¿Qué es la plantilla del formulario de registro de mantenimiento hotelero?
Un grifo que gotea, una caja fuerte averiada o un aire acondicionado que no enfría: los hoteles gestionan docenas de pequeñas averías cada semana. Cuando se anotan en trozos de papel o se comunican por radio, algunos trabajos se olvidan, los problemas recurrentes pasan desapercibidos y nadie sabe cuántas noches de habitación se perdieron por tener habitaciones fuera de servicio.
Este registro de mantenimiento hotelero anota cada avería, indicando dónde está, quién la comunicó, su categoría y prioridad, y si la habitación quedó fuera de servicio; después registra el trabajo realizado, las piezas y la mano de obra, además de la firma de conformidad. Las averías de las habitaciones piden el número de habitación; los trabajos de contratistas, sus datos y referencia; y las averías recurrentes, la causa probable.
Cada entrada se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, creando un historial consultable por habitación y por categoría.
- Ideal para
- Hoteles, resorts, apartamentos con servicios y hostales
- Quién lo completa
- Personal de ingeniería y mantenimiento, limpieza o recepción
- Tiempo necesario
- Unos 3–5 minutos por trabajo
- Incluye
- Prioridad, seguimiento de habitaciones fuera de servicio, fotos, coste de piezas, horas de mano de obra, notas sobre averías recurrentes y firma del técnico
¿Quién usa un formulario de registro de mantenimiento hotelero?
- El personal de limpieza comunica un cabezal de ducha averiado encontrado durante la limpieza
- Recepción registra la queja de un huésped sobre un aire acondicionado ruidoso
- Un técnico registra el mantenimiento planificado de la bomba de la piscina
- El responsable de turno deja una habitación fuera de servicio después de una fuga
- El jefe de ingeniería revisa cada mes las averías recurrentes en las mismas habitaciones
- Un hotel pequeño sin software de mantenimiento conserva un historial adecuado de reparaciones
Preguntas de este formulario de registro de mantenimiento hotelero
27 preguntas en 2 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas.
1 La avería
- Fecha de notificación*
- Hora de notificación
- Notificado por*
- Medio de notificación Queja de un huésped · Servicio de limpieza · Recepción · Inspección de la habitación · Mantenimiento programado · Ronda de mantenimiento
- Ubicación* Habitación de huéspedes · Zona común · Restaurante, bar o cocina · Área de servicio · Exterior o zonas ajardinadas
- Número de habitación* solo se pregunta cuando corresponde
- Zona o equipo
- Categoría* Fontanería · Electricidad e iluminación · Calefacción y aire acondicionado · Mobiliario y accesorios · Puertas y cerraduras · Electrodomésticos · TV, teléfono o Wi-Fi · Decoración y pintura · Plagas · Seguridad contra incendios y seguridad de las personas · Otro
- Prioridad* Urgente — riesgo para la seguridad o huésped en la habitación · Alta — el mismo día · Normal — en un plazo de 48 horas · Baja — próxima visita programada
- Describe la avería*
- ¿Se ha dejado fuera de servicio la habitación o zona?*
- Fuera de servicio desde solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Tuvo que cambiar de habitación algún huésped? solo se pregunta cuando corresponde
- Fotos
2 Trabajo realizado
- Asignado a*
- Estado* Reparado · A la espera de piezas · Enviado a un contratista · Aplazado para mantenimiento programado
- Contratista y referencia del trabajo* solo se pregunta cuando corresponde
- Trabajo realizado*
- Piezas y materiales utilizados
- Coste de las piezas
- Mano de obra (horas)
- Completado el solo se pregunta cuando corresponde
- Habitación de nuevo en servicio solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Ha ocurrido antes esta avería aquí?
- Causa probable y cualquier solución a largo plazo necesaria solo se pregunta cuando corresponde
- Firma del técnico
- Revisado por (supervisor)
El formulario registro de mantenimiento hotelero, página por página
1 La avería
El registro comienza con cuándo se comunicó la avería, quién lo hizo y por qué canal: una queja de un huésped, el personal de limpieza, recepción, una inspección de la habitación, mantenimiento planificado o una ronda de ingeniería. El personal selecciona la ubicación; las habitaciones requieren un número de habitación y cualquier trabajo puede indicar la zona o el equipo. Después se añaden una categoría (fontanería, electricidad, climatización, puertas y cerraduras, TV y Wi-Fi, seguridad contra incendios y protección de la vida, entre otras), una prioridad de urgente a baja y una descripción.
Si la habitación o la zona queda fuera de servicio, el registro indica la fecha y si fue necesario cambiar de habitación a un huésped. Se pueden adjuntar fotos.
2 Trabajo realizado
El personal registra a quién se asigna el trabajo y su estado: reparado, a la espera de piezas, derivado a un contratista (en cuyo caso se solicitan el contratista y la referencia del trabajo) o aplazado. Describe el trabajo realizado, las piezas y materiales, el coste de las piezas y las horas de mano de obra. Los trabajos reparados incluyen la fecha de finalización, y las habitaciones fuera de servicio indican cuándo volvieron a estar disponibles. Si la avería ya se produjo antes, un campo pide la causa probable y cualquier solución a largo plazo. El técnico firma y el nombre del supervisor deja constancia de la revisión.
Personaliza la plantilla
- Añade tus propias categorías, como equipos de cocina o ascensores
- Cambia las descripciones de prioridad para adaptarlas a tus tiempos de respuesta
- Sustituye las opciones de ubicación por las alas o plantas de tu edificio
- Cambia la moneda del coste de las piezas
- Dirige las entradas a una carpeta de Mantenimiento por propiedad
- Elimina el campo de firma si el registro solo se utiliza internamente
Consejos para mejorar tu formulario registro de mantenimiento hotelero
- Registra todas las averías, por pequeñas que sean: el patrón importa más que un solo trabajo
- Anota con precisión las fechas en que las habitaciones estuvieron fuera de servicio para conocer las noches de habitación perdidas
- Fotografía la avería antes y después de la reparación
- Revisa mensualmente las averías recurrentes y planifica soluciones a largo plazo
- Exporta el registro antes de planificar el presupuesto para respaldar las solicitudes de sustitución de equipos
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada entrada se guarda como PDF en tu bóveda, junto con sus fotos. Las notificaciones al propietario pueden avisar al jefe de ingeniería de los nuevos trabajos.
La tabla de respuestas te permite filtrar por fecha y exportar a CSV para contar los trabajos por categoría, habitación o prioridad.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Registro de mantenimiento hotelero: preguntas frecuentes
¿Esta plantilla de registro de mantenimiento hotelero es gratuita?
Sí. Está incluida en la app Forms de todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito.
¿Puede utilizarla el personal de limpieza desde el móvil?
Sí. Funciona en cualquier navegador y permite hacer fotos y subirlas directamente desde el móvil.
¿Podemos actualizar una entrada después de terminar el trabajo?
Cada envío es un registro independiente. Muchos equipos registran la avería y la reparación juntos cuando el trabajo termina, o envían una segunda entrada al finalizarlo.
¿Se integra con nuestro sistema de gestión de propiedades?
No. Los cambios de estado de las habitaciones deben seguir haciéndose en tu propio sistema.
¿Podemos hacer un seguimiento de los costes?
Sí. El coste de las piezas y las horas de mano de obra se registran para cada trabajo y se pueden exportar a CSV.
¿Podemos utilizarlo también para el mantenimiento planificado?
Sí. Selecciona mantenimiento planificado como origen al registrar un trabajo programado.
¿Quién puede ver las entradas?
Las entradas se guardan en la carpeta de la bóveda que elijas.