¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de excepción de seguridad?
Toda política de seguridad se encuentra con situaciones que no puede cubrir: un instrumento que solo funciona en un sistema operativo antiguo, un proveedor que no puede usar el inicio de sesión multifactor o un equipo que realmente necesita una unidad USB. Un formulario de solicitud de excepción de seguridad convierte esas situaciones en una decisión de la que alguien se responsabiliza, en lugar de dejarlas como una solución provisional que nadie recuerda.
Esta plantilla pregunta qué política se ve afectada, «¿Qué exige la política?» y «¿Qué no puedes cumplir y por qué?». Después invita al solicitante a pensar en el riesgo —los datos implicados, qué podría salir mal, la probabilidad y el impacto— y a enumerar los controles compensatorios que ya existen. El formulario termina con un plan para eliminar la excepción, las fechas de inicio y finalización, el responsable del riesgo que la acepta y la firma del solicitante.
El formulario funciona con la aplicación Forms de FileIt. El personal puede completarlo desde un enlace sin tener una cuenta de FileIt, y cada solicitud se guarda como un PDF firmado en tu bóveda, de modo que tu registro de excepciones queda respaldado por las solicitudes originales y sus motivos.
- Ideal para
- Equipos de seguridad y TI, responsables de cumplimiento y proveedores de servicios gestionados
- Quién lo completa
- La persona o el equipo que no puede cumplir un requisito de la política
- Tiempo para completarlo
- Unos 10 minutos
- Incluye
- Selector de políticas, valoración de probabilidad e impacto, lista de comprobación de controles compensatorios, carga de pruebas y firma
¿Quién usa un formulario de solicitud de excepción de seguridad?
- Equipos antiguos que todavía no se pueden parchear ni actualizar
- Una cuenta de servicio o un inicio de sesión compartido que no puede usar autenticación multifactor
- Un departamento que necesita medios extraíbles para un flujo de trabajo específico
- Permisos de administrador para un desarrollador o ingeniero durante un periodo determinado
- Renovación de las excepciones del año pasado con un plan actualizado
- Recopilación de excepciones de clientes como proveedor de servicios gestionados antes de una auditoría
Preguntas de este formulario de solicitud de excepción de seguridad
26 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas.
1 Solicitante
- Tu nombre*
- Correo electrónico laboral*
- Cargo
- Departamento*
- Sistema, aplicación o dispositivo afectado*
2 La excepción
- ¿Qué política o estándar?* Contraseñas y autenticación · Autenticación multifactor · Aplicación de parches y actualizaciones · Cifrado · Control de acceso y derechos de administración · Software aprobado · Medios extraíbles / USB · Acceso remoto · Registro y supervisión · Copias de seguridad y conservación · Otra
- Indica el nombre de la política o el control* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Qué exige la política?*
- ¿Con qué requisito no puedes cumplir y por qué?*
- ¿A qué alcance se aplica?* Un dispositivo o una cuenta · Varios dispositivos o cuentas · Todo un equipo o sistema · Toda la organización
- ¿Aproximadamente a cuántos dispositivos o cuentas afecta? solo se pregunta cuando corresponde
3 Riesgo y controles
- Datos más sensibles implicados* Públicos · Internos · Confidenciales · Datos personales o de clientes · Datos de pago, salud u otros datos regulados
- ¿Qué podría salir mal?*
- Probabilidad* Baja · Media · Alta
- Impacto* Bajo · Medio · Alto
- Controles compensatorios establecidos Aislamiento o segmentación de red · Supervisión o alertas adicionales · Acceso de usuarios restringido · Sin acceso a Internet · Revisión manual periódica · Cifrado en otro punto de la cadena
- Describe los controles compensatorios
- Evidencias justificativas
4 Duración y aprobación
- Plan para eliminar la excepción*
- Inicio de la excepción*
- Fin de la excepción (fecha de revisión)*
- ¿Es esta una renovación de una excepción anterior?*
- Referencia de la excepción anterior solo se pregunta cuando corresponde
- Responsable del riesgo (quien lo acepta)*
- Correo electrónico del responsable del riesgo*
- Firma del solicitante*
El formulario solicitud de excepción de seguridad, página por página
1 Solicitante
Nombre, correo electrónico de trabajo, cargo y departamento, además de «Sistema, aplicación o dispositivo afectado», para vincular la excepción a algo concreto.
