Apakah templat borang direktori kontak keluarga?
Setiap kelas sekolah, pasukan sukan atau kelab menghadapi masalah yang sama pada awal musim: mengumpulkan nombor telefon dan e-mel yang boleh dihubungi untuk setiap keluarga, serta cara yang sesuai untuk menghubungi mereka dengan segera. Templat direktori kontak keluarga ini mengumpulkan maklumat isi rumah di satu tempat, bukannya melalui rangkaian e-mel balas kepada semua atau borang pendaftaran kertas yang hanya dilihat oleh separuh ibu bapa.
Borang dalam talian lebih sesuai kerana setiap keluarga menjawab sekali, mengikut masa mereka sendiri, manakala penganjur menerima maklumat yang konsisten dan ditaip, bukan lima gaya tulisan tangan yang berbeza serta ayat yang tidak lengkap. Logik bersyarat menambah orang dewasa kedua hanya apabila keluarga memerlukannya, dan membolehkan setiap isi rumah memilih cara mereka mahu dihubungi — e-mel, mesej teks, panggilan telefon, WhatsApp, aplikasi sekolah atau kertas — bukannya menganggap semua orang menggunakan saluran yang sama.
Jawapan setiap isi rumah disimpan sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda sebaik sahaja mereka menghantar borang, jadi anda mempunyai rekod direktori setiap keluarga sebagai rekod individu bertarikh — berguna jika seseorang kemudian mengatakan nombor mereka tidak pernah direkodkan.
- Sesuai untuk
- Kelas sekolah, pasukan sukan, kelab dan kumpulan komuniti
- Diisi oleh
- Ibu bapa, penjaga atau wakil isi rumah
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 5–7 minit
- Termasuk
- Orang dewasa kedua bersyarat, pilihan perkongsian, pilihan saluran kontak
Siapa yang menggunakan borang direktori kontak keluarga?
- Guru kelas membina rantaian telefon untuk tahun persekolahan baharu
- Jurulatih sukan belia mengumpulkan nombor kecemasan dan kaedah kontak pilihan sebelum musim bermula
- Kumpulan komuniti menyediakan direktori supaya ahli boleh saling menghubungi untuk urusan tumpangan atau acara
- Bendahari kelab mengumpulkan maklumat kontak bersama pendaftaran bagi penggal baharu
- Pejabat sekolah mengumpulkan maklumat isi rumah untuk keluarga yang baharu menyertai sekolah
- Penganjur acara membina senarai kontak sukarelawan yang membantu dalam pesta atau kutipan dana
Soalan dalam borang direktori kontak keluarga ini
30 soalan dalam 5 halaman · termasuk soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Isi rumah
- Nama keluarga / isi rumah*
- Alamat rumah
- Telefon rumah (talian tetap)
- Kelas, pasukan atau kumpulan
2 Orang dewasa
- Nama*
- Peranan dalam isi rumah* Ibu bapa · Ibu/bapa tiri · Penjaga · Datuk/nenek · Pengasuh · Lain-lain
- Telefon bimbit*
- E-mel*
- Telefon tempat kerja
- Bahasa pilihan
- Sertakan orang dewasa ini dalam direktori bersama?
- Tambah seorang lagi orang dewasa?*
- Nama* hanya ditanya jika berkenaan
- Peranan dalam isi rumah* hanya ditanya jika berkenaan Ibu bapa · Ibu/bapa tiri · Penjaga · Datuk/nenek · Pengasuh · Lain-lain
- Telefon bimbit hanya ditanya jika berkenaan
- E-mel hanya ditanya jika berkenaan
- Telefon tempat kerja hanya ditanya jika berkenaan
- Bahasa pilihan hanya ditanya jika berkenaan
- Sertakan orang dewasa ini dalam direktori bersama? hanya ditanya jika berkenaan
3 Anak-anak & lain-lain
- Anak-anak
- Ahli isi rumah lain atau pengasuh tetap (pilihan)
4 Cara menghubungi anda
- Bagaimanakah kami patut menghubungi anda?* E-mel · Mesej teks · Panggilan telefon · WhatsApp · Aplikasi sekolah / kelab · Surat / kertas
- Cara terbaik untuk berita segera* E-mel · Mesej teks · Panggilan telefon · WhatsApp · Aplikasi sekolah / kelab · Surat / kertas
- Masa terbaik untuk menelefon Bila-bila masa · Waktu pagi · Waktu siang · Waktu petang/malam
- Tambahkan anda ke sembang kumpulan? hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah jurubahasa atau mesej terjemahan membantu?
