Quel est le modèle de formulaire fiche de prise en charge en dépôt-vente ?
Le dépôt-vente ne fonctionne que si les deux parties se souviennent du même accord. Quels articles ont été déposés, dans quel état ils se trouvaient, si le vendeur a accepté les démarques et ce qui arrive aux articles invendus : ce sont les détails qui donnent lieu à des désaccords des mois plus tard lorsqu’ils n’ont été évoqués qu’au comptoir.
Ce formulaire de prise en charge en dépôt-vente recueille les coordonnées du vendeur, une liste détaillée des articles avec leur état et leurs éventuels défauts, des photos et des justificatifs de provenance, puis ses préférences de prix, son accord concernant les démarques, ses instructions pour les articles invendus et son mode de paiement préféré. Il se termine par une déclaration de propriété, vos conditions de dépôt-vente et une signature.
Chaque prise en charge est enregistrée au format PDF signé dans votre coffre-fort FileIt, avec les photos jointes, afin que vous disposiez d’une trace datée de ce qui a exactement été convenu pour chaque déposant.
- Idéal pour
- Boutiques de dépôt-vente, magasins de meubles d’occasion, boutiques vintage et associations caritatives qui vendent en dépôt-vente
- Rempli par
- Les vendeurs qui apportent leurs articles, chez eux avant le dépôt ou au comptoir
- Durée de remplissage
- Environ 5 à 8 minutes, selon le nombre d’articles
- Comprend
- Téléversement de photos, questions conditionnelles sur les prix et le paiement, deux déclarations et une signature
Qui utilise un formulaire fiche de prise en charge en dépôt-vente ?
- Une boutique de vêtements et accessoires de créateurs d’occasion qui accepte les articles de déposants réguliers
- Un magasin de meubles en dépôt-vente qui enregistre les pièces avant d’organiser leur enlèvement
- Une boutique vintage qui demande aux vendeurs d’envoyer des photos avant d’apporter leurs articles
- Une boutique de vêtements et articles pour enfants d’occasion qui organise des journées saisonnières de dépôt
- Un antiquaire qui enregistre les documents de provenance des pièces déposées
- Une bourse aux équipements sportifs qui accepte des vélos et du matériel en dépôt-vente
Questions de ce formulaire fiche de prise en charge en dépôt-vente
23 questions sur 4 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Déposant(e)
- Votre nom*
- Adresse e-mail*
- Téléphone*
- Adresse
- Avez-vous déjà déposé des articles chez nous ? Oui · Non, c’est la première fois
- Numéro de déposant(e) affichée uniquement si applicable
2 Articles
- Quels articles déposez-vous ?* Vêtements et chaussures · Sacs à main et accessoires · Bijoux et montres · Meubles · Décoration intérieure · Art et objets de collection · Appareils électroniques · Équipement de sport et de plein air · Articles pour enfants
- Nombre d’articles*
- Description des articles*
- État général* Neuf avec étiquette / jamais utilisé · Excellent — à peine utilisé · Bon — légères traces d’usure · Correct — usure visible, prix fixé en conséquence
- Défauts, réparations ou pièces manquantes ?
- Justificatif d’origine que vous pouvez fournir Ticket de caisse original · Certificat d’authenticité · Boîte d’origine ou housse anti-poussière · Estimation ou expertise · Aucun
- Photos des articles
3 Prix et paiement
- Prix total souhaité
- Comment les articles doivent-ils être tarifés ?* Laisser la boutique fixer les prix · La boutique fixe les prix, mais pas en dessous de mon minimum · Convenir de chaque prix avec moi au préalable
- Prix total minimum que vous accepteriez affichée uniquement si applicable
- Les prix peuvent-ils être réduits si les articles ne sont pas vendus après 30 jours ?
- Si un article n’est pas vendu à la fin de la période de dépôt* Je viendrai le récupérer · Le donner à une association caritative · Me contacter pour prolonger le dépôt ou modifier le prix
- Comment souhaitez-vous être payé(e) ?* Virement bancaire · Chèque · Avoir en boutique · Espèces au comptoir
4 Accord
- Propriété*
- Conditions de dépôt-vente*
- Date*
- Signature*
Le formulaire fiche de prise en charge en dépôt-vente, page par page
1 Déposant
Le vendeur indique ses nom et prénom, son adresse e-mail, son numéro de téléphone et son adresse, puis précise s’il a déjà déposé des articles chez vous. Les déposants habituels doivent fournir leur numéro de déposant afin que les nouveaux articles soient associés à leur compte existant.
