¿Qué es la plantilla del formulario de briefing de planificación de eventos corporativos?
Los organizadores de eventos pierden días con briefings que llegan en un correo de dos líneas: «Fiesta para 150 personas en diciembre, ¿qué podéis hacer?». Este briefing de eventos corporativos plantea las preguntas de las que realmente depende una primera propuesta: qué debe conseguir el evento, quién asistirá, cuándo será, qué debe cubrir el presupuesto, si ya se ha reservado un lugar y qué comida, servicios audiovisuales y extras se esperan.
El formulario se adapta a la situación del cliente. Una fecha fija muestra un selector de fecha; una fecha imprecisa ofrece un campo de texto libre para indicar un periodo. Los clientes que ya tienen lugar indican su nombre; quienes quieren sugerencias eligen una ciudad y estilos de lugar. Si no son quienes toman la decisión, el formulario pregunta quién más debe dar su aprobación y, si los asistentes viajan, cuántas habitaciones se necesitan.
Cada briefing se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, con las directrices de marca o agendas anteriores adjuntas, para que todo tu equipo empiece con la misma información.
- Ideal para
- Organizadores de eventos, agencias, equipos comerciales de lugares y equipos internos de eventos
- Quién lo completa
- El cliente o la persona organizadora interna que encarga el evento
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 10–15 minutos
- Incluye
- Objetivos, opciones de fecha, número de asistentes, presupuesto y qué cubre, preferencias de lugar, catering, audiovisual y carga de archivos
¿Quién usa un formulario de briefing de planificación de eventos corporativos?
- Una agencia de eventos que filtra nuevas consultas corporativas desde su sitio web
- Un equipo interno de eventos que recopila solicitudes de los distintos departamentos
- El equipo comercial de un hotel o lugar de eventos que reúne los requisitos antes de preparar un presupuesto
- Una empresa que organiza su conferencia anual o reunión de lanzamiento de ventas
- Un equipo de RR. HH. que organiza una fiesta de fin de año o una jornada de equipo fuera de la oficina
- Un equipo de marketing que prepara el briefing para una agencia de lanzamiento de producto
Preguntas de este formulario de briefing de planificación de eventos corporativos
39 preguntas en 4 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, valoraciones.
1 Tú y el evento
- Empresa*
- Tu nombre*
- Puesto
- Correo electrónico*
- Teléfono
- ¿Eres la persona que toma la decisión final?
- ¿Quién más debe aprobarlo? solo se pregunta cuando corresponde
- Tipo de evento* Conferencia o cumbre · Retiro o encuentro de equipo · Fiesta navideña o de fin de año · Lanzamiento de producto · Evento para clientes · Cena de premios · Jornada de formación · Recepción de networking · Otro
- Nombre provisional del evento
- ¿Qué debería conseguir el evento?* Premiar y agradecer al personal · Alinear a los equipos con la estrategia · Lanzar un producto o anunciar novedades · Conseguir o mantener clientes · Formar o desarrollar competencias · Networking · Cobertura mediática
- ¿Qué tendría que ocurrir para que fuera un éxito para ti?
2 Fecha, invitados y presupuesto
- ¿Tienes una fecha?* Sí, fija · Varias fechas posibles · Todavía no: un periodo aproximado
- Fecha del evento* solo se pregunta cuando corresponde
- Fechas posibles o periodo* solo se pregunta cuando corresponde
- Duración* Medio día · Día completo · Solo por la tarde/noche · Día y tarde/noche · 2 días · 3 días o más
- Hora de inicio preferida
- Número previsto de invitados*
- ¿Quién asistirá?* Empleados · Alta dirección · Clientes · Socios o proveedores · Prensa · Familiares o parejas
- ¿Viajarán invitados desde otras ciudades o países?
- Habitaciones necesarias por noche (aprox.) solo se pregunta cuando corresponde
- Presupuesto total*
- El presupuesto debe cubrir Lugar · Catering y bebidas · Audiovisuales y producción · Entretenimiento · Viajes y alojamiento · Regalos y branding · Honorarios de planificación
- ¿Hasta qué punto es flexible el presupuesto?
3 Lugar y formato
- Lugar* Ya tenemos un lugar · Nos gustaría recibir sugerencias de lugares · Se celebrará en nuestras propias oficinas
- Nombre y dirección del lugar* solo se pregunta cuando corresponde
- Ciudad o zona preferida* solo se pregunta cuando corresponde
- Tipo de lugar solo se pregunta cuando corresponde Hotel · Centro de conferencias · Restaurante o comedor privado · Lugar singular o emblemático · Entorno rural o al aire libre · Terraza en azotea o bar
- Formato y espacios necesarios Sala plenaria o para ponencias · Salas para grupos · Espacio de exposición · Cena sentados · Recepción de pie · Pista de baile · Actividades al aire libre
- ¿Presencial o híbrido?* Solo presencial · Híbrido (retransmisión en directo para invitados a distancia) · Solo virtual
- Tema, estilo o directrices de marca
4 Comida, audiovisuales y extras
- Catering Café de bienvenida · Almuerzo · Pausa de la tarde · Canapés · Cena sentados · Buffet · Recepción con bebidas · Barra libre
- Necesidades alimentarias conocidas
- Audiovisuales y producción Escenario y atril · Micrófonos · Proyector o pantalla LED · Retransmisión en directo · Grabación y fotografía · Diseño de iluminación · Interpretación simultánea
- ¿Algo más? Entretenimiento o grupo musical · Actividad de trabajo en equipo · Ponentes invitados · Registro y acreditaciones · Transporte y traslados · Regalos de marca
- Necesidades de accesibilidad que ya conozcas
- ¿Qué funcionó —o no funcionó— en eventos anteriores?