2 La excepción
«¿Qué política o norma?» incluye áreas habituales —contraseñas, autenticación multifactor, aplicación de parches, cifrado, control de acceso, software aprobado, medios extraíbles, acceso remoto, registros y copias de seguridad—, además de una opción «Otra» que solicita el nombre. El solicitante cita el requisito, explica qué no se puede cumplir y por qué, e indica hasta dónde se aplica, desde un dispositivo hasta toda la organización; si afecta a más de un dispositivo, se solicita una cifra aproximada.
3 Riesgo y controles
El solicitante selecciona los datos más sensibles implicados y describe «¿Qué podría salir mal?», y después valora la probabilidad y el impacto como bajos, medios o altos. Una lista de comprobación de controles compensatorios incluye aislamiento de red, supervisión adicional, acceso restringido, ausencia de acceso a Internet, revisión manual y cifrado en otro punto, con espacio para añadir otros controles y una descripción de texto libre. Se pueden adjuntar hasta tres archivos de prueba.
4 Duración y aprobación
Se requiere un «Plan para eliminar la excepción», junto con las fechas de inicio y finalización. Una pregunta sobre la renovación solicita la referencia anterior. Se registran el nombre y el correo electrónico del responsable del riesgo, y el solicitante firma.
Personaliza la plantilla
- Sustituye la lista de políticas por los apartados de tu propia política de seguridad de la información
- Añade un segundo campo de firma para el responsable del riesgo si firma al mismo tiempo
- Limita la fecha de finalización con un máximo en el diseñador para que ninguna excepción supere tu ciclo de revisión
- Envía cada solicitud a tu buzón de seguridad mediante los ajustes de notificaciones
- Guarda las excepciones aprobadas y pendientes en carpetas separadas de la bóveda
- Añade un campo de número de referencia que tu equipo complete al registrar la excepción
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de excepción de seguridad
- Limita las excepciones en el tiempo y revísalas en su fecha de finalización, no solo una vez al año
- Pide un plan real para eliminar la excepción, aunque sea a largo plazo
- Asegúrate de que el responsable del riesgo tenga la suficiente autoridad para aceptarlo en nombre de la empresa
- Busca patrones: muchas excepciones a una misma política pueden indicar que es necesario revisarla
- Comprueba que los controles compensatorios existan realmente antes de aprobarlos
- Vincula las renovaciones a la solicitud anterior para que el historial sea fácil de consultar
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
La solicitud firmada se archiva como PDF en tu bóveda con las pruebas adjuntas, y recibes una notificación para que el equipo de seguridad pueda revisarla. El solicitante recibe una copia de lo que ha enviado.
Usa la tabla de respuestas para buscar excepciones por política o sistema y exportarlas a CSV para tu registro de excepciones o las pruebas de auditoría; cada línea queda vinculada a su PDF original.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de excepción de seguridad: preguntas frecuentes
¿Es gratis esta plantilla de excepción de seguridad?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito.
¿Enviar el formulario aprueba la excepción?
No. Registra la solicitud y los motivos del solicitante. Tu equipo de seguridad o el responsable del riesgo decide si la acepta.
¿Necesita el solicitante una cuenta de FileIt?
No. Puede completarlo desde un enlace compartido o desde una solicitud enviada por correo electrónico.
¿Por qué se solicitan controles compensatorios?
Muestran qué reduce el riesgo mientras no se cumple la política, que normalmente es lo que un revisor quiere ver antes de dar su aprobación.
¿Puedo establecer una duración máxima para la excepción?
Sí. Establece una fecha máxima en la pregunta sobre la fecha de finalización del diseñador o explica tu regla en el texto de ayuda.
¿La firma es legalmente vinculante?
El formulario captura una firma dibujada o escrita en el PDF. Debes comprobar si cumple tus propios requisitos según tu situación.