¿Qué es acuerdo de matrícula infantil?
Un acuerdo de matrícula infantil es el contrato entre un proveedor de servicios de cuidado infantil y el padre, la madre o el tutor legal de un niño. Registra las sesiones a las que asistirá el niño, su precio y cuándo deben pagarse las tarifas, quién puede recogerlo, qué ocurre cuando está enfermo, cómo funcionan las comidas y con cuánto tiempo de antelación debe avisar cada parte para finalizar la plaza. Ponerlo por escrito evita las disputas más habituales —pagar por ausencias, recogidas tardías y abandonar la plaza sin avisar— antes de que surjan.
Esta plantilla sirve para guarderías, guarderías familiares, escuelas infantiles y centros preescolares, así como para programas antes y después del horario escolar o durante las vacaciones. Tú eliges el programa, los días y horarios reservados, la tarifa y la frecuencia de cobro, cualquier cuota de inscripción o depósito, si se cobran las ausencias, el recargo por recogida tardía, las comidas, los permisos para fotografías y el plazo de aviso para darse de baja. También incluye los contactos de emergencia del niño, las personas autorizadas para recogerlo, cualquier restricción de custodia, la medicación y el consentimiento para tratamientos de emergencia, además del compromiso de no publicar imágenes en espacios públicos sin un consentimiento independiente.
- Ideal para
- Guarderías, guarderías familiares, escuelas infantiles, centros preescolares y programas antes y después del horario escolar y de vacaciones
- Firmado por
- El proveedor (propietario o director) y el padre, la madre o el tutor legal del niño
- Tarifas
- Por mes, semana, trimestre, día o sesión, con cuota de inscripción, depósito y recargo por recogida tardía opcionales
- Extensión
- Unas 3-4 páginas, con iniciales en cada página
Cuándo usar un acuerdo de matrícula infantil
- Matricular a un niño nuevo en una guardería o escuela infantil
- Una guardería familiar que establece sus condiciones con cada familia
- Inscribir a un niño en un programa antes o después del horario escolar
- Un programa de vacaciones o de verano con días reservados y una tarifa fija
- Volver a firmar con las familias cuando cambian las tarifas, los horarios o las políticas
Lo que debes completar
32 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: proveedor, padre, madre o tutor legal.
1 El proveedor
- Proveedor (guardería, escuela infantil o programa)*
- Dirección del proveedor*
- Teléfono o correo electrónico del proveedor*
- Número de licencia o registro
2 El menor y la familia
- Nombre completo del padre, madre o tutor legal*
- Teléfono y correo electrónico del padre, madre o tutor legal*
- Domicilio del padre, madre o tutor legal
- Nombre completo del menor*
- Fecha de nacimiento del menor*
- Contactos de emergencia*
- Personas autorizadas a recoger al menor*
- Restricciones de custodia o recogida
3 Matrícula
- Programa* guardería a tiempo completo · guardería a tiempo parcial · escuela infantil / preescolar · programa antes del horario escolar · programa después del horario escolar · programa antes y después del horario escolar · programa de vacaciones / verano
- Fecha de inicio*
- Días y horas reservados*
- Horario de apertura*
- Cierres previstos
4 Tarifas
- Moneda*
- Tarifa de cuidado infantil*
- La tarifa es* mensual · semanal · por trimestre · por día reservado · por sesión reservada
- Las tarifas vencen*
- Forma de pago de las tarifas
- Cuota de inscripción (no reembolsable)
- Depósito
- Cuando el menor está ausente* las tarifas siguen siendo exigibles · no se cobran tarifas por ausencias notificadas con antelación
- Cargo por recogida tardía
5 Salud, comidas y consentimientos
- Comidas y tentempiés* los proporciona el Proveedor · los trae de casa el padre, la madre o el tutor legal · se proporcionan parcialmente; consulta los detalles a continuación
- Detalles de las comidas
- Alergias, enfermedades y necesidades alimentarias
- Fotos del menor* solo para actualizaciones privadas dirigidas a la familia · para actualizaciones privadas y para las exposiciones y registros propios del Proveedor · no se tomarán
6 Otras condiciones
- Preaviso para retirar al menor (días)*
- Legislación aplicable*
7 Quién firma
- Proveedor firma y fecha, cargo, iniciales en cada página · La guardería, escuela infantil o programa; debe firmar el propietario, director o responsable.
