¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de actualización del sitio web?
Las solicitudes de actualización de un sitio web suelen llegar como un mensaje rápido de Slack o un correo a medio terminar —«¿puedes corregir la errata de la página sobre nosotros?»—, al que se añade el texto nuevo una hora después y la fecha límite como un detalle de última hora. Esta plantilla reúne en un solo envío todo lo que necesita un equipo web: qué página, qué tipo de cambio, el contenido final, los archivos necesarios y cuándo debe estar publicado.
Dividir la solicitud por tipo de cambio la mantiene ágil: quien pide corregir un enlace roto no tiene que pegar un párrafo de texto nuevo, mientras que a quien solicita una página completamente nueva se le pregunta dónde debe situarse en el sitio. Una pregunta obligatoria sobre los derechos de las imágenes soluciona un problema frecuente: llegan imágenes sin que nadie confirme que la persona solicitante tiene permiso para utilizarlas.
Cada envío se convierte en un PDF en tu bóveda de FileIt, junto con las imágenes, documentos o textos adjuntos, de modo que el equipo web conserva un registro duradero de qué se solicitó exactamente y cuándo. Resulta útil para averiguar «¿quién aprobó esto?» mucho después de que el cambio se haya publicado.
- Ideal para
- Equipos de marketing, desarrolladores web y agencias que gestionan solicitudes de cambios en sitios web
- Quién lo completa
- Cualquier persona de la organización que solicite un cambio en el sitio web
- Tiempo para completarlo
- Unos 5 minutos
- Incluye
- Campos condicionales según el tipo de cambio, carga de archivos y seguimiento de aprobaciones
¿Quién usa un formulario de solicitud de actualización del sitio web?
- Un departamento de marketing exige que todos los equipos envíen los cambios mediante este formulario en lugar de escribir directamente al desarrollador
- Una agencia web lo utiliza para recibir solicitudes de actualización estructuradas de varios clientes con contrato de mantenimiento
- Un equipo web interno realiza el seguimiento del estado de aprobación para que nada se publique sin la autorización correspondiente
- Un departamento solicita una página nueva y especifica exactamente dónde debe aparecer en la navegación del sitio
- Un editor de contenidos informa de un enlace roto o una errata mediante la opción «corregir algo que no funciona», sin tener que describir un cambio completo de contenido
- Un equipo de comunicación envía un anuncio temporal con una fecha de publicación y otra de retirada
Preguntas de este formulario de solicitud de actualización del sitio web
22 preguntas en 4 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Equipo o departamento
2 El cambio
- ¿Qué tipo de cambio?* Actualizar un texto existente · Añadir o sustituir imágenes o vídeo · Crear una página nueva · Noticia o publicación de blog · Añadir o actualizar un evento · Eliminar una página o contenido · Corregir algo que no funciona (enlace, errata, diseño)
- Dirección de la página (URL)* solo se pregunta cuando corresponde
- Título de la página nueva* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Dónde debe aparecer? solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Adónde deben dirigirse los visitantes? solo se pregunta cuando corresponde
- Describe el cambio*
3 Contenido y archivos
- Texto que se debe sustituir solo se pregunta cuando corresponde
- Contenido nuevo solo se pregunta cuando corresponde
- Imágenes, documentos o textos
- ¿Tenemos derecho a usar estas imágenes?* solo se pregunta cuando corresponde Sí: las tomamos nosotros o son de nuestra propiedad · Sí: tienen licencia de archivo o se proporcionaron con permiso · No estoy seguro · No se han adjuntado imágenes
- Crédito, si es necesario solo se pregunta cuando corresponde
- Descripción o palabras clave para buscadores solo se pregunta cuando corresponde
4 Plazos y aprobación
- Debe estar publicada para el*
- ¿La fecha es fija?
- ¿A qué está vinculada? solo se pregunta cuando corresponde
- Retirar el
- ¿Se ha aprobado el contenido?* Sí, está aprobado · Todavía no: envía primero una vista previa
- ¿Quién lo aprueba? solo se pregunta cuando corresponde
- Correo electrónico de la persona aprobadora solo se pregunta cuando corresponde
El formulario solicitud de actualización del sitio web, página por página
1 Sobre ti
Una página breve recoge el nombre y el correo de la persona solicitante, además de su equipo o departamento, de forma opcional, para que el equipo web sepa con quién contactar y qué área de la organización realiza la solicitud.
2 El cambio
Una pregunta de opción única establece el tipo de cambio: actualizar un texto existente, añadir o sustituir imágenes o vídeos, crear una página nueva, una noticia o una entrada de blog, añadir o actualizar un evento, eliminar una página o contenido, o corregir algo que no funciona. Todas las opciones excepto «página nueva» muestran un campo para la URL de la página, mientras que al elegir «página nueva» se solicita el título y dónde debe aparecer en el sitio. Al elegir «eliminar», aparece un campo opcional para la redirección, para que los enlaces antiguos no dejen de funcionar sin más. Un campo obligatorio de resumen describe el cambio con las palabras de la persona solicitante, independientemente del tipo.