- Dalam bahasa apakah? hanya ditanya jika berkenaan
- Sedia membantu dalam… (pilihan) Memandu / berkongsi kereta · Acara · Membakar kek / makanan · Menemani lawatan · Berkongsi kemahiran atau kerjaya
5 Perkongsian
- Perkongsian maklumat anda* Sertakan kami dalam direktori yang dikongsi dengan keluarga lain dalam kumpulan · Penganjur sahaja — jangan kongsi dengan keluarga lain
- Pengesahan*
Borang direktori kontak keluarga, halaman demi halaman
1 Isi rumah
Setiap entri bermula dengan Nama keluarga / isi rumah, Alamat rumah pilihan, Telefon rumah (talian tetap) dan Kelas, pasukan atau kumpulan yang disertai isi rumah — berguna apabila direktori merangkumi lebih daripada satu kelas atau pasukan.
2 Orang dewasa
Nama Orang dewasa 1, Peranan dalam isi rumah (ibu bapa, ibu atau bapa tiri, penjaga, datuk atau nenek, pengasuh atau lain-lain), Telefon bimbit dan E-mel adalah wajib, manakala Telefon kerja dan Bahasa pilihan adalah pilihan. Soalan ya/tidak, Sertakan orang dewasa ini dalam direktori bersama, membolehkan penganjur menghubungi orang tersebut tanpa semestinya memaparkannya dalam senarai yang dikongsi dengan keluarga lain. Jawapan ya kepada Tambah orang dewasa lain memaparkan set medan yang sama untuk orang dewasa kedua, supaya isi rumah dengan dua ibu bapa atau beberapa penjaga tidak terhad kepada satu kontak.
3 Anak-anak & orang lain
Kotak teks bebas Anak-anak mengumpulkan satu baris bagi setiap anak — nama, umur atau tahun, dan kelas — manakala medan Ahli isi rumah lain yang bersifat pilihan merangkumi datuk atau nenek, atau pengasuh tetap yang mungkin mengambil anak dari sekolah, bersama nota tentang cara menghubungi mereka.
4 Cara menghubungi anda
Keluarga menandakan setiap Saluran yang sesuai untuk mereka (e-mel, mesej teks, panggilan telefon, WhatsApp, aplikasi sekolah atau kelab, atau surat) dan memilih Satu cara terbaik untuk berita kecemasan. Menandakan WhatsApp akan memaparkan soalan tentang penyertaan dalam sembang kumpulan. Soalan ya/tidak Jurubahasa, yang memaparkan medan bahasa apabila dijawab ya, membantu penganjur mengatur mesej terjemahan apabila diperlukan, manakala senarai semak Sukarelawan membolehkan keluarga menyatakan minat untuk membantu dengan pemanduan, acara, penyediaan makanan, lawatan atau perkongsian kemahiran.
5 Perkongsian
Halaman terakhir ialah pilihan perkongsian isi rumah: Sertakan kami dalam direktori yang dikongsi dengan keluarga lain, atau Penganjur sahaja. Pengesahan terakhir meminta keluarga mengisytiharkan bahawa maklumat tersebut betul, mereka akan memaklumkan penganjur jika berlaku perubahan, dan mereka boleh meminta maklumat mereka dipadam pada bila-bila masa.
