¿Qué es confirmación de la política de gestión de efectivo?
Unos procedimientos claros para el efectivo protegen al personal tanto como al negocio. Cuando cada persona usa su propio inicio de sesión, cuenta su fondo de caja, registra cada reembolso y comunica cada diferencia, un faltante puede rastrearse hasta su causa en vez de generar sospechas sobre todo el equipo. Una confirmación de la política de gestión de efectivo deja constancia de que cada persona recibió formación sobre esos procedimientos y aceptó cumplirlos.
Esta plantilla cubre el uso exclusivo de tu propia caja y tus credenciales, el recuento y la firma del fondo de caja, la recepción de pagos (registrar cada venta, contar y devolver el cambio, comprobar si hay billetes falsos y no tener dinero personal en la caja), los reembolsos y las anulaciones conforme a la regla de aprobación que elijas, los depósitos de efectivo y el acceso a la caja fuerte, el recuento al final del turno y la notificación de diferencias. Puedes establecer el fondo de caja estándar, el umbral para depositar efectivo, la diferencia que desencadena una investigación y un límite de aprobación de reembolsos, además de indicar si las cámaras de videovigilancia cubren las cajas y la caja fuerte. Distingue la formación adicional por errores honestos de las medidas disciplinarias por deshonestidad, limita las deducciones salariales a lo que permite la ley y pone la seguridad personal en primer lugar durante un robo.
- Ideal para
- Tiendas, restaurantes, bares, cafeterías, salones de belleza, hoteles, clínicas y cualquier recepción que acepte efectivo
- Firman
- La persona empleada y el propietario o gerente
- Opciones
- Fondo de caja, umbral para depósitos de efectivo, tolerancia de diferencias, regla de aprobación de reembolsos y videovigilancia
- Extensión
- 2–3 páginas, con las iniciales de la persona empleada en cada página
Cuándo usar un confirmación de la política de gestión de efectivo
- Formar a un nuevo cajero, camarero o recepcionista en el uso de la caja
- Introducir la aprobación del gerente para reembolsos y anulaciones
- Restablecer los procedimientos después de faltantes inexplicados
- Dar a los responsables de turno acceso a la caja fuerte
- Estandarizar los procedimientos de efectivo en varias ubicaciones
Lo que debes completar
12 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: empleado, empleador.
1 Detalles
- Nombre de la empresa*
- Nombre completo del empleado*
- Puesto de trabajo
- Tienda o ubicación
2 Cajas y fondos fijos
- Moneda
- Fondo fijo estándar de caja
- Retirada de efectivo cuando la caja contenga más de
3 Recuentos y discrepancias
- Las diferencias superiores a este importe se investigan
4 Reembolsos
- Reembolsos y anulaciones* Solo con la aprobación de un gerente · Aprobación del gerente por encima de un importe establecido · Solo los gerentes pueden procesarlos
- Los reembolsos superiores a este importe necesitan la aprobación de un gerente
5 Recuentos y discrepancias
- A quién comunicar las discrepancias y preocupaciones*
- ¿Las zonas de las cajas y de la caja fuerte están cubiertas por cámaras de videovigilancia?* Sí · No
6 Quién firma
- Empleado firma y fecha, iniciales en cada página · La persona del personal que se encargará del efectivo.
- Empleador firma y fecha, cargo, iniciales en cada página · El propietario o gerente que firma en nombre de la empresa.
Qué incluye el confirmación de la política de gestión de efectivo
- Mi caja y mis credenciales de acceso
- Inicio del turno
- Cobro de pagos
- Reembolsos, anulaciones y cambios
- Retiradas de efectivo y caja fuerte
- Finalización del turno
- Discrepancias
- La seguridad es lo primero
- Confirmación
Cómo usar el confirmación de la política de gestión de efectivo, paso a paso
1 Introduce la empresa y la ubicación
Añade la empresa, la persona empleada, su puesto y, si tienes más de una sede, la tienda o ubicación.
2 Establece el fondo y los depósitos de efectivo
Introduce el fondo de caja estándar y el importe a partir del cual el efectivo sobrante se traslada a la caja fuerte. Ambos campos son opcionales: déjalos en blanco si varían.
3 Elige la regla de reembolsos
Elige la aprobación del gerente para cada reembolso y anulación, la aprobación solo por encima de un importe que establezcas o que los reembolsos solo puedan hacerlos los gerentes. Se imprimirá la cláusula correspondiente.
4 Establece cómo se gestionan las diferencias
Indica a quién se comunican las diferencias, opcionalmente el importe de diferencia que se investigará y si las cámaras de videovigilancia cubren la caja y la caja fuerte.
5 Firma después de la formación
Pide a la persona empleada que firme una vez que le hayan enseñado a usar la caja. La confirmación firmada se archiva en tu bóveda junto con sus demás registros.
Consejos antes de enviarlo
- No permitas nunca que dos personas compartan un cajón o unas credenciales: hace imposible resolver de forma justa cualquier diferencia.
- Cuando puedas, cuenta los fondos y los depósitos con dos personas y registra ambos nombres.
- La posibilidad de descontar faltantes del salario depende de la legislación local y a menudo requiere consentimiento por escrito; la plantilla no da por hecho que puedas hacerlo.
- Deja claro al personal que su seguridad es lo primero durante un robo. Ninguna cantidad de efectivo merece una lesión.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma, fecha e iniciales en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Confirmación de la política de gestión de efectivo
¿Puedo hacer que el personal pague los faltantes de caja?
En muchos lugares está restringido o requiere el acuerdo previo por escrito de la persona empleada. La plantilla indica que los faltantes no se descontarán del salario salvo que la ley lo permita y, cuando sea necesario, la persona empleada haya dado su consentimiento por escrito.
¿Cómo se tratan los errores honestos?
La plantilla indica que los errores honestos se gestionan mediante formación adicional y apoyo; las diferencias reiteradas o ignorar los procedimientos pueden dar lugar a medidas disciplinarias, y el robo o la falsificación de registros constituyen una falta grave.
¿Tengo que mencionar la videovigilancia?
Si las cámaras cubren la caja o la caja fuerte, informar al personal de para qué se utilizan es una buena práctica y a menudo lo exige la legislación sobre privacidad. Elige «Sí» y se añadirá una cláusula explicativa.
¿Es válida una firma electrónica para confirmar una política?
Por lo general, sí. Las firmas electrónicas son válidas para documentos laborales en EE. UU. conforme a la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, ESIGN) y la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (Uniform Electronic Transactions Act, UETA), en el Reino Unido, en la UE conforme al Reglamento eIDAS y en Canadá; FileIt registra un registro de auditoría.