2 Articles
Une liste à cocher couvre les catégories de biens : vêtements, sacs, bijoux, meubles, décoration, œuvres d’art, appareils électroniques, équipements sportifs et articles pour enfants. Le vendeur indique le nombre d’articles ainsi qu’une description détaillée de chacun, avec la marque, la taille et la couleur, un état général allant de neuf avec étiquette à correct, et les éventuels défauts ou réparations. Il peut cocher les justificatifs de provenance dont il dispose, comme des reçus ou des certificats d’authenticité, et téléverser jusqu’à dix photos.
3 Prix et paiement
Le vendeur peut indiquer un prix total demandé, puis choisir si la boutique fixe les prix, les fixe au-dessus d’un minimum — ce qui affiche le champ « Total minimum accepté » — ou convient de chaque prix avec lui au préalable. Il précise si les articles peuvent faire l’objet d’une démarque après 30 jours, ce qui doit arriver aux articles invendus et comment il souhaite être payé. Le choix du virement bancaire affiche une note indiquant que les coordonnées bancaires seront recueillies séparément.
4 Accord
Une note rappelle à la boutique de remplacer les conditions génériques par les siennes. Le vendeur confirme qu’il est pleinement propriétaire des articles et qu’ils ne sont ni volés ni contrefaits, accepte les conditions de dépôt-vente, date le formulaire et le signe.
Personnalisez le modèle
- Remplacez la déclaration relative aux conditions de dépôt-vente par votre répartition des commissions et votre durée de dépôt
- Modifiez la question sur les démarques pour l’adapter à votre propre calendrier, par exemple 20 % de réduction après 30 jours
- Modifiez les catégories d’articles pour qu’elles correspondent à ce que votre boutique accepte réellement
- Remplacez la devise des champs de prix par votre devise locale
- Supprimez l’option de paiement en espèces si vous payez uniquement par virement ou en avoir
- Classez les prises en charge dans un dossier du coffre-fort par déposant ou par saison
Conseils pour un meilleur formulaire fiche de prise en charge en dépôt-vente
- Demandez aux vendeurs de remplir le formulaire avant leur arrivée, afin que le dépôt soit une vérification rapide plutôt qu’une longue conversation
- Comparez l’évaluation de l’état donnée par le vendeur avec votre propre inspection et notez toute différence sur la liste acceptée
- Photographiez vous-même les étiquettes et les défauts : les photos du vendeur ne sont qu’un point de départ
- Précisez quand commence la période de dépôt-vente : à la date du dépôt ou à la date de mise en rayon
- Ne recueillez jamais les coordonnées bancaires directement sur le formulaire de prise en charge ; demandez-les de manière sécurisée lorsqu’un paiement est dû
- Conservez le PDF signé jusqu’à ce que chaque article ait été vendu, rendu ou donné, et que le paiement final ait été effectué
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque prise en charge est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, avec la liste des articles, les photos, les choix de prix et la signature du vendeur réunis. Vous recevez un e-mail lorsqu’une prise en charge arrive, et le déposant peut obtenir sa propre copie.
Utilisez le tableau des réponses pour retrouver rapidement la prise en charge d’un déposant, ou exportez les données au format CSV si vous suivez les articles et les paiements dans un tableur distinct ou un système de point de vente.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Fiche de prise en charge en dépôt-vente : questions fréquentes
Ce formulaire de prise en charge en dépôt-vente est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application FileIt Forms avec tous les forfaits, y compris le forfait gratuit, et vous pouvez modifier chaque question.
Le formulaire calcule-t-il les commissions ou les paiements ?
Non. Il enregistre les préférences et l’accord du vendeur. Les commissions et les paiements sont gérés dans votre propre système de vente ou de comptabilité.
Les vendeurs peuvent-ils téléverser des photos depuis leur téléphone ?
Oui. La question relative aux photos accepte les images JPG, PNG, HEIC et WebP, jusqu’à dix par envoi.
Les conditions de dépôt-vente sont-elles incluses ?
Le formulaire est fourni avec une déclaration générique temporaire. Vous devez la remplacer par les conditions de votre boutique — commission, durée de dépôt-vente et articles non réclamés — avant sa publication.
Les vendeurs doivent-ils avoir un compte FileIt ?
Non. Toute personne disposant du lien peut remplir et signer le formulaire sans compte.
Le personnel peut-il le remplir au comptoir pour un vendeur ?
Oui. Ouvrez le formulaire sur une tablette ou l’ordinateur du comptoir, puis donnez-le au vendeur afin qu’il le vérifie et le signe.