¿Qué es la plantilla del formulario de acompañante de excursión escolar?
Organizar a los acompañantes de una excursión escolar suele implicar comprobar varias cosas a la vez: quién está realmente disponible ese día, quién tiene una comprobación de antecedentes vigente, quién sabe primeros auxilios y quién ha aceptado seguir las normas del colegio para supervisar a los hijos de otras personas. Esta plantilla para acompañantes de excursiones reúne todo en un único registro online, en lugar de una hoja de papel que se envía a casa en una mochila y a veces nunca vuelve.
Hacerlo online significa que la secretaría del colegio recibe respuestas completas y escritas, en lugar de un formulario rellenado deprisa a la hora de recoger a los niños, y puede ver de inmediato quién tiene disponibilidad completa, quién solo está libre parte del día y quién debe pasar a una lista de reserva. La lógica condicional solo pide los datos del certificado cuando alguien indica que su comprobación de protección infantil (safeguarding check) la ha realizado otra organización, y solo pregunta por los detalles de la formación en primeros auxilios cuando alguien confirma que tiene un certificado.
El registro de cada voluntario se convierte en un PDF firmado en tu bóveda de FileIt, lo que proporciona al responsable de la excursión un único registro fechado de quién aceptó el código de conducta (code of conduct), algo útil si alguna vez surge una duda sobre quién supervisaba cada grupo.
- Ideal para
- Colegios que organizan excursiones, visitas y salidas escolares
- Lo rellenan
- Padres, tutores u otros adultos voluntarios
- Tiempo para completarlo
- Unos 5 minutos
- Incluye
- Estado de la comprobación de protección infantil, pregunta sobre primeros auxilios y código de conducta firmado
¿Quién usa un formulario de acompañante de excursión escolar?
- Un colegio de primaria recluta a padres colaboradores para una visita a un museo
- Un colegio de secundaria reúne acompañantes para una visita residencial de varios días
- Una asociación de familias coordina voluntarios de varias clases que salen el mismo día
- Un colegio comprueba quién tiene ya una comprobación de antecedentes vigente antes de asignar los grupos
- El responsable de una excursión crea una lista de reserva de voluntarios que solo están disponibles parte del día
- Un colegio conserva un registro firmado del acuerdo de cada acompañante con sus directrices de protección infantil (safeguarding guidance)
Preguntas de este formulario de acompañante de excursión escolar
20 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Teléfono móvil*
- Nombre y clase de tu hijo/a
2 La excursión
- ¿Qué excursión?*
- ¿Estás disponible durante todo el día?* Sí, durante toda la excursión · Solo parte del día · Inclúyeme en la lista de reserva
- ¿Qué parte?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Te parece bien que te contactemos para futuras excursiones?
3 Verificaciones y habilidades
- Verificación de antecedentes / protección infantil* Tengo una verificación vigente a través de este centro escolar · Tengo una verificación vigente a través de otra organización · Tuve una, pero ha caducado · Todavía no tengo ninguna
- Número de certificado o referencia solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha de emisión o caducidad solo se pregunta cuando corresponde
- Copia del certificado (opcional) solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Tienes un certificado vigente de primeros auxilios?*
- ¿Qué curso realizaste y cuándo caduca? solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Hay algo más que pueda ser útil el día de la excursión? Hablo otros idiomas · Tengo experiencia apoyando a menores con necesidades adicionales · Puedo conducir un automóvil con un seguro vigente (si el centro escolar lo permite) · Tengo una titulación de socorrismo o natación
- ¿Hay algo que debamos saber para apoyarte?
4 Contacto de emergencia y acuerdo
- Tu contacto de emergencia*
- Su teléfono*
- Código para voluntarios*
- Firma*
El formulario acompañante de excursión escolar, página por página
1 Sobre ti
El voluntario proporciona su nombre, correo electrónico y teléfono móvil (utilizado durante el propio día) y puede indicar opcionalmente el nombre y la clase de tu hijo, lo que ayuda al colegio a vincular al voluntario con una clase concreta cuando corresponda.
2 La excursión
Un breve campo «¿Qué excursión?» identifica la salida por su nombre y fecha, y una pregunta sobre si estás disponible todo el día clasifica a los voluntarios entre quienes pueden participar durante toda la excursión, quienes solo pueden hacerlo parte del día y quienes pasan a la lista de reserva. Al elegir «parte del día», aparece un campo que pregunta qué parte, para que el colegio pueda organizar la cobertura necesaria. Otra pregunta independiente de sí/no pregunta si el voluntario acepta que le contacten para futuras excursiones, creando una bolsa estable de colaboradores dispuestos.
