Apakah templat borang ringkasan perancangan acara korporat?
Perancang acara kehilangan masa berhari-hari kerana ringkasan yang tiba sebagai e-mel dua baris: "Majlis untuk 150 orang pada Disember, apa yang boleh anda lakukan?" Ringkasan acara korporat ini mengemukakan soalan yang benar-benar diperlukan untuk menyediakan cadangan pertama — perkara yang perlu dicapai oleh acara, siapa yang hadir, bila ia berlangsung, perkara yang perlu ditanggung oleh bajet, sama ada tempat sudah ditempah, serta makanan, AV dan tambahan yang diperlukan.
Borang ini mengikut situasi pelanggan. Tarikh yang tetap akan memaparkan pemilih tarikh; tarikh yang masih samar pula menyediakan ruang teks bebas untuk jangka masa. Pelanggan yang sudah mempunyai tempat memberikan namanya; pelanggan yang mahukan cadangan pula memilih bandar dan gaya tempat. Jika mereka bukan pembuat keputusan, borang ini bertanya siapa lagi yang perlu meluluskan, dan jika tetamu datang dari luar kawasan, borang ini bertanya jumlah bilik yang diperlukan.
Setiap ringkasan difailkan sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda bersama garis panduan jenama atau agenda terdahulu yang dilampirkan, supaya semua ahli pasukan anda bermula dengan maklumat yang sama.
- Sesuai untuk
- Perancang acara, agensi, pasukan jualan tempat acara dan pasukan acara dalaman
- Diisi oleh
- Pelanggan atau penganjur dalaman yang menempah acara
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 10–15 minit
- Termasuk
- Objektif, pilihan tarikh, jumlah tetamu, bajet dan perkara yang ditanggungnya, pilihan tempat, katering, AV, muat naik fail
Siapa yang menggunakan borang ringkasan perancangan acara korporat?
- Agensi acara menilai pertanyaan korporat baharu daripada laman webnya
- Pasukan acara dalaman mengumpulkan permintaan daripada jabatan
- Pasukan jualan hotel atau tempat acara mengumpulkan keperluan sebelum memberikan sebut harga
- Syarikat merancang persidangan tahunan atau acara permulaan jualan
- Pasukan HR menganjurkan majlis hujung tahun atau acara luar pejabat
- Pasukan pemasaran memberikan taklimat kepada agensi pelancaran produk
Soalan dalam borang ringkasan perancangan acara korporat ini
39 soalan dalam 4 halaman · termasuk muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, penilaian.
1 Anda & acara
- Syarikat*
- Nama anda*
- Jawatan
- E-mel*
- Telefon
- Adakah anda pembuat keputusan akhir?
- Siapa lagi yang perlu meluluskan? hanya ditanya jika berkenaan
- Jenis acara* Persidangan atau sidang kemuncak · Acara luar pejabat atau percutian pasukan · Majlis cuti atau penghujung tahun · Pelancaran produk · Acara klien atau pelanggan · Majlis makan malam anugerah · Hari latihan · Majlis resepsi perangkaian · Lain-lain
- Nama sementara acara
- Apakah yang perlu dicapai oleh acara ini?* Menghargai dan berterima kasih kepada kakitangan · Menyelaraskan pasukan dari segi strategi · Melancarkan produk atau mengumumkan berita · Mendapatkan atau mengekalkan klien · Melatih atau meningkatkan kemahiran · Perangkaian · Liputan media
- Apakah yang akan menjadikan acara ini berjaya bagi anda?
2 Tarikh, tetamu & bajet
- Adakah anda sudah menetapkan tarikh?* Ya, sudah ditetapkan · Beberapa tarikh yang mungkin · Belum — jangka masa anggaran
- Tarikh acara* hanya ditanya jika berkenaan
- Tarikh atau jangka masa yang mungkin* hanya ditanya jika berkenaan
- Tempoh* Separuh hari · Sehari penuh · Waktu malam sahaja · Siang dan malam · 2 hari · 3 hari atau lebih
- Masa mula pilihan
- Anggaran bilangan tetamu*
- Siapakah yang akan hadir?* Kakitangan · Kepimpinan kanan · Klien atau pelanggan · Rakan kongsi atau pembekal · Media · Keluarga atau pasangan
- Adakah tetamu akan datang dari bandar atau negara lain?
