Formulaire 3 CSS — Demande d’inscription en tant que salarié (Namibie)

Qu’est-ce que SSC Form 3 employee registration ?

Le formulaire 3 est la demande d’inscription en tant que salarié de la Commission de sécurité sociale de Namibie (Social Security Commission, CSS), établie en vertu de l’article 20 de la loi de 1994 sur la sécurité sociale (Social Security Act, 1994) et du règlement 2. L’inscription permet d’enregistrer le travailleur dans les dossiers de la CSS afin que les cotisations puissent lui être attribuées et qu’il puisse ensuite demander les prestations versées par la Commission.

Il s’agit d’une seule page en deux parties. La partie supérieure, « Informations sur le salarié », couvre les questions 1 à 17 : nom, date de naissance, numéro d’identité ou de passeport, état civil, sexe, adresses, enfants, profession, date de début et revenus mensuels. La partie inférieure est remplie par l’employeur, qui indique son propre numéro d’inscription à la sécurité sociale et ses coordonnées, certifie les informations et signe à côté du tampon officiel.

FileIt accompagne le salarié et l’employeur dans leurs questions, préremplit les noms, la date de naissance et les informations de l’employeur à partir des personnes et entités de votre coffre-fort FileIt, vérifie qu’un numéro d’identité namibien correspond à la date de naissance et imprime toutes les informations en lettres capitales dans le PDF officiel de la CSS. Le formulaire rempli est enregistré dans votre coffre-fort. L’employeur le signe et le tamponne à la main, puis le remet à la CSS. FileIt n’envoie jamais rien à la Commission.

Qui doit remplir SSC Form 3 employee registration ?

• Les nouveaux salariés en Namibie qui n’ont jamais été inscrits auprès de la Commission de sécurité sociale.
• Les employeurs et les personnes chargées des ressources humaines ou de la paie qui inscrivent une nouvelle recrue.
• Les employés de maison et leurs employeurs, puisque le formulaire concerne toute personne inscrite en tant que salarié.
• Les travailleurs qui reprennent un emploi et ne savent plus s’ils ont été inscrits. La question 17 permet d’indiquer un ancien numéro d’inscription, le cas échéant.
• Les ressortissants étrangers travaillant en Namibie qui ont un passeport, mais pas de numéro d’identité namibien.

Quand utiliser SSC Form 3 employee registration

• Lorsqu’une personne commence à travailler pour un employeur et n’est pas encore inscrite auprès de la CSS.
• Dans le cadre de l’intégration d’un nouveau salarié, avec la mise en place de sa paie par l’employeur.
• Lorsqu’un salarié déjà inscrit doit être enregistré auprès d’un nouvel employeur et que la CSS demande le formulaire 3. Indiquez l’ancien numéro à la question 17.
• Avant que le salarié ait besoin de demander une prestation, afin que ses cotisations soient enregistrées.

Ce qu’il vous faut avant de commencer

• La pièce d’identité ou le passeport namibien du salarié.
• Les noms complets du salarié, sa date de naissance, ses adresses postale et résidentielle ainsi que ses coordonnées.
• Le nombre et l’âge des enfants du salarié, répartis entre garçons et filles.
• La profession du salarié, sa date de début et ses revenus mensuels bruts en dollars namibiens.
• Tout ancien numéro d’inscription à la sécurité sociale du salarié.
• Le nom de l’employeur, son numéro d’inscription à la sécurité sociale, son adresse postale, son adresse e-mail et son numéro de téléphone.
• Le nom complet et la fonction de la personne qui certifie les informations pour l’employeur, ainsi que le tampon officiel de l’entreprise.

Contenu de SSC Form 3 employee registration

L’édition 2026 comporte 1 page. FileIt le demande en 2 parties :

1. Particulars of employee (questions 1 to 17)Employee
2. To be completed by the employerEmployer

Comment remplir SSC Form 3 employee registration, étape par étape

1 Informations sur le salarié : questions 1 à 5

Le nom, les prénoms et la date de naissance viennent en premier, puis le numéro d’identité et le numéro de passeport. Les deux sont suivis de la mention « (le cas échéant) », mais la CSS en exige au moins un. Les citoyens et résidents permanents indiquent leur numéro d’identité namibien à 11 chiffres, tandis que les ressortissants étrangers indiquent leur numéro de passeport. Un numéro d’identité namibien commence par la date de naissance (AAMMJJ), c’est pourquoi FileIt vérifie que les deux correspondent.

Le formulaire demande d’écrire en lettres capitales : FileIt imprime donc les noms en majuscules.