- Padre, madre o tutor legal firma y fecha, iniciales en cada página · El padre, la madre o el tutor legal que matricula al menor y es responsable de las tarifas.
Qué incluye el acuerdo de matrícula infantil
- Matrícula y horario
- Tarifas
- Entrega y recogida
- Contactos de emergencia
- Enfermedad, medicación y emergencias
- Comidas y objetos que deben llevarse
- Cuidado, conducta y comunicación
- Fotografías e información personal
- Retirada del Menor y finalización del Acuerdo
- Disposiciones generales
Cómo usar el acuerdo de matrícula infantil, paso a paso
1 Añade los datos de tu programa
Introduce el nombre y la dirección de tu negocio, tu número de licencia o registro si lo tienes, tu horario de apertura y cualquier cierre previsto, como festivos o jornadas de formación del personal. Elige el programa al que se incorpora el niño e indica los días y horarios exactos reservados.
2 Establece las tarifas
Introduce la tarifa y elige si se cobra por mes, semana, trimestre, día o sesión, y cuándo debe pagarse. Añade una cuota de inscripción o un depósito si los cobras, elige si las sesiones reservadas siguen cobrándose cuando el niño no asiste y añade un recargo por recogida tardía si lo aplicas.
3 Registra los datos del niño
Añade el nombre y la fecha de nacimiento del niño, los datos de contacto del padre, la madre o el tutor, los contactos de emergencia y todas las personas autorizadas para recogerlo. Indica cualquier restricción de custodia o recogida, así como alergias, problemas de salud o necesidades dietéticas.
4 Elige las comidas, las fotos y el aviso
Indica si las comidas las proporciona el centro o las trae la familia, elige cómo pueden utilizarse las fotos del niño y establece el plazo de aviso necesario para darse de baja —30 días es un punto de partida habitual—. Después añade al padre, la madre o el tutor como firmante y envía el documento; ambos pondréis vuestras iniciales en cada página y firmaréis al final.
Consejos antes de enviarlo
- En muchos lugares, los servicios de cuidado infantil necesitan licencia o registro, y pueden aplicarse normas sobre la proporción de personal, la medicación, los registros y los avisos. Asegúrate de que el acuerdo cumple tus requisitos de licencia y tus políticas por escrito.
- Mantén breve y actualizada la lista de personas autorizadas para recoger al niño y pide un documento de identidad con foto la primera vez que alguien nuevo lo recoja.
- Si una resolución judicial afecta a quién puede recoger al niño, pide una copia al padre, la madre o el tutor y consérvala archivada.
- Utiliza un formulario independiente de salud o medicación para la información médica detallada y los consentimientos específicos sobre medicación.
- Indica claramente si las tarifas deben pagarse durante tus cierres previstos y las vacaciones del niño: es la pregunta de facturación más habitual.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma, fecha e iniciales en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Acuerdo de matrícula infantil
¿Tienen que pagar los padres cuando su hijo no asiste?
Depende de lo que acordéis. Muchos proveedores cobran las sesiones reservadas tanto si el niño asiste como si no, porque la plaza queda reservada. Esta plantilla te permite elegir entre cobrar las ausencias o no cobrarlas cuando se avisan con antelación.
¿Pueden firmar ambos padres?
La plantilla incluye un firmante, padre, madre o tutor, que es responsable de las tarifas. Si quieres que firme también el otro progenitor, puedes añadir un segundo firmante en el editor de eSignature antes de enviar el documento y colocar su campo de firma.
¿Sustituye esto a mis políticas de cuidado infantil?
No. El acuerdo cubre las condiciones de matrícula y pide al padre, la madre o el tutor que siga tus políticas por escrito. Conserva tus políticas completas sobre salud, protección infantil, conducta y emergencias como documentos independientes y entrégaselas a las familias.
¿Es válido un acuerdo de cuidado infantil firmado electrónicamente?
Por lo general, las firmas electrónicas son válidas para contratos ordinarios como este en EE. UU. (ESIGN Act y UETA), el Reino Unido, la UE (eIDAS) y Canadá. FileIt conserva un registro de auditoría y un Certificado de finalización (Certificate of Completion) junto con el PDF firmado. Comprueba si tu organismo de licencias tiene sus propias normas sobre los registros de matrícula.
¿Es gratuita esta plantilla?
Sí. Puedes utilizar la plantilla gratis con la aplicación eSignature de FileIt, y los padres no necesitan una cuenta de FileIt para firmar.