- Bilik yang diperlukan setiap malam (anggaran) hanya ditanya jika berkenaan
- Jumlah bajet*
- Bajet perlu meliputi Tempat · Katering dan minuman · AV dan produksi · Hiburan · Perjalanan dan penginapan · Hadiah dan penjenamaan · Yuran perancang
- Sejauh manakah bajet ini fleksibel?
3 Tempat & format
- Tempat* Kami sudah mempunyai tempat · Kami ingin mendapatkan cadangan tempat · Acara ini akan diadakan di pejabat kami sendiri
- Nama dan alamat tempat* hanya ditanya jika berkenaan
- Bandar atau kawasan pilihan* hanya ditanya jika berkenaan
- Gaya tempat hanya ditanya jika berkenaan Hotel · Pusat persidangan · Restoran atau ruang makan persendirian · Tempat luar biasa atau ikonik · Kawasan luar bandar atau ruang terbuka · Bumbung atau bar
- Format dan ruang yang diperlukan Bilik pleno atau ucaptama · Bilik pecahan · Ruang pameran · Makan malam berhidang · Resepsi berdiri · Lantai tarian · Aktiviti luar
- Bersemuka atau hibrid?* Bersemuka sahaja · Hibrid (strim langsung untuk tetamu jarak jauh) · Maya sahaja
- Tema, penampilan atau garis panduan jenama
4 Makanan, AV & tambahan
- Katering Kopi semasa ketibaan · Makan tengah hari · Rehat petang · Kanape · Makan malam berhidang · Bufet · Resepsi minuman · Bar terbuka
- Keperluan pemakanan yang diketahui
- AV dan produksi Pentasan dan rostrum · Mikrofon · Projektor atau skrin LED · Strim langsung · Penggambaran dan fotografi · Reka bentuk pencahayaan · Interpretasi serentak
- Ada apa-apa lagi? Hiburan atau kumpulan muzik · Aktiviti pembinaan pasukan · Penceramah jemputan · Pendaftaran dan lencana · Pengangkutan dan pemindahan · Hadiah berjenama
- Keperluan kebolehcapaian yang telah anda ketahui
- Apakah yang berjaya — atau tidak berjaya — dalam acara terdahulu?
- Garis panduan jenama, atur cara atau bahan acara terdahulu
- Bilakah anda memerlukan cadangan?
- Cara terbaik untuk kami membuat susulan Panggilan telefon · E-mel · Panggilan video
Borang ringkasan perancangan acara korporat, halaman demi halaman
1 Anda & acara
Pelanggan memberikan nama syarikat, nama, jawatan, e-mel dan nombor telefon mereka, serta menyatakan sama ada mereka pembuat keputusan terakhir — jika tidak, borang ini bertanya siapa lagi yang perlu meluluskan. Mereka memilih jenis acara, menambah nama sementara, menanda objektif seperti menghargai kakitangan, melancarkan produk atau mendapatkan pelanggan, dan menerangkan maksud kejayaan bagi mereka.
2 Tarikh, tetamu & bajet
Tarikh tetap membuka pemilih tarikh; tarikh yang mungkin atau jangka masa kasar membuka kotak teks. Halaman ini merangkumi tempoh, masa mula, jumlah tetamu yang dijangka, siapa yang hadir dan sama ada tetamu datang dari luar kawasan (yang akan membuka ruang untuk anggaran jumlah bilik setiap malam). Soalan bajet disertakan senarai semak perkara yang perlu ditanggungnya serta skala fleksibiliti 1–5.
