¿Qué es la plantilla del formulario de informe de servicio HVAC?
Un buen informe de servicio HVAC cumple dos funciones. Muestra al cliente por qué ha pagado y proporciona al siguiente técnico una referencia: cuáles eran las presiones, temperaturas y consumos de corriente la última vez, qué se limpió y qué problemas requerían reparación. Las hojas manuscritas rara vez consiguen hacer ninguna de las dos cosas.
Esta plantilla guía al técnico durante la visita en cuatro páginas: los datos del cliente y el tipo de visita, el equipo y las lecturas de funcionamiento, los trabajos realizados y el estado del sistema con las recomendaciones. Las preguntas sobre el refrigerante solo aparecen cuando se ha añadido refrigerante; la descripción de la avería, solo cuando se han detectado averías; y aparece una instrucción clara si falla una comprobación de combustión o de monóxido de carbono.
Cada informe se convierte en un PDF en tu bóveda de FileIt, con las fotos adjuntas, y el cliente puede recibir una copia por correo electrónico. Con el tiempo, crearás un historial de servicio para cada sistema que mantengas.
- Ideal para
- Contratistas de HVAC, técnicos de calefacción, equipos de instalaciones y técnicos de mantenimiento
- Lo completa
- El técnico en las instalaciones, y lo firma el cliente
- Tiempo necesario
- Aproximadamente 8–12 minutos
- Incluye
- Lecturas, tabla de componentes, comprobaciones de refrigerante y combustión, fotos y dos firmas
¿Quién usa un formulario de informe de servicio HVAC?
- Una puesta a punto estacional de un aire acondicionado split o una bomba de calor
- Una visita por falta de calefacción a una caldera de gas en invierno
- Una visita de mantenimiento a una unidad de tejado de un edificio comercial, conforme a un contrato de mantenimiento
- Una visita de seguimiento tras la llegada de las piezas para completar una reparación
- Una comprobación de puesta en marcha de un sistema recién instalado
- Un equipo de instalaciones que registra el mantenimiento de sus propios equipos
Preguntas de este formulario de informe de servicio HVAC
47 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, valoraciones.
1 Visita y cliente
- Técnico*
- Empresa
- Fecha de la visita*
- Llegada
- Salida
- Nombre del cliente*
- Teléfono del cliente
- Correo electrónico del cliente
- Dirección del servicio*
- Tipo de visita* Mantenimiento programado · Avería — sin calefacción ni refrigeración · Rendimiento deficiente / queja sobre el confort · Revisión de nueva instalación · Visita de seguimiento
- ¿Qué indicó el cliente?* solo se pregunta cuando corresponde
2 Sistema y lecturas
- Equipo revisado* Aire acondicionado split · Bomba de calor · Minisplit sin conductos · Horno de gas · Caldera · Unidad compacta de cubierta · Unidad manejadora de aire · Ventilación / ERV
- Marca y modelo
- Número de serie
- Refrigerante R-410A · R-32 · R-454B · R-22 · R-407C · R-134a · No aplica · Desconocido
- Temperaturas en* °F · °C
- Consigna del termostato
- Temperatura exterior
- Temperatura del aire de impulsión
- Temperatura del aire de retorno
- Presión de succión (psi)
- Presión de descarga / de alta (psi)
- Sobrecalentamiento
- Subenfriamiento
- Consumo en amperios (compresor / ventilador / ventilador del condensador)
- Revisión de componentes* Correcto · Limpiado / ajustado · Requiere atención · No aplica
3 Hallazgos y trabajo realizado
- ¿Se sustituyó el filtro?*
- Tamaño y tipo de filtro solo se pregunta cuando corresponde
- Cantidad solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Se encontraron averías?*
- Averías encontradas* solo se pregunta cuando corresponde
- Trabajo realizado*
- Piezas utilizadas
- ¿Se añadió refrigerante?*
- Cantidad añadida* solo se pregunta cuando corresponde
- Comprobación de fugas solo se pregunta cuando corresponde Fuga encontrada y reparada · Fuga encontrada — reparación presupuestada · No se encontraron fugas · No se comprobó
- Comprobación de combustión / monóxido de carbono* Superada · No superada — equipo apagado · No aplica (no hay equipos que quemen combustible)
- Fotos
4 Recomendaciones y firma
- Estado del sistema al salir* Funciona con normalidad · Funciona — se recomienda una reparación · No funciona — a la espera de piezas · Apagado por seguridad
- Recomendaciones
- ¿Se enviará un presupuesto?
