¿Qué es la plantilla del formulario de revisión del acceso de usuarios?
El acceso tiende a acumularse. Las personas cambian de puesto y conservan sus permisos anteriores, se pasan por alto las bajas y los derechos temporales de administrador se vuelven permanentes. Una revisión periódica del acceso de usuarios —en la que la persona responsable de un sistema confirma que cada cuenta sigue siendo adecuada— es un control habitual precisamente por este motivo, y los auditores normalmente pedirán ver pruebas de ello.
Este formulario de revisión del acceso de usuarios pregunta al revisor qué sistema y periodo está revisando, cuál es el alcance y qué lista de usuarios exportada ha utilizado. El revisor registra cuántas cuentas ha revisado y cuántas debe conservar, cambiar o eliminar, enumera todas las cuentas que necesitan cambios y realiza comprobaciones específicas: personas que han dejado la organización, cuentas inactivas, administradores, cuentas compartidas y de servicio, roles incompatibles y usuarios externos. Para terminar, indica una fecha límite, añade comentarios y firma una certificación.
Cada revisión completada se guarda como PDF firmado en tu bóveda de FileIt con la lista de usuarios adjunta: el rastro de evidencias que normalmente querrá ver un revisor o auditor.
- Ideal para
- Equipos de TI, seguridad y cumplimiento que realizan revisiones trimestrales o anuales de acceso
- Quién lo completa
- Responsables de sistemas, responsables de aplicaciones y managers de línea
- Tiempo para completarlo
- Unos 10–20 minutos, según el número de cuentas
- Incluye
- Carga de la lista de usuarios, listas de cambios y eliminaciones que solo aparecen cuando son necesarias, cuadrícula de comprobaciones y firma
¿Quién usa un formulario de revisión del acceso de usuarios?
- Una revisión trimestral de quién tiene acceso al sistema financiero
- Managers que confirman el acceso de sus equipos a unidades compartidas
- Una revisión anual de las cuentas privilegiadas y de administrador
- Evidencias para una auditoría de seguridad, un cuestionario de clientes o una certificación
- Comprobar el acceso después de una reorganización o reestructuración
- Revisar el acceso de contratistas y usuarios externos a un portal de clientes
Preguntas de este formulario de revisión del acceso de usuarios
23 preguntas en 3 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento, valoraciones.
1 Revisión
- Sistema o aplicación objeto de revisión*
- Periodo de revisión*
- Persona revisora (propietario del sistema o gerente)*
- Correo electrónico de la persona revisora*
- Cargo de la persona revisora
- Alcance de esta revisión* Todas las cuentas de usuario · Solo cuentas privilegiadas o de administrador · Solo las cuentas de mi equipo
- Lista de accesos de usuarios revisada*
- Fecha de exportación de la lista
2 Decisiones
- Cuentas revisadas*
- Adecuadas — mantener sin cambios*
- Deben modificarse*
- Deben eliminarse*
- Cuentas que deben modificarse* solo se pregunta cuando corresponde
- Cuentas que deben eliminarse* solo se pregunta cuando corresponde
- Comprobaciones específicas* Comprobado — sin problemas · Se han encontrado problemas (indicados arriba) · No aplicable
- ¿Encontraste cuentas que no pudiste identificar?*
- ¿Qué cuentas?* solo se pregunta cuando corresponde
3 Certificación
- Fecha límite para completar los cambios
- ¿Quién realizará los cambios?
- Comentarios o recomendaciones
- Certificación*
- Fecha*
- Firma*
El formulario revisión del acceso de usuarios, página por página
1 Revisión
El revisor indica el nombre del sistema y el periodo de revisión, proporciona su nombre, correo electrónico y función, y elige el alcance: todas las cuentas, solo las cuentas privilegiadas o su propio equipo. Debe cargar la lista de acceso de usuarios que ha revisado, en Excel, CSV o PDF, y puede indicar la fecha en que se exportó.
