Apakah templat borang log penyelenggaraan hotel?
Pili yang menitis, peti besi yang rosak, penghawa dingin yang tidak menyejukkan — hotel berdepan dengan berpuluh-puluh kerosakan kecil setiap minggu. Apabila kerosakan direkod pada cebisan kertas atau disampaikan melalui radio, kerja boleh terlupa, masalah berulang tidak disedari dan tiada siapa tahu berapa banyak malam penginapan hilang kerana bilik tidak boleh digunakan.
Log penyelenggaraan hotel ini merekod setiap kerosakan berserta lokasinya, siapa yang melaporkannya, kategori dan keutamaan, serta sama ada bilik itu tidak boleh digunakan — kemudian kerja yang dijalankan, alat ganti dan buruh, serta pengesahan. Kerosakan bilik tetamu memerlukan nombor bilik, kerja kontraktor memerlukan nama kontraktor dan rujukan, manakala kerosakan berulang memerlukan punca yang berkemungkinan.
Setiap entri disimpan sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda, lalu membina sejarah yang boleh dicari mengikut bilik dan kategori.
- Sesuai untuk
- Hotel, resort, pangsapuri berperkhidmatan dan hostel
- Diisi oleh
- Kakitangan kejuruteraan dan penyelenggaraan, pengemasan atau kaunter hadapan
- Masa untuk disiapkan
- Kira-kira 3–5 minit bagi setiap kerja
- Termasuk
- Keutamaan, penjejakan bilik tidak boleh digunakan, foto, kos alat ganti, jam buruh, nota kerosakan berulang, tandatangan juruteknik
Siapa yang menggunakan borang log penyelenggaraan hotel?
- Pengemasan melaporkan kepala pancuran yang rosak semasa pembersihan
- Kaunter hadapan merekod aduan tetamu tentang penghawa dingin yang bising
- Seorang jurutera merekod penyelenggaraan terancang pada pam kolam
- Pengurus bertugas menjadikan sebuah bilik tidak boleh digunakan selepas kebocoran
- Ketua jurutera menyemak kerosakan berulang di bilik yang sama setiap bulan
- Hotel kecil tanpa perisian penyelenggaraan menyimpan sejarah pembaikan yang teratur
Soalan dalam borang log penyelenggaraan hotel ini
27 soalan dalam 2 halaman · termasuk tandatangan, muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman.
1 Kerosakan
- Tarikh dilaporkan*
- Masa dilaporkan
- Dilaporkan oleh*
- Dilaporkan melalui Aduan tetamu · Pengemasan · Kaunter hadapan · Pemeriksaan bilik · Penyelenggaraan terancang · Rondaan kejuruteraan
- Lokasi* Bilik tetamu · Kawasan awam · Restoran, bar atau dapur · Kawasan operasi · Bahagian luar atau kawasan persekitaran
- Nombor bilik* hanya ditanya jika berkenaan
- Kawasan atau peralatan
- Kategori* Perpaipan · Elektrik dan pencahayaan · Pemanasan dan penyaman udara · Perabot dan kelengkapan · Pintu dan kunci · Peralatan · TV, telefon atau Wi-Fi · Hiasan dan pengecatan · Makhluk perosak · Keselamatan kebakaran dan nyawa · Lain-lain
- Keutamaan* Segera — risiko keselamatan atau tetamu berada di dalam bilik · Tinggi — pada hari yang sama · Biasa — dalam tempoh 48 jam · Rendah — lawatan terancang seterusnya
- Huraikan kerosakan*
- Bilik atau kawasan tidak boleh digunakan?*
- Tidak boleh digunakan mulai hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah tetamu terpaksa berpindah bilik? hanya ditanya jika berkenaan
- Foto
2 Kerja yang dijalankan
- Ditugaskan kepada*
- Status* Dibaiki · Menunggu alat ganti · Diserahkan kepada kontraktor · Ditangguhkan kepada penyelenggaraan terancang
- Kontraktor dan rujukan kerja* hanya ditanya jika berkenaan
- Kerja yang dijalankan*
- Alat ganti dan bahan yang digunakan
- Kos alat ganti
- Tenaga kerja (jam)
- Disiapkan pada hanya ditanya jika berkenaan
- Bilik kembali digunakan hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah kerosakan ini pernah berlaku di sini sebelum ini?