- Directrices de marca, agenda o materiales de eventos anteriores
- ¿Cuándo necesitas recibir una propuesta?
- Mejor forma de contactar contigo Llamada telefónica · Correo electrónico · Videollamada
El formulario briefing de planificación de eventos corporativos, página por página
1 Tú y el evento
El cliente indica su empresa, nombre, cargo, correo electrónico y teléfono, y dice si es quien toma la decisión final; si no lo es, el formulario pregunta quién más debe dar su aprobación. Elige el tipo de evento, añade un nombre provisional, marca objetivos como recompensar al personal, lanzar un producto o captar clientes, y describe cómo sería el éxito.
2 Fecha, asistentes y presupuesto
Una fecha fija abre un selector de fecha; las fechas posibles o un periodo aproximado abren un campo de texto. La página cubre la duración, la hora de inicio, el número previsto de asistentes, quién acudirá y si viajarán (lo que abre un campo para indicar el número aproximado de habitaciones por noche). La pregunta sobre el presupuesto incluye una lista de lo que debe cubrir y una escala de flexibilidad del 1 al 5.
3 Lugar y formato
El cliente indica si ya tiene un lugar, si quiere sugerencias o si utilizará sus propias oficinas. Si ya tiene lugar, indica su nombre y dirección; si quiere sugerencias, aparecen campos para la zona preferida y los estilos de lugar. Después elige los espacios necesarios, si el evento será presencial, híbrido o virtual, y describe cualquier tema o directriz de marca.
4 Comida, audiovisual y extras
Las listas incluyen catering, servicios audiovisuales y producción, además de extras como entretenimiento, actividades de equipo, ponentes, registro, transporte y regalos. Hay espacio para indicar necesidades alimentarias y de accesibilidad conocidas, aprendizajes de eventos anteriores, subir directrices de marca o agendas, la fecha límite para recibir la propuesta y la mejor forma de hacer el seguimiento.
Personaliza la plantilla
- Cambia la moneda de la pregunta sobre el presupuesto para adaptarla a tu mercado
- Reduce los tipos de evento a los que realmente organizas
- Añade tus servicios a la lista de extras para que los clientes vean todo lo que ofreces
- Envíalo como una solicitud personal por correo a un cliente después de una llamada de consulta, para que el briefing quede vinculado a él
- Añade los correos electrónicos de todo tu equipo a la lista de notificaciones para que los briefings no se queden en una sola bandeja de entrada
- Archiva los briefings en una carpeta del cliente e incluye el nombre de la empresa en el título del documento
Consejos para mejorar tu formulario briefing de planificación de eventos corporativos
- Pregunta siempre qué cubre el presupuesto: la misma cantidad significa cosas muy distintas con y sin alquiler del lugar
- Utiliza la respuesta sobre el éxito en tu propuesta; repetir las palabras del cliente demuestra que le has escuchado
- Si el cliente no toma la decisión, incorpora a la persona que debe aprobarla a la primera llamada, no a la última
- Considera el número de asistentes como un intervalo y planifica lugares con cierto margen
- Haz un seguimiento rápido de los briefings con fechas próximas: los buenos lugares se reservan con meses de antelación
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
El briefing se guarda como PDF en tu bóveda, con los archivos subidos adjuntos, y recibes una notificación por correo inmediatamente. El cliente recibe una copia de su briefing si la copia para la persona que responde está activada, lo que resulta práctico para consultarlo en la primera llamada.
Usa la tabla de Respuestas para ver todos los briefings recibidos por tipo de evento, fecha y presupuesto, y expórtalos a CSV si haces el seguimiento de tu cartera en otro lugar.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Briefing de planificación de eventos corporativos: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de briefing de eventos corporativos?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, y puedes editar todas las preguntas.
¿Necesita el cliente una cuenta de FileIt?
No. Envía un enlace público desde tu sitio web o una solicitud personal por correo: los clientes pueden completarlo sin registrarse.
¿Qué ocurre si el cliente todavía no tiene fecha?
El formulario pregunta si la fecha es fija. Si no lo es, un campo de texto libre le permite describir posibles fechas o un periodo aproximado.
¿Pueden los clientes adjuntar directrices de marca o una agenda?
Sí. Se pueden subir hasta cinco archivos —PDF, documentos de Word e imágenes—, que se adjuntan al PDF del briefing.
¿Puedo utilizarlo para solicitudes internas de eventos?
Sí. Los equipos internos de eventos pueden compartirlo con los distintos departamentos; las preguntas sobre objetivos, presupuesto y persona responsable de aprobarlo funcionan igual de bien internamente.