¿Qué es la plantilla del formulario de exención para voluntarios y código de conducta?
Antes de que alguien colabore en un banco de alimentos, un evento juvenil o una jornada de limpieza, la mayoría de las organizaciones quiere dejar constancia de tres cosas: que el voluntario ha leído el código de conducta, que entiende las normas de protección y que acepta los riesgos habituales del trabajo. Añade un contacto de emergencia y cualquier información médica que el coordinador necesite, y tendrás un formulario breve que debería completarse antes del primer turno.
Esta plantilla reúne todo en cuatro páginas breves. Los menores de 18 años se gestionan mediante lógica condicional: si un voluntario responde que no a «¿Tienes 18 años o más?», se le pide la fecha de nacimiento y, en la última página, se añade el nombre de uno de sus padres o tutores, una declaración de consentimiento y una firma. Los datos médicos solo se solicitan si el voluntario indica que hay algo que debas saber.
Cada formulario firmado se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, así que, cuando un coordinador necesite comprobar quién ha firmado o encontrar un contacto de emergencia, lo tendrá todo en un mismo lugar en vez de en un archivador.
- Ideal para
- Organizaciones benéficas, iglesias, clubes y organizadores de eventos que incorporan voluntarios
- Lo completa
- El voluntario, más uno de sus padres o tutores si es menor de 18 años
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 5 minutos
- Incluye
- Código de conducta, protección, reconocimiento de riesgos, consentimiento para tratamiento de emergencia y firmas
¿Quién usa un formulario de exención para voluntarios y código de conducta?
- Un banco de alimentos o refugio que incorpora nuevos voluntarios antes de su primer turno
- Una iglesia que recopila los acuerdos de conducta y protección de sus colaboradores con jóvenes y niños
- Una carrera benéfica o jornada de limpieza comunitaria en la que cada ayudante firma antes del evento
- Un colegio o club que acepta voluntarios adolescentes con el consentimiento de uno de sus padres
- La renovación anual de la firma del código de conducta por parte de los voluntarios actuales
Preguntas de este formulario de exención para voluntarios y código de conducta
24 preguntas en 4 páginas · incluye firma, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Nombre del voluntario*
- Correo electrónico*
- Teléfono*
- ¿Tienes 18 años o más?*
- Fecha de nacimiento* solo se pregunta cuando corresponde
- Puesto o actividad para la que te ofreces como voluntario*
- Primer día
2 Salud y contacto de emergencia
- ¿Tienes alguna enfermedad o alergia que debamos conocer mientras realizas tu voluntariado?*
- Dinos lo que necesitamos saber* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Hay algo que te ayudaría a realizar tu voluntariado cómodamente?
- Nombre del contacto de emergencia*
- Relación*
- Teléfono del contacto de emergencia*
3 Código de conducta
- Código de conducta*
- Protección*
- Verificación de antecedentes* Ya tengo una verificación vigente · Estoy dispuesto a hacerla si mi puesto la requiere · Mi coordinador me ha informado de que mi puesto no la requiere
- ¿Podemos utilizar fotos o vídeos en los que aparezcas realizando tu voluntariado en nuestros boletines y redes sociales?*
4 Exención de responsabilidad y firma
- Reconocimiento de riesgos*
- Tratamiento de emergencia*
- Firma del voluntario*
- Nombre del padre, madre o tutor legal* solo se pregunta cuando corresponde
- Consentimiento del padre, madre o tutor legal* solo se pregunta cuando corresponde
- Firma del padre, madre o tutor legal* solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha*
El formulario exención para voluntarios y código de conducta, página por página
1 Sobre ti
Nombre, correo electrónico y teléfono; después, «¿Tienes 18 años o más?». Si respondes que no, aparecen «Fecha de nacimiento» y, más adelante, la sección para padres o tutores. El voluntario indica el puesto o la actividad y puede señalar una fecha de inicio.
