Quel est le modèle de formulaire réservation de cours ?
La plupart des studios de fitness et de bien-être n’ont pas besoin d’un système de réservation complet pour chaque cours : parfois, un simple formulaire en ligne qui recueille le cours, la date, l’heure et quelques questions de sécurité suffit, notamment pour les participants occasionnels ou les petits studios qui fonctionnent également grâce au bouche-à-oreille. Ce modèle de formulaire de réservation de cours sur une seule page fait exactement cela, tout en s’adaptant aux débutants, qui ont besoin d’un peu plus d’attention que les habitués.
Un formulaire de réservation en ligne est préférable à un appel téléphonique ou à une conversation par SMS, car chaque réservation arrive au même format, avec les mêmes questions posées à chaque fois : aucun risque d’oublier de demander s’il y a une blessure parce que l’appel a été rapide, ni de noter les détails de la réservation sur un pense-bête qui se perd avant le début du cours. Les participants remplissent eux-mêmes le formulaire, depuis n’importe quel appareil, sans avoir besoin d’un compte FileIt.
Chaque réservation devient un PDF dès son envoi et est automatiquement classée dans votre coffre-fort FileIt. Vous disposez ainsi d’un historique propre et consultable des personnes inscrites à chaque cours et de la date de leur réservation, ce qui est utile pour repérer vos habitués et les prévenir si un cours doit être annulé ou déplacé.
- Idéal pour
- Les studios de fitness, les professeurs de yoga et de pilates, les salles de sport et les centres sportifs qui prennent des réservations de cours
- Rempli par
- La personne qui réserve une place au cours
- Durée de remplissage
- Environ 2 à 4 minutes pour un participant habitué, un peu plus pour un débutant
- Contenu
- Une seule page avec des questions conditionnelles pour les débutants et un consentement concernant les annulations
Qui utilise un formulaire réservation de cours ?
- Un studio de yoga ou de pilates qui prend des réservations occasionnelles pour des séances individuelles plutôt que de gérer un système complet d’abonnement
- Une salle de sport qui propose des cours de cycling, HIIT ou boxe fitness affichant complet et qui a besoin d’un relevé simple des participants
- Un professeur de fitness dansé ou de natation qui recueille en une seule étape les réservations et les informations de sécurité des débutants
- Un studio qui souhaite signaler une grossesse, des blessures ou des problèmes de santé avant le tout premier cours d’un nouveau participant
- Une petite entreprise qui teste un nouveau format de cours et souhaite recueillir rapidement des inscriptions simples, sans créer une plateforme de réservation
- Un professeur qui souhaite intégrer à chaque réservation un rappel cohérent concernant les annulations, plutôt que de le répéter oralement à chaque fois
Questions de ce formulaire réservation de cours
17 questions · inclut questions conditionnelles, case de consentement.
1 Votre réservation
- Nom*
- E-mail*
- Téléphone mobile
- Cours* Yoga · Pilates · Spinning / vélo en salle · HIIT · Renforcement musculaire et préparation physique · Boxe fitness · Danse fitness · Séance de natation · Autre
- Quel cours ?* affichée uniquement si applicable
- Date*
- Heure de début*
- Votre niveau* Débutant · Intermédiaire · Avancé
- Nombre de places
- Êtes-vous membre ?
- Est-ce votre premier cours chez nous ?*
- Y a-t-il une blessure, une affection ou une grossesse dont l’instructeur devrait être informé ?* affichée uniquement si applicable
- Veuillez préciser* affichée uniquement si applicable
- Avez-vous besoin d’emprunter du matériel (tapis, gants, chaussures) ? affichée uniquement si applicable
- Comment avez-vous entendu parler de nous ? affichée uniquement si applicable Un ami · Réseaux sociaux · Recherche en ligne · En passant devant · Autre
- Autre chose ?
- Annulation*
Le formulaire réservation de cours, page par page
1 Votre réservation
Comme il s’agit d’un modèle sur une seule page, il est plus simple de le considérer comme trois groupes naturels de questions. Les informations essentielles de la réservation viennent en premier : nom, adresse e-mail, numéro de mobile facultatif en cas de changement de dernière minute, cours choisi (yoga, pilates, cycling, HIIT, renforcement et préparation physique, boxe fitness, fitness dansé, séance de natation ou « Autre » à saisir), date, heure de début, niveau du participant (débutant, intermédiaire ou avancé), nombre de places nécessaires, participant compris, et indication précisant s’il est déjà membre.
Le deuxième groupe apparaît uniquement pour les personnes qui découvrent le studio. Une réponse affirmative à la question « Est-ce votre premier cours chez nous ? » affiche un titre d’accueil, une courte note leur demandant d’arriver 10 minutes à l’avance avec de l’eau et une serviette, ainsi que deux questions de sécurité obligatoires : s’il existe une blessure, un problème de santé ou une grossesse dont le professeur devrait être informé (avec un champ de précision si nécessaire), et si elles ont besoin d’emprunter du matériel comme un tapis, des gants ou des chaussures. Une dernière question facultative destinée aux débutants leur demande comment ils ont connu le studio : par un ami, les réseaux sociaux, une recherche en ligne, en passant devant le studio ou autrement. Cette information est utile pour suivre l’origine des nouveaux participants.
Toutes les réservations, qu’il s’agisse ou non d’un premier cours, se terminent par un champ de remarques libre et une déclaration de consentement obligatoire : le participant accepte d’annuler au moins 12 heures avant le cours s’il ne peut pas venir, afin qu’une autre personne puisse prendre sa place.