2 Questions 6 et 7 : état civil et sexe

Le formulaire ne propose que deux cases pour l’état civil, Marié et Célibataire, et deux pour le sexe, Masculin et Féminin. FileIt marque d’un X la case située à côté du terme que vous choisissez.

3 Questions 8 à 12 : adresses et numéros de contact

Indiquez une adresse postale (souvent une boîte postale), une adresse e-mail, une adresse résidentielle où vous vivez réellement, un numéro de téléphone et, si vous en utilisez encore un, un numéro de fax. L’adresse résidentielle doit être suffisamment précise pour permettre de vous trouver, par exemple une rue et un numéro, ou un numéro de parcelle et une ville.

4 Question 13 : nombre d’enfants

Le formulaire répartit les enfants entre garçons et filles, avec pour chacun un nombre et une liste d’âges. FileIt vérifie que le nombre d’âges indiqués correspond au nombre d’enfants.

5 Questions 14 à 17 : informations professionnelles

Indiquez la profession, la date à laquelle vous avez commencé à travailler pour cet employeur, vos revenus mensuels en dollars namibiens (N$) et, si vous avez déjà été inscrit, votre ancien numéro d’inscription à la sécurité sociale. Indiquez le montant mensuel brut que votre employeur a accepté de vous verser.

6 À remplir par l’employeur : questions 1 à 6

Indiquez le nom de l’employeur, son propre numéro d’inscription à la sécurité sociale (obtenu lors de son inscription en tant qu’employeur), ses adresses postale et e-mail, ainsi que ses numéros de téléphone et de fax. FileIt peut préremplir le nom et l’adresse de l’employeur à partir de l’entité associée au salarié dans votre coffre-fort.

7 Certification, signature et tampon de l’employeur

Une personne habilitée inscrit son nom complet et sa fonction (par exemple « Responsable RH ») sur la ligne « Je soussigné(e), ... » afin de certifier que les informations sont exactes et correctes. Elle signe ensuite sur la ligne EMPLOYER, appose le tampon officiel et date le formulaire. FileIt imprime le nom, la fonction et la date. La signature et le tampon sont ajoutés à la main.

Erreurs fréquentes à éviter

• Laisser à la fois le numéro d’identité et le numéro de passeport vierges. La CSS a besoin de l’un des deux pour identifier le salarié.
• Inscrire un numéro d’identité qui ne commence pas par la date de naissance. Il s’agit généralement d’une erreur de saisie.
• Remplir les cases « Réservé à l’administration », notamment le numéro d’inscription en haut à droite. Laissez-les à la CSS.
• Indiquer un salaire net alors que le formulaire demande les revenus mensuels. Utilisez le salaire mensuel brut.
• Oublier le propre numéro d’inscription à la sécurité sociale de l’employeur.
• Envoyer le formulaire sans la signature et le tampon officiel de l’employeur.
• Indiquer l’âge des enfants sans le nombre correspondant de garçons ou de filles.

Après l’avoir rempli

Imprimez le formulaire rempli depuis votre coffre-fort FileIt. La personne qui certifie les informations pour l’employeur signe sur la ligne EMPLOYER et appose le tampon officiel. Le nom, la fonction et la date sont déjà imprimés.

Remettez vous-même le formulaire à la Commission de sécurité sociale. Il est adressé à l’Executive Officer, Social Security Commission, Private Bag 13223, Windhoek, et l’adresse des bureaux imprimée en haut indique l’angle des rues A Klopper et J Haupt, à Khomasdal. FileIt ne le transmet pas. La CSS remplit la partie « Réservé à l’administration », notamment le numéro d’inscription.

Conservez une copie du formulaire signé dans le dossier du salarié de votre coffre-fort FileIt. Conservez également le numéro d’inscription attribué par la CSS, car il sera nécessaire pour les cotisations et les futures demandes de prestations.

SSC Form 3 employee registration : questions fréquentes

Sources officielles

• Formulaire vierge (PDF), publié par Social Security Commission of Namibia (SSC) : https://www.ssc.org.na/downloads/documents/form%203%20v10.pdf
• Instructions et conseils officiels : https://www.ssc.org.na/
• Édition affichée sur cette page : Form 3 (file 'form 3 v10', no date printed) (vérifiée le 2026-09-26).

FileIt n'est ni affilié à Social Security Commission of Namibia (SSC) ni à aucune administration, ni approuvé par eux. Cette page présente le formulaire de manière générale et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal ou en matière d'immigration. Lisez toujours les instructions officielles et vérifiez que vous utilisez l'édition acceptée par le destinataire. Page révisée le 2026-09-26.