3 Contenido y archivos
Para editar un texto, la persona solicitante puede pegar el texto actual que se va a sustituir, lo que ayuda al equipo web a encontrar rápidamente el lugar correcto de la página. Para cualquier opción excepto la eliminación, un campo de contenido nuevo permite introducir el texto final, revisado y exactamente como debe aparecer. La carga de archivos acepta imágenes, PDF y archivos de Word o Excel. Además, cada vez que se adjunta un archivo aparece una pregunta obligatoria —¿Tenemos derecho a utilizar estas imágenes?—, con un campo opcional para indicar los créditos si las imágenes tienen licencia. El campo de descripción o palabras clave para búsquedas solo aparece para una página nueva, con el fin de mejorar su visibilidad en los buscadores.
4 Plazos y aprobación
La persona solicitante indica la fecha límite en la que el contenido debe estar publicado y puede señalar si es una fecha fija; al hacerlo, aparece un campo para explicar a qué está vinculada: un lanzamiento, una nota de prensa o un evento. Una fecha opcional de retirada cubre contenidos temporales, como ofertas o eventos. Por último, una pregunta sobre la aprobación comprueba si el contenido ya ha recibido el visto bueno; al elegir «todavía no», aparecen campos para indicar quién lo aprueba y su correo electrónico, de modo que el equipo web sepa que debe enviar una vista previa antes de publicar, en lugar de publicarlo directamente.
Personaliza la plantilla
- Añade un campo de prioridad o urgencia si tu equipo necesita clasificar las solicitudes más allá de la fecha solicitada
- Elimina la pregunta sobre SEO o palabras clave si tu equipo gestiona la optimización para buscadores por separado de la solicitud
- Dirige las solicitudes según el tipo de cambio a distintas personas del equipo, por ejemplo, las ediciones de contenido a una persona y las páginas nuevas a otra
- Archiva cada solicitud en una carpeta por mes o por departamento solicitante, según la forma en que tu equipo realiza el seguimiento del trabajo
- Añade internamente un campo de estado (en tu propio sistema de seguimiento) cuando se complete una solicitud, ya que el formulario no realiza un seguimiento de la finalización
- Configura el campo de aprobación como obligatorio en lugar de opcional si tu organización nunca permite solicitar contenido sin aprobar
- Adapta el mensaje de confirmación para enlazarlo con el plazo habitual de tu equipo o con una página de estado
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de actualización del sitio web
- Pide a las personas solicitantes que peguen el texto final y revisado, no un borrador: ahorrarás una ronda de preguntas aclaratorias
- Confirma siempre los derechos de uso de las imágenes antes de publicarlas, incluso si parecen imágenes de banco
- Cuestiona amablemente las fechas de «publicación necesaria» que en realidad no están vinculadas a nada fijo, para reservar tiempo a las solicitudes realmente urgentes
- Establece una regla interna sencilla sobre qué se considera aprobado, para que el equipo web no tenga que adivinar si el contenido está listo para publicarse
- Utiliza con atención el campo de redirección cuando se elimine una página: los enlaces rotos son una de las quejas más habituales sobre la calidad de un sitio
- Revisa semanalmente las solicitudes enviadas aunque no sean urgentes, para que ninguna permanezca sin gestionar durante meses
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto alguien envía una solicitud, FileIt la guarda como PDF en tu bóveda, junto con los archivos adjuntos, en la carpeta que hayas configurado para las solicitudes del sitio web. Recibirás una notificación por correo electrónico de inmediato y el mensaje de confirmación informa a la persona solicitante de que su solicitud está en la cola.
A continuación, el equipo web trabaja con la tabla de respuestas, establece prioridades según la fecha límite y revisa el estado de aprobación antes de realizar el cambio. Como cada solicitud recoge los mismos datos estructurados —página, contenido, archivos y aprobación—, rara vez es necesario volver a contactar con la persona solicitante para hacerle preguntas básicas antes de empezar el trabajo.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de actualización del sitio web: preguntas frecuentes
¿Es gratis esta plantilla de formulario para solicitar cambios web?
Sí. Está incluida en la app Forms de FileIt en todos los planes, incluido el plan gratuito, y puedes editar todas las preguntas para adaptarlas a tu forma de trabajar.
¿Las personas solicitantes necesitan una cuenta de FileIt para enviar una solicitud?
No. Compártela internamente como enlace público o envía un enlace personal a equipos concretos: no se necesita ninguna cuenta para responder.
¿Cómo hacemos el seguimiento de las solicitudes que recibimos?
Cada solicitud se guarda automáticamente como PDF en tu bóveda de FileIt, y la tabla de respuestas permite filtrar y exportar la lista completa a CSV.
¿Este formulario publica realmente el cambio en nuestro sitio web?
No. Solo recopila la solicitud: tu equipo web o desarrollador debe realizar el cambio en tu sitio web o CMS.
¿Podemos exigir la aprobación antes incluso de enviar una solicitud?
El formulario pregunta si el contenido ya está aprobado y muestra los datos de la persona aprobadora si no lo está, para que tu equipo sepa que debe obtener la autorización antes de publicar, en lugar de darla por hecha.
¿Las personas solicitantes pueden adjuntar imágenes y documentos?
Sí, se pueden adjuntar archivos de hasta 10 MB cada uno, incluidas imágenes y documentos PDF, de Word y de Excel.
¿Podemos hacer el seguimiento de las solicitudes por departamento?
Sí, hay un campo opcional para indicar el equipo o departamento, y puedes filtrar o exportar la tabla de respuestas por ese campo.
¿Podemos establecer una fecha límite para retirar el contenido?
Sí, hay una fecha opcional de «retirar el contenido el» para contenidos temporales, como ofertas o anuncios de eventos.