¿Qué es la plantilla del formulario de autorización para recoger a un menor?
La hora de salida es el momento en que la protección infantil se pone realmente a prueba: un miembro del personal en la puerta, un niño esperando y una persona desconocida que se acerca a recogerlo. Una lista de recogida en papel guardada en una carpeta de la oficina no ayuda demasiado en ese momento. Esta plantilla de autorización para recoger a un menor permite a los progenitores indicar online todos los adultos que pueden recoger a su hijo, junto con el documento de identidad que mostrará cada persona y, algo igual de importante, quién no tiene autorización específica para hacerlo.
Una versión online de este formulario es mejor que una en papel porque los progenitores pueden actualizarla con más facilidad: no tienen que buscar el documento original en un archivador cuando haya que añadir a un nuevo abuelo o cambie una restricción. Pueden completarlo desde el móvil, sin necesidad de tener una cuenta propia de FileIt, y el personal siempre tiene a mano la versión actualizada.
Cada envío se convierte en un PDF firmado y se archiva automáticamente en tu bóveda de FileIt, dentro de la carpeta o del expediente del menor que elijas, para que la lista actual de personas autorizadas para recoger a cada menor esté siempre a un solo clic.
- Ideal para
- Escuelas, guarderías, centros infantiles y clubes extraescolares o vacacionales
- Lo completa
- Uno de los progenitores o un tutor legal con responsabilidad parental
- Tiempo de cumplimentación
- Entre 6 y 10 minutos aproximadamente, según el número de adultos incluidos
- Incluye
- Preguntas condicionales para un segundo adulto autorizado, una contraseña de recogida, datos sobre restricciones, carga de archivos para una resolución judicial y una firma
¿Quién usa un formulario de autorización para recoger a un menor?
- Una escuela primaria que recopila una lista de recogida actualizada de cada familia al comienzo del curso escolar
- Una guardería o centro infantil que añade a un nuevo abuelo o cuidador a la lista de personas autorizadas para recoger a un menor a mitad del trimestre
- Un club extraescolar o vacacional que necesita una autorización de recogida propia, independiente de los registros de la escuela principal
- Una familia que gestiona un acuerdo de custodia compartida en el que solo determinados adultos identificados, respaldados por una resolución judicial, pueden recoger al menor
- Un centro que introduce una contraseña de recogida para que el personal pueda comprobar la identidad de un adulto desconocido antes de entregar al menor
- Un cuidador infantil que mantiene un registro escrito y fechado de exactamente quién está autorizado, por si más adelante surge alguna duda
Preguntas de este formulario de autorización para recoger a un menor
32 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Tu hijo o hija
- Nombre del niño o niña*
- Fecha de nacimiento*
- Clase / grupo
- Colegio, escuela infantil o club
- La autorización comienza*
- ¿Durante cuánto tiempo se aplica?* Hasta que la cancele por escrito · Hasta una fecha concreta · Solo un día
- La autorización termina* solo se pregunta cuando corresponde
2 Adultos autorizados
- Nombre*
- Relación con el niño o niña* Abuelo o abuela · Tío o tía · Hermano o hermana mayor de edad · Amigo o amiga de la familia · Vecino o vecina · Niñera o cuidador · Padrastro o madrastra · Otra
- Teléfono móvil*
- Documento de identidad con foto que mostrará* Pasaporte · Documento nacional de identidad · Permiso de conducir · Otro
- Últimos 4 caracteres del número del documento de identidad
- ¿Añadir otro adulto?*
- Nombre* solo se pregunta cuando corresponde
- Relación con el niño o niña* solo se pregunta cuando corresponde Abuelo o abuela · Tío o tía · Hermano o hermana mayor de edad · Amigo o amiga de la familia · Vecino o vecina · Niñera o cuidador · Padrastro o madrastra · Otra
- Teléfono móvil* solo se pregunta cuando corresponde
- Documento de identidad con foto que mostrará* solo se pregunta cuando corresponde Pasaporte · Documento nacional de identidad · Permiso de conducir · Otro