3 Comprobaciones y habilidades
Una pregunta sobre la comprobación de antecedentes o de protección infantil (background / safeguarding check) —vigente a través de este colegio, vigente a través de otra organización, caducada o aún no obtenida— determina lo que aparece a continuación. Al elegir «otra organización», aparecen campos para indicar un número de certificado o referencia, su fecha de emisión o caducidad y, opcionalmente, subir el propio certificado; al elegir «aún no obtenida», se muestra una nota sencilla indicando que la secretaría hará un seguimiento antes de la excursión. Una pregunta obligatoria sobre si tienes un certificado vigente de primeros auxilios muestra, al responder que sí, un campo para indicar qué curso realizaste y su fecha de caducidad. Una lista de selección incluye otras habilidades útiles —idiomas adicionales, experiencia apoyando a niños con necesidades adicionales, conducción con un seguro válido o una titulación de socorrista— y un último cuadro permite al voluntario señalar cualquier cosa que el colegio deba saber para prestarle apoyo.
4 Contacto de emergencia y acuerdo
El voluntario proporciona el nombre y teléfono de su propio contacto de emergencia y después lee un breve código de conducta (code of conduct): permanecer con el grupo asignado, seguir las instrucciones del profesor responsable, no fotografiar nunca a otros niños con dispositivos personales y no quedarse nunca a solas, fuera de la vista de otros adultos, con un menor. Después marca la casilla de aceptación y firma.
Personaliza la plantilla
- Adapta el texto del código de conducta (code of conduct) para que coincida con la política de protección infantil de tu propio colegio; esta plantilla es un punto de partida
- Añade una pregunta sobre el transporte si también se pide a algunos voluntarios que conduzcan
- Establece una fecha de cierre para que los registros se detengan con tiempo suficiente para finalizar los grupos antes de la excursión
- Añade un número máximo de respuestas si solo necesitas un número fijo de acompañantes
- Haz que el mensaje de confirmación mencione cuándo y cómo confirmará el responsable de la excursión qué voluntarios se necesitan
- Guarda las respuestas en una carpeta de la bóveda por excursión para mantener juntos los registros de voluntarios de cada salida
Consejos para mejorar tu formulario acompañante de excursión escolar
- Confirma cuanto antes qué voluntarios se necesitan realmente, ya que suelen organizar su propio día en función de ello
- Contacta individualmente con quienes todavía no hayan obtenido una comprobación de protección infantil (safeguarding check), con suficiente antelación respecto a la fecha de la excursión
- Mantén el código de conducta (code of conduct) breve y específico: es menos probable que un documento extenso se lea con atención
- Este código de conducta (code of conduct) es un punto de partida, no asesoramiento jurídico; comprueba que coincide con la política de protección infantil de tu colegio y con los requisitos locales antes de basarte en él
- Da las gracias a los voluntarios por su nombre después: acompañar excursiones no es remunerado y a menudo no recibe reconocimiento, y una nota breve puede significar mucho
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto un voluntario envía su registro y firma, FileIt guarda todo —incluido cualquier certificado subido— como un PDF en la carpeta de la bóveda configurada para esta excursión. La secretaría del colegio recibe inmediatamente una notificación por correo electrónico, por lo que no es necesario buscar nada más tarde.
Los responsables de las excursiones suelen utilizar la tabla de respuestas para ver de un vistazo quién tiene disponibilidad completa, quién solo puede estar parte del día, quién está en la lista de reserva y quién aún necesita un seguimiento de su comprobación de protección infantil (safeguarding check), antes de confirmar la lista final de acompañantes. Como cada respuesta es un PDF firmado, el registro de quién aceptó el código de conducta (code of conduct) se conserva de forma segura en la bóveda junto con el resto de la documentación de la excursión.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Acompañante de excursión escolar: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de formulario para acompañantes de excursión?
Sí, está incluida en la aplicación Forms de todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, y puedes editar todas las preguntas para adaptarlas a tu colegio.
¿Los padres voluntarios necesitan una cuenta de FileIt para registrarse?
No. Comparte el formulario mediante un enlace público o por correo electrónico, y los voluntarios lo rellenan y envían —también pueden dibujar su firma— sin necesidad de una cuenta.
¿Cómo obtenemos los registros de los acompañantes en PDF?
Cada envío se guarda automáticamente como PDF, incluida la firma y cualquier certificado subido, en la carpeta de la bóveda que hayas configurado para el formulario.
¿Este formulario comprueba los antecedentes de un voluntario por nosotros?
No: FileIt no realiza comprobaciones de antecedentes. El formulario solo registra lo que el voluntario te comunica sobre el estado de su propia comprobación, que tu colegio verifica después mediante su proceso habitual.
¿Es jurídicamente vinculante el código de conducta (code of conduct) de este formulario?
No: es un acuerdo redactado en lenguaje sencillo, no un documento jurídico. Revisa y adapta el texto para que coincida con la política de protección infantil de tu colegio y con las normas locales antes de basarte en él.
¿Podemos utilizarlo para una excursión de varios días en lugar de una salida de un solo día?
Sí: solo tienes que adaptar el texto de la página de la excursión —por ejemplo, preguntando por la disponibilidad para pasar la noche— para que encaje con una visita residencial.
¿Los voluntarios pueden registrarse también para futuras excursiones?
Hay una pregunta de sí/no para saber si aceptan que les contacten sobre futuras excursiones, lo que permite crear con el tiempo una lista estable de colaboradores dispuestos.