2 Decisiones
Cuatro campos numéricos registran cuántas cuentas se han revisado y cuántas se deben conservar, cambiar o eliminar. Si se introduce un número superior a cero de cambios o eliminaciones, aparece una lista obligatoria para cada caso, con una cuenta por línea. Después, una cuadrícula pide al revisor que marque siete comprobaciones específicas —personas que han dejado la organización, cuentas sin uso durante 90 días o más, cuentas de administrador, cuentas compartidas, responsables de cuentas de servicio, roles incompatibles y usuarios externos— como comprobadas sin problemas, con problemas detectados o no aplicables. Las cuentas que el revisor no ha podido identificar aparecen en una lista aparte.
3 Certificación
El revisor establece una fecha para completar los cambios e indica quién los realizará, añade los comentarios que considere necesarios y certifica que, aparte de los cambios enumerados, el acceso es adecuado para la función actual de cada persona. Indica la fecha y firma.
Personaliza la plantilla
- Envía enlaces personales a cada responsable de sistema con el nombre del sistema ya incluido en el mensaje de solicitud
- Ajusta el umbral de inactividad de las cuentas en la cuadrícula de comprobaciones para adaptarlo a tu política
- Añade filas a la cuadrícula de comprobaciones para los controles específicos de tu sistema
- Establece una fecha de cierre para que el ciclo de revisión tenga un plazo claro
- Archiva las revisiones en una carpeta de la bóveda por trimestre o por sistema
- Añade una segunda firma de TI que confirme que se han realizado los cambios
Consejos para mejorar tu formulario revisión del acceso de usuarios
- Proporciona a los revisores una exportación reciente de usuarios y roles, no la del trimestre pasado
- Asegúrate de que el revisor conoce realmente a las personas: managers para sus equipos y responsables para sus sistemas
- Haz seguimiento de las cuentas desconocidas hasta que alguien se responsabilice de ellas o se eliminen
- Registra cuándo se completan los cambios, no solo cuándo se solicitaron
- Presta especial atención a las cuentas privilegiadas, compartidas y de servicio
- Conserva las revisiones anteriores: demostrar que el control se ejecutó en cada periodo es tan importante como realizar bien una sola revisión
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada revisión se guarda como PDF firmado en tu bóveda de FileIt con la lista de usuarios adjunta y se envía un correo electrónico al propietario del formulario. El revisor puede recibir una copia.
Si has enviado enlaces personales, puedes ver qué responsables de sistemas todavía no han completado su revisión. La tabla de respuestas y la exportación CSV facilitan el cálculo del total de cambios y eliminaciones de todos los sistemas del periodo.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Revisión del acceso de usuarios: preguntas frecuentes
¿Esta plantilla de revisión del acceso de usuarios es gratis?
Sí. Es una plantilla inicial de la aplicación FileIt Forms, incluida en todos los planes, incluido el gratuito.
¿FileIt obtiene la lista de usuarios de nuestros sistemas?
No. El revisor carga una exportación de usuarios y roles del sistema que se está revisando.
¿Elimina el acceso automáticamente?
No. El formulario registra las decisiones. TI o el administrador del sistema realizan los cambios y las eliminaciones en el propio sistema.
¿Será suficiente para nuestro auditor?
Te proporciona un registro uniforme, firmado y fechado, con la lista de usuarios adjunta, que es el tipo de evidencia que suelen exigir los controles de revisión de acceso. Lo que necesite exactamente tu auditor depende de tu marco y alcance.
¿Puedo hacer seguimiento de quién no ha completado su revisión?
Sí, si envías enlaces personales a cada revisor. Las solicitudes pendientes se muestran hasta que se completan.
¿Puede un revisor encargarse de varios sistemas?
Cada envío cubre un sistema, lo que mantiene claras las evidencias. Los revisores pueden enviar el formulario una vez por sistema.