- Últimos 4 caracteres del número del documento de identidad solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Alguien más? solo se pregunta cuando corresponde
3 Restricciones
- ¿Usar una contraseña para la recogida?*
- Contraseña para la recogida* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Hay alguien que NO pueda recoger a tu hijo o hija?*
- Nombre o nombres de la persona o personas* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Existe una orden judicial al respecto?* solo se pregunta cuando corresponde Sí: existe una orden judicial · Hay procedimientos pendientes · No: es un acuerdo familiar
- Copia de la orden judicial* solo se pregunta cuando corresponde
- Cualquier información que el personal deba conocer solo se pregunta cuando corresponde
4 Padre, madre o tutor legal
- Tu nombre*
- Relación con el niño o niña* Madre · Padre · Padrastro o madrastra · Tutor legal · Abuelo o abuela · Persona acogedora · Otra
- Teléfono móvil*
- Correo electrónico*
- Autorización*
- Firma*
El formulario autorización para recoger a un menor, página por página
1 Tu hijo
Esta página comienza con el nombre del menor, su fecha de nacimiento, clase o grupo y la escuela, guardería o club al que se aplica el formulario. Después, los progenitores indican cuándo comienza la autorización y eligen cuánto tiempo se aplica: hasta que la cancelen por escrito, hasta una fecha de finalización concreta o solo durante un día. Al elegir «hasta una fecha concreta», aparece un campo correspondiente para la fecha de finalización. Esta variedad de opciones hace que la misma plantilla sirva tanto para una autorización anual permanente como para un día puntual en el que una persona poco habitual se encargue de recoger al menor.
2 Adultos autorizados
Una breve nota recuerda a los progenitores que el personal pedirá ver un documento de identidad con fotografía la primera vez que alguien recoja al menor y cada vez que no reconozca a esa persona. A continuación, los progenitores indican los datos del primer adulto autorizado: nombre, relación con el menor (abuelo, tía o tío, hermano mayor de edad, amigo de la familia, vecino, niñera o cuidador, padrastro o madrastra, u otra), número de móvil, tipo de documento de identidad con fotografía que mostrará y, de forma opcional, los cuatro últimos caracteres del número de ese documento para que el personal los compruebe en la puerta.
Al responder «Sí» a «¿Añadir otra persona adulta?», aparece un conjunto idéntico de campos para un segundo adulto autorizado. Debajo, un campo de texto libre permite incluir a cualquier otra persona, algo útil para las familias con una lista más larga de personas de confianza.
3 Restricciones
Marcada como confidencial y compartida únicamente con el personal que necesita conocerla, esta página pregunta si la familia quiere utilizar una contraseña de recogida: una palabra que debe decir cualquier persona que recoja al menor, que solo se comunica a las personas incluidas en la lista aprobada y que nunca debe ser una contraseña real reutilizada en otro servicio. Después pregunta directamente si hay alguien que no tenga autorización para recoger al menor. Al responder que sí, aparecen campos para indicar el nombre de esa persona, si la restricción está respaldada por una resolución judicial, forma parte de un procedimiento pendiente o es un acuerdo familiar sin documentación formal, un campo para cargar una copia de la resolución judicial cuando corresponda y un campo de notas para cualquier información que el personal deba conocer, incluido qué hacer si esa persona se presenta.
4 Progenitor o tutor
El formulario termina con el nombre del propio progenitor, su relación con el menor, número de móvil y correo electrónico, una breve nota que indica que esta plantilla es un punto de partida que la escuela o el club debe adaptar a su propia política de protección infantil, una declaración de consentimiento que confirma que el progenitor tiene responsabilidad parental y entiende que el personal puede negarse a entregar al menor a cualquier persona que no figure en la lista o no presente un documento de identidad con fotografía, y una firma dibujada directamente en pantalla.