2 Salud y contacto de emergencia
Una pregunta de sí o no sobre enfermedades o alergias abre un campo obligatorio para indicar lo que el coordinador debe saber y qué debe hacer. Una pregunta opcional permite indicar si se necesitan adaptaciones, como límites para levantar peso o descansos. El nombre, la relación y el teléfono del contacto de emergencia son obligatorios.
3 Código de conducta
Un párrafo establece las expectativas: respeto, seguir las indicaciones del coordinador, no consumir alcohol ni drogas, confidencialidad, no aceptar regalos y comunicar cualquier preocupación. Después se incluye un acuerdo obligatorio. Una declaración independiente sobre protección indica que no se debe estar a solas con un menor o un adulto vulnerable y que las preocupaciones deben comunicarse ese mismo día. El voluntario indica si ya tiene una comprobación de antecedentes, si está dispuesto a realizarla o si le han informado de que su puesto no la necesita, y responde a la pregunta sobre fotos y vídeos.
4 Exención y firma
Una nota te recuerda que debes revisar localmente el texto de la exención. El voluntario acepta un reconocimiento de riesgos y el tratamiento de emergencia, y después firma. Si es menor de 18 años, uno de sus padres o tutores añade su nombre, una declaración de consentimiento y su propia firma; el formulario queda fechado.
Personaliza la plantilla
- Sustituye el párrafo del código de conducta por tu propia política o incluye un enlace a ella
- Edita el texto de la exención después de revisarlo con tu aseguradora o asesor
- Cambia el nombre de las opciones de comprobación de antecedentes para que correspondan a la que se utiliza donde estás
- Añade un menú desplegable con tus puestos de voluntariado en lugar del campo de texto libre
- Desactiva AllowMultiple o configura CollectIdentity si cada voluntario debe firmar una sola vez
- Archiva las exenciones firmadas en una carpeta por sede o por año
Consejos para mejorar tu formulario exención para voluntarios y código de conducta
- Pide a los voluntarios que completen el formulario antes de su primer turno, no al llegar
- Mantén la información médica y de emergencia visible para los coordinadores que la necesiten, y para nadie más
- Haz que los voluntarios vuelvan a firmar cada vez que cambien tu código de conducta o tu política de protección
- Respeta la respuesta sobre las fotos: conserva una lista de los voluntarios que respondieron que no para quien haga las fotos del evento
- En el caso de menores de 18 años, comprueba que la sección del tutor esté completa antes de que empiecen
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
El formulario firmado se guarda como PDF —con las firmas incluidas— en la carpeta de bóveda que elijas y recibirás una notificación por correo electrónico. El voluntario puede recibir automáticamente una copia de lo que ha firmado.
Usa la tabla de respuestas para ver quién ha firmado, filtrar por puesto o encontrar voluntarios que no hayan dado su consentimiento para las fotos. Exporta los datos a CSV para actualizar tu cuadrante o base de datos de voluntarios.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Exención para voluntarios y código de conducta: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de exención para voluntarios?
Sí. Es una de las plantillas prediseñadas de la app Forms, disponible en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito. Úsala tal cual o cambia cualquier pregunta en el diseñador.
¿Necesitan las personas una cuenta de FileIt para completarla?
No. Cualquier persona que tenga el enlace público o una invitación personal que le envíes por correo electrónico puede completarla sin registrarse.
¿Es jurídicamente vinculante el texto de la exención?
La plantilla ofrece un punto de partida en lenguaje claro, no asesoramiento jurídico. El grado de exigibilidad de una exención depende del lugar donde estés, así que revisa el texto teniendo en cuenta tu propio seguro y la legislación local; el formulario incluye un recordatorio para hacerlo.
¿Cómo gestiona a los voluntarios menores de 18 años?
Si responden que no a «¿Tienes 18 años o más?», se les pide la fecha de nacimiento y, en la última página, se añaden el nombre de uno de sus padres o tutores, una declaración de consentimiento y su firma.
¿Puedo usar mi propio código de conducta?
Sí. El código es un párrafo normal en el diseñador: sustitúyelo por tu propio texto.
¿Pueden los voluntarios firmar desde un teléfono?
Sí. El campo de firma funciona con el dedo en una pantalla táctil y también con el ratón.