Ubah suai templat ini
- Tukar Kelas, pasukan atau kumpulan kepada menu lungsur selepas anda mengetahui senarai kumpulan tetap untuk sekolah atau kelab anda
- Tambah soalan persetujuan foto jika direktori turut merangkumi fotografi acara
- Tetapkan folder peti besi supaya fail entri setiap isi rumah disimpan di bawah kelas, pasukan atau ahli keluarga yang betul
- Aktifkan bilangan respons maksimum jika direktori hanya dibuka dalam tempoh pendaftaran yang ditetapkan
- Tambah tarikh tutup supaya entri lewat tidak terus masuk selepas anda menerbitkan direktori
- Buang soalan Sukarelawan sepenuhnya jika anda mengendalikan pendaftaran pembantu secara berasingan
Petua untuk borang direktori kontak keluarga yang lebih baik
- Kumpulkan hanya saluran yang benar-benar akan anda gunakan — meminta setiap kaedah kontak yang mungkin semata-mata untuk lengkap akan melambatkan orang
- Jelaskan dalam mesej anda sendiri tentang borang ini siapa yang akan melihat direktori yang dikongsi dan siapa yang tidak
- Hantar peringatan lembut pada pertengahan penggal kepada keluarga yang masih belum memberikan respons
- Pastikan pilihan perkongsian benar-benar bersifat pilihan dan mudah ditemui — keluarga perlu berasa selesa memilih penganjur sahaja
- Kemas kini direktori setiap kelas atau musim baharu dan bukannya menggunakan semula direktori tahun lalu, kerana anak-anak meningkat kelas dan nombor telefon berubah
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Sebaik sahaja isi rumah menghantar maklumat mereka, FileIt menyimpan jawapan sebagai PDF dalam folder peti besi yang telah anda sediakan untuk kumpulan itu — berguna sebagai rekod individu bertarikh tentang perkara yang dipersetujui setiap keluarga untuk dikongsi. Anda dimaklumkan melalui e-mel serta-merta, jadi anda boleh mula membina direktori apabila respons diterima tanpa menunggu semua orang.
Selepas kebanyakan keluarga memberikan respons, penganjur biasanya membuka jadual Respons, menapis mengikut kumpulan atau kelas, kemudian mengeksport ke CSV untuk menyusun senarai bersama, atau menyalin maklumat keluarga yang memilih kontak untuk penganjur sahaja ke dalam nota peribadi. Oleh sebab setiap respons juga merupakan PDF tersendiri, anda sentiasa mempunyai hantaran asal untuk dirujuk jika terdapat keraguan tentang nombor telefon atau ejaan.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Direktori kontak keluarga: soalan lazim
Adakah templat borang direktori kontak keluarga ini percuma?
Ya, ini ialah salah satu templat siap guna dalam aplikasi Forms pada setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma, dan setiap soalan boleh diedit.
Adakah keluarga memerlukan akaun FileIt untuk memberikan respons?
Tidak. Kongsi pautan awam atau hantar jemputan e-mel peribadi kepada setiap isi rumah; mereka boleh mengisi dan menghantar borang tanpa membuat akaun.
Bagaimanakah kami mendapatkan maklumat setiap isi rumah sebagai PDF?
FileIt menukarkan setiap hantaran secara automatik kepada PDF dan menyimpannya dalam folder peti besi yang anda pilih untuk borang ini.
Bolehkah keluarga memilih untuk tidak disenaraikan dalam direktori yang dikongsi dengan orang lain?
Ya — halaman terakhir meminta setiap isi rumah memilih sama ada untuk dimasukkan dalam direktori yang dikongsi dengan keluarga lain atau memilih kontak untuk penganjur sahaja.
Bolehkah kami menambah orang dewasa kedua atau ketiga bagi setiap isi rumah?
Templat ini menyertakan soalan bersyarat “Tambah orang dewasa lain?” yang memaparkan medan orang dewasa kedua; anda boleh menduplikasi corak tersebut dalam pereka bentuk untuk menambah lagi jika diperlukan.
Adakah ini sesuai untuk pasukan sukan dan juga kelas sekolah?
Ya — perkataan dan medan Kelas, pasukan atau kumpulan sesuai untuk kedua-duanya; cuma namakan semula label dalam pereka bentuk agar sepadan dengan kumpulan anda.
Bagaimanakah keluarga mengemas kini maklumat mereka jika berlaku perubahan?
Memandangkan AllowMultiple diaktifkan secara lalai, isi rumah hanya perlu mengisi borang itu sekali lagi; setiap hantaran ialah PDF bertarikh yang tersendiri.