便携午餐和茶歇。“如何到达”包括汽车、大巴或小巴、机场接送和火车；选择大巴停车后，需要填写车辆数量。主办方还可以补充无障碍或饮食需求、需要在何时做出决定，以及是否正在比较其他酒店。表单最后包含一项同意声明：这只是可用性和报价申请，在酒店以书面形式确认团体协议之前，不会预留任何客房。
定制你的模板
- 将房型替换为您酒店实际使用的房类
- 更改目标每晚房价所使用的货币
- 如果没有活动厅，删除会议场地页面上的问题
- 编辑确认消息，注明您实际的回复时间
- 将销售经理的地址添加到通知邮件中，让咨询送达正确的部门
- 将回复归档到 vault 中的团体销售文件夹，每份咨询保存为一个 PDF
填写 酒店团体客房预订申请 表单的提示
- 根据入住高峰夜而不是宾客总人数报价——这才是会占用库存的数字
- 在花时间准备详细方案前，先询问对方的决策日期
- 在合同中约定提交入住名单的截止日期，不要只在表单中约定
- 宾客使用团体代码预订时，定期检查预订进度，并及时释放未使用的客房
- 记录该团体是否正在比较其他酒店，以便及时跟进
每份回复都会成为文件库中的 PDF
主办方提交后，FileIt 会将申请保存为 PDF，归档到您选择的 vault 文件夹中，并向您发送通知。如果主办方填写了电子邮件地址，也会收到一份答案副本；当他们同时联系多家酒店时，这会很有帮助。
Responses 表格会列出每条咨询，并支持在答案中搜索，因此您可以按团体名称或活动查找。导出为 CSV，即可简单记录咨询、已发送报价和已确认团体的进展。
- 从此模板开始。它会在 FileIt Forms 设计器中打开 — 你可以修改任何问题、添加页面，并设置问题显示的条件。
- 分享表单。开启公开链接，或通过电子邮件发送给他人，每人都有专属链接。他们无需 FileIt 账户。
- 以 PDF 获取回复。每份回复都会保存为 PDF，存入你选择的文件库文件夹，上传的文件也会附在其中 — 还会列在可导出为 CSV 的回复表中。
酒店团体客房预订申请 表单：常见问题
这份团体客房预订申请表免费吗？
是的。这是 Forms 应用中现成的模板，所有 FileIt 账户（包括免费方案）都可以使用；您还可以在设计器中修改任何问题。
提交表单后会预订客房吗？
不会。表单会明确说明这只是可用性和报价申请，在酒店以书面形式确认团体协议之前，不会预留任何客房。
主办方可以用手机填写吗？
可以。表单适用于手机和电脑；如果主办方暂时离开，表单会在该浏览器中记住尚未提交的答案。
为什么要单独询问入住高峰夜的房间数？
团体客房通常按每晚计价和预留。高峰夜房间数能告诉您团体实际需要占用多少库存；宾客总人数则有助于安排餐饮和会议场地。
我可以添加团体条款或定金政策吗？
可以。在发布前，您可以在设计器中编辑同意声明，或添加一段说明您的政策。
每条咨询最终会保存在哪里？
每次提交都会生成 PDF 并归档到您的 FileIt vault 中，Responses 标签页则会保留完整列表，并支持搜索和 CSV 导出。