Apakah templat borang semakan akses pengguna?
Akses cenderung terkumpul. Orang bertukar peranan tetapi mengekalkan kebenaran lama, pekerja yang meninggalkan organisasi terlepas pandang, dan hak pentadbir sementara menjadi kekal. Semakan akses pengguna berkala — apabila orang yang bertanggungjawab terhadap sesuatu sistem mengesahkan setiap akaun masih sesuai — ialah kawalan biasa atas sebab ini, dan juruaudit biasanya akan meminta bukti semakan tersebut.
Borang semakan akses pengguna ini meminta penyemak menyatakan sistem dan tempoh yang disemak, skop semakan serta senarai pengguna yang dieksport dan dijadikan rujukan. Mereka merekodkan jumlah akaun yang disemak dan jumlah yang perlu dikekalkan, diubah atau dialih keluar, menyenaraikan setiap akaun yang memerlukan perubahan, serta menjalankan semakan khusus — pekerja yang telah meninggalkan organisasi, akaun tidak aktif, pentadbir, akaun dikongsi dan akaun perkhidmatan, peranan bercanggah serta pengguna luar. Mereka melengkapkan semakan dengan tarikh akhir, komen dan pengesahan bertandatangan.
Setiap semakan yang lengkap disimpan sebagai PDF bertandatangan dalam peti besi FileIt anda, bersama senarai pengguna yang dilampirkan — jejak bukti yang biasanya ingin dilihat oleh penyemak atau juruaudit.
- Sesuai untuk
- Pasukan IT, keselamatan dan pematuhan yang menjalankan semakan akses suku tahunan atau tahunan
- Dilengkapkan oleh
- Pemilik sistem, pemilik aplikasi dan pengurus barisan
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 10–20 minit, bergantung pada jumlah akaun
- Termasuk
- Muat naik senarai pengguna, senarai perubahan dan pengalihan keluar yang hanya dipaparkan apabila diperlukan, jadual semakan, tandatangan
Siapa yang menggunakan borang semakan akses pengguna?
- Semakan suku tahunan tentang pihak yang mempunyai akses kepada sistem kewangan
- Pengurus mengesahkan akses pasukan mereka kepada pemacu dikongsi
- Semakan tahunan akaun berkeistimewaan dan akaun pentadbir
- Bukti untuk audit keselamatan, soal selidik pelanggan atau pensijilan
- Semakan akses selepas penyusunan semula atau penstrukturan organisasi
- Semakan akses kontraktor dan pengguna luar kepada portal pelanggan
Soalan dalam borang semakan akses pengguna ini
23 soalan dalam 3 halaman · termasuk tandatangan, muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan, penilaian.
1 Semakan
- Sistem atau aplikasi yang disemak*
- Tempoh semakan*
- Penyemak (pemilik sistem atau pengurus)*
- E-mel penyemak*
- Peranan penyemak
- Skop semakan ini* Semua akaun pengguna · Akaun berkeistimewaan / pentadbir sahaja · Akaun pasukan saya sahaja
- Senarai akses pengguna yang disemak*
- Tarikh senarai dieksport
2 Keputusan
- Akaun yang disemak*
- Sesuai — kekalkan seperti sedia ada*
- Untuk diubah*
- Untuk dialih keluar*
- Akaun untuk diubah* hanya ditanya jika berkenaan
- Akaun untuk dialih keluar* hanya ditanya jika berkenaan
- Pemeriksaan khusus* Disemak — tiada isu · Isu ditemui (disenaraikan di atas) · Tidak berkenaan
- Adakah anda menemui akaun yang tidak dapat dikenal pasti?*
- Akaun yang mana?* hanya ditanya jika berkenaan
3 Pengesahan
- Perubahan perlu diselesaikan selewat-lewatnya pada
- Siapakah yang akan membuat perubahan?
- Komen atau cadangan
- Pengesahan*
- Tarikh*
- Tandatangan*
Borang semakan akses pengguna, halaman demi halaman
1 Semakan
Penyemak menamakan sistem dan tempoh semakan, memberikan nama, e-mel dan peranan mereka, serta memilih skop — semua akaun, akaun berkeistimewaan sahaja atau pasukan mereka sendiri. Mereka mesti memuat naik senarai akses pengguna yang disemak dalam format Excel, CSV atau PDF, dan boleh mencatat tarikh senarai itu dieksport.