- Próximo servicio previsto
- Horas de trabajo
- Total cobrado
- Nombre del cliente (en letra de imprenta)*
- Firma del cliente*
- Firma del técnico*
El formulario informe de servicio HVAC, página por página
1 Visita y cliente
Primero aparecen el técnico, la empresa, la fecha de la visita y las horas de llegada y salida; después, el nombre, teléfono, correo electrónico y dirección de servicio del cliente. El tipo de visita puede ser mantenimiento programado, avería, bajo rendimiento, comprobación de una instalación nueva o seguimiento; para cualquier opción que no sea mantenimiento programado, es obligatorio indicar el problema comunicado por el cliente.
2 Sistema y lecturas
El técnico marca el equipo al que se ha realizado el servicio —desde sistemas split y bombas de calor hasta hornos, calderas, unidades de tejado y sistemas de ventilación— y registra la marca, el modelo, el número de serie y el tipo de refrigerante. Después se anotan las lecturas: consigna del termostato, temperaturas exterior, de impulsión y de retorno (en °F o °C), presiones de aspiración y descarga, sobrecalentamiento, subenfriamiento y consumo de corriente.
Una tabla obligatoria evalúa once componentes —filtro, serpentines, desagüe de condensados, ventilador, conexiones eléctricas, condensadores y contactores, controles, conductos, quemador e intercambiador de calor, y salida de humos— como correcto, limpiado o ajustado, requiere atención o no aplicable.
3 Hallazgos y trabajos realizados
Las preguntas obligatorias de sí/no indican si se sustituyó el filtro (con tamaño y cantidad), si se detectaron averías (con una descripción) y si se añadió refrigerante (con la cantidad y el resultado de la comprobación de fugas). Es obligatorio indicar los trabajos realizados; las piezas utilizadas son opcionales.
La comprobación de combustión o de monóxido de carbono puede ser correcta, fallida o no aplicable. Si falla, aparece una nota que recuerda al técnico que debe informar al cliente en persona, dejar el aparato aislado y etiquetado, y registrarlo en las recomendaciones. Se pueden adjuntar fotos.
4 Recomendaciones y firmas
Es obligatorio indicar el estado del sistema al finalizar la visita: funciona con normalidad, funciona pero se recomienda una reparación, no funciona mientras espera piezas o se ha apagado por seguridad. Se registran las recomendaciones, si se enviará un presupuesto, la fecha del próximo servicio, las horas de trabajo y el total cobrado; después, el cliente escribe su nombre y firma, seguido del técnico.
Personaliza la plantilla
- Elimina los tipos de equipos que no revisas y las lecturas asociadas
- Añade filas a la tabla de componentes para los equipos que revisas con frecuencia, como humidificadores o lámparas UV
- Cambia las etiquetas de temperatura y presión a las unidades que utilizan tus técnicos
- Desactiva en la configuración la copia por correo electrónico si prefieres revisar los informes antes de que los reciban los clientes
- Archiva los informes por cliente para que el historial de cada sistema esté en una sola carpeta
- Cambia la moneda del total cobrado
Consejos para mejorar tu formulario informe de servicio HVAC
- Registra las lecturas aunque todo esté bien: son la referencia para la próxima visita
- Haz una foto de la placa de características en cada visita; te ahorrará escribir los números de serie
- Escribe la recomendación en un lenguaje sencillo que el cliente entienda
- Anota el tamaño del filtro para que en la próxima visita lleves el adecuado
- Explica cara a cara una desconexión de seguridad, además de indicarla en el informe
- Programa la próxima fecha de servicio antes de irte
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
El informe se archiva como PDF en tu bóveda de FileIt, con las fotos y las dos firmas. El cliente puede recibir una copia por correo electrónico y la oficina puede recibir una notificación.
La mayoría de las empresas de HVAC hacen seguimiento de las respuestas «se enviará presupuesto» desde la tabla de respuestas y exportan los datos de servicio a CSV para planificar las visitas de mantenimiento y hacer un seguimiento de las averías repetidas.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Informe de servicio HVAC: preguntas frecuentes
¿Es gratis esta plantilla de informe de servicio HVAC?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, y puedes editar cualquier pregunta para adaptarla a tu forma de trabajar.
¿Puedo utilizarla para calefacción y refrigeración?
Sí. Incluye aires acondicionados, bombas de calor, sistemas mini-split, hornos, calderas, unidades de tejado, unidades de tratamiento de aire y sistemas de ventilación.
¿Necesita el cliente una cuenta para firmar?
No. Firma en tu teléfono o tableta al final de la visita.
¿Puedo registrar el refrigerante añadido?
Sí. Cuando respondes que sí, el formulario solicita la cantidad y el resultado de la comprobación de fugas.
¿Qué ocurre si falla una comprobación de combustión?
Selecciona «Fallida — aparato apagado» y el formulario muestra un recordatorio para informar al cliente, dejar el aparato aislado y etiquetado, y registrar los detalles en las recomendaciones.
¿Puedo conservar un historial de servicio para cada cliente?
Sí. Archiva los informes de cada cliente en su propia carpeta y cada visita se conservará como un PDF independiente.