Personnalisez le modèle
- Remplacez la liste fixe des cours par les noms et horaires réels de votre studio, ou ajoutez un sélecteur de date et d’heure pour chaque cours si votre planning est fixe
- Modifiez le délai d’annulation dans la déclaration de consentement pour l’adapter à votre politique : 12 heures, 24 heures ou le délai de votre choix
- Ajoutez un nombre maximal de réponses dans les paramètres du formulaire afin de définir une limite simple de capacité pour chaque séance
- Demandez le numéro d’une personne à contacter en cas d’urgence aux débutants qui suivent des cours plus intensifs comme le HIIT ou le cycling
- Activez une date de clôture afin que les réservations d’une séance donnée s’arrêtent automatiquement une fois le cours passé
- Classez les réservations dans un dossier par type de cours ou par professeur, afin que chaque enseignant puisse voir d’un coup d’œil ses prochains participants
Conseils pour un meilleur formulaire réservation de cours
- Prenez au sérieux les réponses concernant les blessures et la santé des débutants : une lecture rapide avant le cours permet au professeur de proposer réellement une adaptation au lieu de le découvrir en pleine séance
- Gardez une liste de cours courte et précise ; une longue liste d’options vagues complique le choix rapide de la bonne séance
- Rappelez votre politique d’annulation dans le message de confirmation ainsi que dans la ligne de consentement, car les participants ne lisent pas toujours attentivement chaque champ
- Consultez de temps en temps les réponses à la question « comment avez-vous entendu parler de nous ? » pour vérifier si vos actions marketing attirent réellement de nouvelles personnes
- Ne demandez pas plus de détails de santé que le professeur ne peut en prendre en compte au cours d’une seule séance : il ne s’agit pas d’un formulaire d’admission complet, mais de recueillir suffisamment d’informations pour assurer la sécurité de base
- Recontactez personnellement les personnes qui réservent leur premier cours après leur séance ; un formulaire de réservation est un bon début, mais un véritable accueil les incite à revenir
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Dès qu’une personne envoie une réservation, FileIt enregistre ses réponses au format PDF, lui attribue le modèle de nommage de document que vous avez défini (qui comprend par défaut le nom du participant), puis la classe dans le dossier du coffre-fort que vous avez choisi. En activant les notifications destinées au propriétaire, vous ou le professeur recevez un e-mail dès qu’une nouvelle réservation arrive, ce qui est particulièrement important pour les réservations de débutants nécessitant une lecture rapide avant le début du cours.
La plupart des studios consultent ensuite simplement les réservations du jour avant le cours, repèrent les nouveaux participants et les contactent directement si un débutant a signalé une blessure ou un problème de santé. Le message de confirmation envoyé par ce modèle est volontairement formulé pour rappeler aux participants d’annuler si leurs projets changent. Le tableau des réponses vous permet de filtrer par cours ou par date, ou d’exporter les données au format CSV si vous souhaitez analyser les tendances de fréquentation sur un trimestre ou une saison.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Réservation de cours : questions fréquentes
Ce modèle de formulaire de réservation de cours est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application Forms de chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite, et vous pouvez modifier la liste des cours ainsi que toutes les autres questions.
La personne qui réserve doit-elle avoir un compte FileIt ?
Non. Vous partagez un lien public ou un lien personnel envoyé par e-mail, et elle réserve sa place sans créer de compte.
Chaque réservation est-elle disponible au format PDF ?
Oui, chaque envoi est automatiquement enregistré au format PDF dans le dossier du coffre-fort que vous avez choisi, afin que vous disposiez d’un relevé écrit de chaque réservation.
Ce formulaire peut-il réellement suivre le nombre de places restantes dans un cours ?
Non, pas automatiquement : il ne vérifie pas la capacité restante en temps réel. Le fait de définir un nombre maximal de réponses dans les paramètres du formulaire arrête les réservations une fois cette limite atteinte, ce qui constitue un plafond de capacité simple.
Puis-je utiliser un seul formulaire pour tous mes cours, ou chaque cours doit-il avoir le sien ?
Les deux options sont possibles. Un seul formulaire avec une liste déroulante des cours simplifie la gestion des petits plannings ; des formulaires distincts par cours ou par créneau horaire offrent des listes de réponses propres à chaque cours lorsque votre planning s’étoffe.
Que deviennent les informations sur les blessures ou la santé recueillies auprès des débutants ?
Elles sont visibles uniquement par la personne qui examine la réservation et servent à aider le professeur à prévoir des adaptations sûres. Il ne s’agit pas de conseils médicaux, et les professeurs doivent faire preuve de discernement en complément de toute information communiquée par le participant.
Les participants peuvent-ils annuler ou modifier une réservation avec ce formulaire ?
Ce modèle est conçu pour créer une nouvelle réservation plutôt que pour modifier une réservation existante. La plupart des studios gèrent les annulations en demandant au participant de les contacter directement, conformément au consentement concernant les annulations figurant sur le formulaire.
Comment créer un formulaire de réservation de cours en ligne pour un studio ou une salle de sport ?
Commencez avec ce modèle dans l’éditeur FileIt Forms, mettez à jour la liste des cours et les questions propres à votre studio, puis partagez le lien avec vos membres ou sur les réseaux sociaux : aucun logiciel de réservation distinct n’est nécessaire.