2 Keputusan
Empat medan nombor merekodkan jumlah akaun yang disemak dan jumlah yang perlu dikekalkan, diubah atau dialih keluar. Memasukkan jumlah perubahan atau pengalihan keluar melebihi sifar akan memaparkan senarai wajib untuk setiap kategori, satu akaun bagi setiap baris. Jadual kemudiannya meminta penyemak menandakan tujuh semakan khusus — pekerja yang telah meninggalkan organisasi, akaun yang tidak digunakan selama 90 hari atau lebih, akaun pentadbir, akaun dikongsi, pemilik akaun perkhidmatan, peranan bercanggah dan pengguna luar — sebagai disemak tanpa isu, isu ditemui atau tidak berkenaan. Akaun yang tidak dapat dikenal pasti oleh penyemak disenaraikan secara berasingan.
3 Pengesahan
Penyemak menetapkan tarikh perubahan perlu diselesaikan dan menyatakan pihak yang akan melaksanakannya, menambah sebarang komen, kemudian mengesahkan bahawa selain perubahan yang disenaraikan, akses adalah sesuai dengan peranan semasa setiap individu. Mereka mencatat tarikh dan menandatangani.
Ubah suai templat ini
- Hantar pautan peribadi kepada setiap pemilik sistem dengan nama sistem sudah dimasukkan dalam mesej permintaan
- Laraskan ambang akaun tidak aktif dalam jadual semakan agar sepadan dengan dasar anda
- Tambah baris pada jadual semakan untuk kawalan khusus sistem anda
- Tetapkan tarikh tutup supaya kitaran semakan mempunyai tarikh akhir yang jelas
- Simpan semakan dalam folder peti besi mengikut suku tahun atau sistem
- Tambah tandatangan kedua daripada IT untuk mengesahkan perubahan telah dibuat
Petua untuk borang semakan akses pengguna yang lebih baik
- Berikan penyemak eksport baharu pengguna dan peranan, bukan eksport suku tahun lalu
- Pastikan penyemak benar-benar mengenali individu tersebut — pengurus untuk pasukan mereka, pemilik untuk sistem mereka
- Susuli akaun yang tidak diketahui sehingga seseorang mengaku bertanggungjawab terhadapnya atau akaun itu dialih keluar
- Rekodkan masa perubahan diselesaikan, bukan hanya masa perubahan diminta
- Berikan perhatian tambahan kepada akaun berkeistimewaan, dikongsi dan perkhidmatan
- Simpan semakan terdahulu — menunjukkan kawalan dijalankan setiap tempoh sama pentingnya dengan satu semakan yang baik
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap semakan disimpan sebagai PDF bertandatangan dalam peti besi FileIt anda bersama senarai pengguna yang dilampirkan, dan pemilik borang akan menerima e-mel. Penyemak boleh menerima salinan.
Jika anda menghantar pautan peribadi, anda boleh melihat pemilik sistem yang masih belum melengkapkan semakan mereka. Jadual Respons dan eksport CSV memudahkan anda menjumlahkan perubahan dan pengalihan keluar merentas semua sistem bagi tempoh tersebut.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Semakan akses pengguna: soalan lazim
Adakah templat semakan akses pengguna ini percuma?
Ya. Ini ialah templat permulaan dalam aplikasi FileIt Forms, yang disertakan dalam setiap pelan termasuk pelan percuma.
Adakah FileIt mengambil senarai pengguna daripada sistem kami?
Tidak. Penyemak memuat naik eksport pengguna dan peranan daripada sistem yang sedang disemak.
Adakah ia mengalih keluar akses secara automatik?
Tidak. Borang ini merekodkan keputusan. Perubahan dan pengalihan keluar dibuat oleh IT atau pentadbir sistem dalam sistem itu sendiri.
Adakah ini akan memenuhi keperluan juruaudit kami?
Ia memberikan rekod yang konsisten, bertandatangan dan bertarikh, bersama senarai pengguna yang dilampirkan — jenis bukti yang biasanya diperlukan oleh kawalan semakan akses. Keperluan sebenar juruaudit anda bergantung pada rangka kerja dan skop anda.
Bolehkah saya menjejaki pihak yang belum melengkapkan semakan mereka?
Ya, jika anda menghantar pautan peribadi kepada setiap penyemak. Permintaan tertunggak dipaparkan sehingga dilengkapkan.
Bolehkah seorang penyemak meliputi beberapa sistem?
Setiap penghantaran meliputi satu sistem supaya bukti kekal jelas. Penyemak boleh menghantar borang sekali bagi setiap sistem.