Apakah templat borang tinjauan keberkesanan mesyuarat?
Kebanyakan pasukan tahu ada mesyuarat yang meleret, tetapi tiada siapa mahu menjadi orang yang mengatakannya di dalam mesyuarat. Tinjauan ringkas tanpa nama selepas mesyuarat memberi semua orang cara yang selamat untuk menyatakan perkara yang berkesan dan yang tidak, serta memberi penganjur sesuatu yang lebih berguna daripada perasaan samar bahawa orang kelihatan bosan.
Templat ini mengambil masa kira-kira seminit. Peserta menamakan mesyuarat, menyatakan peranan mereka, memberikan penarafan bintang dan menjawab tujuh pernyataan persetujuan — tujuan yang jelas, agenda dikongsi lebih awal, menepati masa, orang yang tepat, semua orang didengari, keputusan dibuat dan langkah seterusnya dipersetujui. Seterusnya, templat ini bertanya dua soalan paling penting untuk mesyuarat berulang: adakah anda perlu hadir, dan adakah perkara ini boleh digantikan dengan e-mel atau dokumen kongsi?
Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda, supaya anda boleh membandingkan mesyuarat yang sama selama beberapa minggu dan melihat sama ada perubahan yang dibuat membuahkan hasil.
- Sesuai untuk
- Ketua pasukan, pengurus projek, ketua staf dan sesiapa sahaja yang mengendalikan mesyuarat berulang
- Diisi oleh
- Peserta mesyuarat, tanpa nama
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 1 minit
- Termasuk
- Penarafan bintang, grid persetujuan tujuh pernyataan, tempoh, keperluan kehadiran, 'boleh digantikan dengan e-mel', kekerapan dan idea penambahbaikan
Siapa yang menggunakan borang tinjauan keberkesanan mesyuarat?
- Memeriksa sama ada perhimpunan ringkas mingguan atau kemas kini pasukan masih layak mengisi masa dalam kalendar
- Menilai sesi semua warga atau sesi town hall dari sudut pandangan peserta
- Mengurangkan mesyuarat berulang yang memenuhi kalendar sebelum suku tahun baharu
- Memberi maklum balas jujur kepada pengurus baharu tentang cara mereka mengendalikan mesyuarat
- Membandingkan mesyuarat projek antara pasukan
- Mendapatkan gambaran ringkas selepas bengkel perancangan yang panjang
Soalan dalam borang tinjauan keberkesanan mesyuarat ini
12 soalan dalam 3 halaman · termasuk berbilang halaman, penilaian.
1 Mesyuarat
- Mesyuarat yang manakah anda nilaikan?*
- Tarikh mesyuarat
- Jenis mesyuarat Kemas kini pasukan atau mesyuarat ringkas · Mesyuarat projek · Mesyuarat membuat keputusan · Perancangan atau bengkel · Mesyuarat semua kakitangan atau perhimpunan umum · Mesyuarat dengan pelanggan atau pihak luar · Lain-lain
- Peranan anda* Penganjur atau pengerusi · Pembentang · Peserta · Pencatat nota
2 Bagaimana perjalanan mesyuarat
- Sejauh manakah mesyuarat ini berguna secara keseluruhan?*
- Sejauh manakah anda bersetuju?* Sangat tidak bersetuju · Tidak bersetuju · Neutral · Bersetuju · Sangat bersetuju
- Tempohnya…* Terlalu singkat · Lebih kurang sesuai · Terlalu lama
- Adakah kehadiran anda diperlukan?* Ya — input saya diperlukan · Hanya untuk satu perkara · Tidak — nota sudah memadai
- Bolehkah mesyuarat ini digantikan dengan e-mel atau dokumen dikongsi?*
3 Menjadikannya lebih baik
- Jika ini mesyuarat berulang, berapa kerap mesyuarat ini patut diadakan? Lebih kerap · Kekalkan seperti sedia ada · Kurang kerap · Berhenti mengadakannya · Mesyuarat ini bukan mesyuarat berulang
- Apakah yang berjalan dengan baik dan patut dikekalkan?
- Satu perubahan yang akan menjadikannya lebih baik
Borang tinjauan keberkesanan mesyuarat, halaman demi halaman
1 Mesyuarat
Kotak wajib 'Mesyuarat manakah yang anda nilai?', dengan contoh seperti 'Perhimpunan ringkas pasukan hari Isnin', diikuti tarikh pilihan dan menu lungsur 'Jenis mesyuarat': kemas kini pasukan atau perhimpunan ringkas, mesyuarat projek, mesyuarat membuat keputusan, perancangan atau bengkel, sesi semua warga, mesyuarat pelanggan atau lain-lain. 'Peranan anda dalam mesyuarat ini' adalah wajib — penganjur atau pengerusi, pembentang, peserta atau pencatat nota — supaya anda dapat melihat sama ada pengalaman pembentang dan pendengar berbeza.