Personaliza la plantilla
- Añade un campo para cargar una fotografía de cada adulto autorizado si tu centro prefiere tener una imagen archivada junto al tipo de documento de identidad
- Ajusta las opciones desplegables de relación para adaptarlas a las estructuras familiares habituales de tu centro
- Haz que la contraseña de recogida sea obligatoria para todas las familias, en lugar de opcional, editando la configuración de respuesta obligatoria de esa pregunta
- Archiva cada envío directamente en la carpeta de la bóveda del menor para que los datos de recogida estén junto al resto de sus registros
- Activa un número máximo de respuestas por familia si quieres tener exactamente una autorización vigente archivada y esperas que un nuevo envío sustituya al anterior
- Añade un campo para el curso escolar o el trimestre para que la autorización indique claramente a qué periodo corresponde, algo útil si vuelves a recopilar este formulario cada año
Consejos para mejorar tu formulario autorización para recoger a un menor
- Pide a los progenitores que vuelvan a enviar este formulario cada vez que cambie su lista de recogida, en lugar de intentar controlar las modificaciones por correo electrónico o llamadas
- Forma al personal para que compruebe realmente el documento de identidad con fotografía y lo compare con los datos archivados: el formulario solo funciona si se utiliza de forma coherente en la puerta
- Mantén los datos sobre restricciones estrictamente confidenciales, visibles solo para el personal que deba actuar en consecuencia, y trata con especial cuidado cualquier documento de resolución judicial
- Anima a los progenitores a elegir contraseñas de recogida fáciles de recordar, pero que una persona ajena no pueda adivinar fácilmente
- Guarda la autorización vigente en un lugar que el personal pueda consultar rápidamente durante la recogida, no solo archivada para revisarla más adelante
- Revisa y actualiza las autorizaciones en momentos naturales —un nuevo trimestre, una mudanza o un cambio en las circunstancias familiares—, en lugar de hacerlo únicamente cuando algo salga mal
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto un progenitor envía el formulario, FileIt convierte sus respuestas —incluida la firma— en un PDF, le asigna un nombre utilizando el patrón de título de documento que hayas configurado (que, de forma predeterminada, incluye el nombre del menor) y lo archiva en la carpeta de la bóveda que elijas. Si activas las notificaciones a los propietarios, tu equipo de oficina o administración sabrá inmediatamente cuándo llega una autorización nueva o actualizada, y también puedes enviar por correo electrónico una copia opcional del PDF directamente al progenitor para sus propios registros.
A partir de ese momento, el personal suele comprobar el nuevo PDF con el expediente existente del menor y actualizar la lista que utilice durante la recogida, ya sea impresa para la puerta o consultada directamente desde la bóveda de FileIt. La tabla de respuestas permite filtrar por una familia concreta o buscar entre todos los envíos, y la exportación a CSV resulta útil si necesitas crear un registro de recogida conjunto para toda una clase o centro.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Autorización para recoger a un menor: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de autorización para recoger a un menor?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, y puedes editar todos los campos para adaptarlos a tu propia política.
¿Necesitan los progenitores una cuenta de FileIt para completarla?
No. Compartes un enlace público o envías a cada familia un enlace personal por correo electrónico, y pueden completarlo sin crear una cuenta.
¿Recibo la autorización completada como PDF?
Sí. Cada envío, incluida la firma del progenitor, se guarda automáticamente como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas.
¿Tiene este formulario validez legal?
No: es una plantilla de consentimiento y autorización redactada en un lenguaje claro, no un documento legal, y el propio formulario indica que los centros deben adaptarlo a su política de protección infantil. Si una restricción está relacionada con un conflicto de custodia, compárala con cualquier resolución judicial existente en lugar de basarte únicamente en el formulario.
¿Se pueden incluir más de dos adultos autorizados?
Sí. El formulario tiene campos integrados para dos adultos identificados por su nombre, además de un campo de texto libre para indicar a cualquier otra persona.
¿Cómo funciona la contraseña de recogida?
Es una palabra opcional que el progenitor elige y comparte únicamente con las personas incluidas en la lista aprobada. El personal puede pedirla como comprobación adicional antes de entregar al menor a alguien que no reconoce. Está pensada como una palabra sencilla compartida, no como una contraseña real de una cuenta.
¿Qué ocurre si una persona con restricciones intenta recoger al menor?
El formulario registra la restricción y cualquier nota sobre lo que debe hacer el personal, pero actuar en ese momento depende de los procedimientos propios de tu centro: el formulario es un registro, no un sistema de alertas automatizadas.
¿Cómo se crea un formulario de autorización de recogida para una escuela o guardería?
Empieza con esta plantilla prediseñada en el editor de FileIt Forms, ajusta las preguntas para adaptarlas a tu política de protección infantil y compártela con las familias mediante un enlace o correo electrónico, sin necesidad de programar ni utilizar papeleo.