- Punca yang berkemungkinan dan sebarang pembaikan jangka panjang yang diperlukan hanya ditanya jika berkenaan
- Tandatangan juruteknik
- Disemak oleh (penyelia)
Borang log penyelenggaraan hotel, halaman demi halaman
1 Kerosakan
Log bermula dengan masa kerosakan dilaporkan, siapa yang melaporkannya dan melalui saluran mana — aduan tetamu, pengemasan, kaunter hadapan, pemeriksaan bilik, penyelenggaraan terancang atau rondaan kejuruteraan. Kakitangan memilih lokasi; bilik tetamu memerlukan nombor bilik, dan setiap kerja boleh menyatakan kawasan atau peralatan. Kategori (paip, elektrik, HVAC, pintu dan kunci, TV dan Wi-Fi, keselamatan kebakaran dan hayat serta lain-lain), keutamaan daripada segera hingga rendah, dan penerangan akan diikuti.
Jika bilik atau kawasan itu tidak boleh digunakan, log merekod tarikh dan sama ada tetamu perlu berpindah bilik. Foto boleh dilampirkan.
2 Kerja yang dijalankan
Kakitangan merekod kepada siapa kerja itu ditugaskan dan statusnya: dibaiki, menunggu alat ganti, diserahkan kepada kontraktor (yang memerlukan nama kontraktor dan rujukan kerja) atau ditangguhkan. Mereka menerangkan kerja yang dilakukan, alat ganti dan bahan, kos alat ganti serta jam buruh. Kerja yang telah dibaiki merekod tarikh siap, manakala bilik yang tidak boleh digunakan merekod masa bilik itu kembali beroperasi. Jika kerosakan itu pernah berlaku sebelum ini, satu kotak meminta punca yang berkemungkinan dan sebarang pembaikan jangka panjang. Juruteknik menandatangani borang dan nama penyelia merekodkan pemeriksaan.
Ubah suai templat ini
- Tambah kategori anda sendiri, seperti peralatan dapur atau lif
- Tukar penerangan keutamaan agar sepadan dengan masa tindak balas anda
- Gantikan pilihan lokasi dengan sayap atau tingkat bangunan anda
- Tukar mata wang kos alat ganti
- Halakan entri ke dalam folder Penyelenggaraan bagi setiap hartanah
- Buang medan tandatangan jika log hanya digunakan secara dalaman
Petua untuk borang log penyelenggaraan hotel yang lebih baik
- Rekod setiap kerosakan, walaupun kecil — coraknya lebih penting daripada mana-mana kerja tunggal
- Rekod tarikh bilik tidak boleh digunakan dengan tepat untuk memahami malam penginapan yang hilang
- Ambil foto kerosakan sebelum dan selepas pembaikan
- Semak kerosakan berulang setiap bulan dan rancang pembaikan jangka panjang
- Eksport log sebelum merancang belanjawan untuk menyokong permintaan penggantian peralatan
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap entri disimpan sebagai PDF dalam peti besi anda bersama fotonya. Pemberitahuan pemilik boleh memaklumkan ketua jurutera tentang kerja baharu.
Jadual Respons membolehkan anda menapis mengikut tarikh dan mengeksport ke CSV untuk mengira kerja mengikut kategori, bilik atau keutamaan.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Log penyelenggaraan hotel: soalan lazim
Adakah templat log penyelenggaraan hotel ini percuma?
Ya. Ia disertakan dalam aplikasi Forms pada setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma.
Bolehkah kakitangan pengemasan menggunakannya pada telefon mereka?
Ya. Ia berfungsi dalam mana-mana pelayar, dan foto boleh diambil serta dimuat naik terus daripada telefon.
Bolehkah kami mengemas kini entri selepas kerja selesai?
Setiap penghantaran ialah rekod tersendiri. Banyak pasukan merekod kerosakan dan pembaikan bersama-sama selepas kerja selesai, atau menghantar entri kedua apabila kerja siap.
Adakah ia berintegrasi dengan sistem pengurusan hartanah kami?
Tidak. Perubahan status bilik masih perlu dibuat dalam sistem anda sendiri.
Bolehkah kami menjejaki kos?
Ya. Kos alat ganti dan jam buruh direkod bagi setiap kerja dan boleh dieksport ke CSV.
Bolehkah kami menggunakannya untuk penyelenggaraan terancang juga?
Ya. Pilih penyelenggaraan terancang sebagai sumber semasa merekod kerja yang dijadualkan.
Siapa yang boleh melihat entri?
Entri disimpan dalam folder peti besi yang anda pilih.