2 Bagaimana ia berjalan
'Secara keseluruhan, sejauh manakah mesyuarat ini berguna?' ialah penarafan lima bintang. Grid bertanya sejauh mana peserta bersetuju bahawa mesyuarat itu mempunyai tujuan yang jelas, agenda dikongsi terlebih dahulu, bermula dan tamat tepat pada masanya, dihadiri orang yang tepat, memberi peluang kepada semua orang untuk bersuara, menghasilkan keputusan yang jelas, serta menetapkan langkah seterusnya dan pemiliknya. Tiga soalan wajib menyusul: sama ada tempohnya terlalu singkat, sesuai atau terlalu panjang; 'Adakah anda perlu hadir?' — ya, hanya untuk satu perkara, atau tidak, nota sudah memadai; dan soalan ya/tidak tentang sama ada perkara itu boleh digantikan dengan e-mel atau dokumen kongsi.
3 Menjadikannya lebih baik
Untuk mesyuarat berulang, peserta memilih sama ada mesyuarat itu patut diadakan lebih kerap, dikekalkan seperti sekarang, diadakan kurang kerap, dihentikan sepenuhnya, atau menyatakan bahawa ia bukan mesyuarat berulang. Dua kotak terbuka bertanya 'Apakah yang berjalan dengan baik dan patut dikekalkan?' serta 'Satu perubahan yang boleh menjadikannya lebih baik'.
Ubah suai templat ini
- Gantikan kotak nama mesyuarat dengan menu lungsur mesyuarat biasa anda supaya keputusan dikumpulkan dengan kemas
- Edit jenis mesyuarat agar sepadan dengan kalendar anda
- Tambahkan pernyataan pada grid, seperti 'Bahan bacaan awal berguna', jika itu ialah amalan yang sedang anda bina
- Buang soalan kekerapan untuk mesyuarat sekali sahaja
- Tetapkan tarikh tutup beberapa hari selepas mesyuarat supaya jawapan lewat tidak mengaburkan gambaran
- Tukar warna aksen dan teks muka hadapan mengikut kesesuaian pasukan anda
Petua untuk borang tinjauan keberkesanan mesyuarat yang lebih baik
- Kongsikan pautan dalam sembang mesyuarat pada minit terakhir, ketika pengalaman masih segar
- Jalankan tinjauan untuk tiga atau empat sesi mesyuarat berulang sebelum membuat sebarang keputusan
- Kongsikan ringkasan keputusan dengan peserta — serta perkara yang akan anda ubah
- Jika kebanyakan orang menyatakan mereka hanya perlu hadir untuk satu perkara, cuba kumpulan teras yang lebih kecil dengan tetamu mengikut perkara
- Majoriti yang menjawab 'boleh digantikan dengan e-mel' ialah petanda untuk mencuba kemas kini tak segerak selama beberapa minggu
- Kekalkan kerahsiaan; maklum balas mesyuarat yang disertakan nama jarang memberikan banyak maklumat
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap respons disimpan sebagai PDF bertajuk dengan tarikh, dalam folder peti besi yang anda pilih, dan anda boleh menerima pemberitahuan melalui e-mel apabila jawapan diterima. Tiada salinan dihantar melalui e-mel kepada responden kerana tinjauan ini tanpa nama.
Buka tab Responses untuk mencari mengikut nama mesyuarat, membaca komen terbuka secara bersebelahan, atau mengeksport semuanya ke CSV untuk mencarta skor selama beberapa minggu.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Tinjauan keberkesanan mesyuarat: soalan lazim
Adakah tinjauan keberkesanan mesyuarat ini percuma?
Ya. Tinjauan ini ialah salah satu templat permulaan dalam aplikasi Forms FileIt, yang disertakan dalam setiap akaun, dan anda boleh mengedit setiap soalan.
Adakah tinjauan ini tanpa nama?
Ya. Templat ini tidak meminta nama atau e-mel, dan ditetapkan untuk tidak mengumpul identiti. Anda boleh menghidupkan pengumpulan identiti dalam Settings jika anda mahukan respons yang disertakan nama.
Bolehkah saya menggunakan semula satu borang untuk setiap mesyuarat?
Ya. Peserta menaip mesyuarat yang mereka nilai, jadi satu pautan boleh meliputi beberapa mesyuarat. Banyak pasukan memilih satu salinan bagi setiap mesyuarat berulang supaya keputusannya kekal berasingan.
Adakah ia bersambung dengan kalendar saya?
Tidak. Kongsikan pautan dalam sembang mesyuarat, dalam jemputan atau dalam nota susulan.
Adakah peserta perlu mempunyai akaun FileIt?
Tidak. Sesiapa yang mempunyai pautan boleh menjawab. Hanya pemilik borang perlu mempunyai akaun.
Bolehkah saya melihat keputusan sebagai carta?
Tab Responses menyenaraikan setiap jawapan dan mengeksportnya ke CSV, yang boleh anda jadikan carta dalam hamparan.