3 Tempat & format
Pelanggan menyatakan sama ada mereka sudah mempunyai tempat, mahukan cadangan atau menggunakan pejabat sendiri. Jika sudah mempunyai tempat, mereka memberikan nama dan alamatnya; pilihan untuk mendapatkan cadangan pula membuka ruang kawasan pilihan dan gaya tempat. Mereka kemudian memilih ruang yang diperlukan, sama ada acara bersemuka, hibrid atau maya, serta menerangkan sebarang tema atau garis panduan jenama.
4 Makanan, AV & tambahan
Senarai semak merangkumi katering, AV dan produksi, serta tambahan seperti hiburan, pembinaan pasukan, penceramah, pendaftaran, pengangkutan dan hadiah. Terdapat ruang untuk keperluan diet dan aksesibiliti yang diketahui, pengajaran daripada acara terdahulu, muat naik garis panduan jenama atau agenda, tarikh akhir cadangan dan cara terbaik untuk membuat susulan.
Ubah suai templat ini
- Tukar mata wang pada soalan bajet mengikut pasaran anda
- Pendekkan jenis acara kepada jenis acara yang benar-benar anda kendalikan
- Tambahkan perkhidmatan anda pada senarai semak tambahan supaya pelanggan dapat melihat semua yang anda tawarkan
- Hantar sebagai permintaan e-mel peribadi kepada pelanggan selepas panggilan pertanyaan supaya ringkasan itu dikaitkan dengan mereka
- Tambahkan e-mel seluruh pasukan anda pada senarai pemberitahuan supaya ringkasan tidak tersimpan dalam satu peti masuk sahaja
- Failkan ringkasan ke dalam folder pelanggan dengan nama syarikat dalam tajuk dokumen
Petua untuk borang ringkasan perancangan acara korporat yang lebih baik
- Sentiasa tanya perkara yang ditanggung oleh bajet — angka yang sama boleh membawa maksud yang sangat berbeza dengan dan tanpa sewaan tempat
- Gunakan soalan tentang kejayaan dalam cadangan anda; mengulangi kata-kata pelanggan sendiri menunjukkan bahawa anda mendengar
- Jika pelanggan bukan pembuat keputusan, libatkan pihak yang meluluskan dalam panggilan pertama, bukan yang terakhir
- Anggap jumlah tetamu sebagai julat dan rancang tempat dengan kapasiti lebihan
- Buat susulan dengan segera bagi ringkasan yang mempunyai tarikh hampir tiba — tempat yang baik ditempah berbulan-bulan lebih awal
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Ringkasan itu disimpan sebagai PDF dalam peti besi anda bersama sebarang fail yang dimuat naik, dan anda menerima pemberitahuan e-mel serta-merta. Pelanggan menerima salinan ringkasan mereka jika salinan responden diaktifkan, yang berguna untuk dirujuk semula pada panggilan pertama.
Gunakan jadual Responses untuk melihat semua ringkasan masuk mengikut jenis acara, tarikh dan bajet, serta eksport ke CSV jika anda menjejaki saluran jualan di tempat lain.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Ringkasan perancangan acara korporat: soalan lazim
Adakah templat ringkasan acara korporat ini percuma?
Ya. Ia disertakan dalam aplikasi Forms pada setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma, dan setiap soalan boleh diedit.
Adakah pelanggan memerlukan akaun FileIt?
Tidak. Hantar pautan awam daripada laman web anda atau permintaan e-mel peribadi — pelanggan boleh mengisinya tanpa mendaftar.
Bagaimana jika pelanggan belum mempunyai tarikh?
Borang ini bertanya sama ada tarikh sudah ditetapkan. Jika belum, kotak teks bebas membolehkan mereka menerangkan tarikh yang mungkin atau jangka masa kasar.
Bolehkah pelanggan melampirkan garis panduan jenama atau agenda?
Ya. Sehingga lima fail — PDF, dokumen Word dan imej — boleh dimuat naik dan dilampirkan pada PDF ringkasan.
Bolehkah saya menggunakannya untuk permintaan acara dalaman?
Ya. Pasukan acara dalaman boleh berkongsi borang ini dengan jabatan; soalan tentang objektif, bajet dan pihak yang meluluskan berfungsi sama baik untuk kegunaan dalaman.